浅析电算化会计下的内部控制

殷敏 西安外事学院商学院



浅析电算化会计下的内部控制

殷敏 西安外事学院商学院

摘 要：内部控制制度作为企业实现其经营管理目标完成受托责任的一种手段，本文基于会计电算化环境下浅析内部控制的特点及变化，并构建信息化下内部控制实施的模式。

关键词：会计电算化 内部控制 信息化

一、会计电算化下内部控制的特点

（一）控制对象发生改变

电算化条件下，内部控制的控制对象由对人的控制为主转变为对人和机的控制。在一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机， 并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分取消，原来在核算过程中所需要履行的程序，有相当一部分变为由计算机自动完成。

（二）会计人员的分工与职能的分割发生很大变化

为适应新时期企业管理层、决策层的需要，财务人员的职能逐渐细分为会计核算和财务管理两大部分，一部分财务人员进行会计核算工作，为财务管理人员提供基础会计信息；另外一部分财务人员则进行财务管理工作，在会计核算人员核算的基础上进行财务数据的汇总、分析、计算，为企业管理层、决策层提供财务信息。但这两部分又相互联系、相互配合，缺一不可。

（三）计算机的使用使会计档案的保管形式发生改变改变

妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质，存放地点应防高温、防漏、防尘、远离强磁场，并定期进行检查和复制，坚持双重备份制度，防止会计档案丢失。为了确保数据和信息安全、完整，便于调用、更新和检查，应当对存储数据的各种磁盘或光盘做好标识，妥善存档，有关文件的修改、更新等操作都应附有书面授权证明，并登记整个操作过程，同时系统应具有自动记录能力，以便查询或跟踪检查。

二、构建会计电算化下内部控制模式

（一）电算化会计系统的一般控制

管理制度操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制订的，主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。除了软件对操作方面作了一定的设计以外，制订并严格操作管理制度，将会有效地保证会计软件的安全运行；同时，也有利于内部牵制制度的执行。操作管理制度从内容上来看，一般包括以下几项：操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能，但其用户管理的设置是由人工进行的，这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定，用来在用户管理的设置和具体的操作中执行。预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算等。预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。建立必要的上机操作记录制度。如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等建立计算机硬件和软件管理制度，对于拥有计算机的单位，无论是用于会计核算，还是用来其他工作，一般都要求制定硬、软件管理制度。通常，硬件和软件管理制度包括以下一些内容：保证机房设备安全的措施。如机房防火规定等。保证计算机正常运行措施。如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等。会计数据和会计软件安全保密的措施。如数据备份、不准在计算机上玩电脑游戏等规定。修改会计核算软件的审批和监督制度。如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。

（二）电算化会计系统的应用控制会计数据输入功能的基本要求

会计核算软件应当具备以下初始化功能：输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；输入需要在本期进行对账的未达账项；选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录；定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。

会计数据处理是对数据处理的准确性和可靠性的控制。计算机处理数据，只要操作正确，一般不会错，但也避免不了由于程序逻辑错误、处理非法数据、重复输入等情况造成数据处理错误，加之在电算化会计信息系统的处理过程中许多数据和资料可以整批处理。

会计信息输出的方式有显示输出、打印输出、磁盘输出、网络输出，通过这几种输出方式可以满足用户对各种会计信息的需要，但是不管以何种方式输出会计信息都必须经过严格的控制。

企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。

三、结论

随着电子计算机和网络技术的发展和应用，会计电算化会更加广泛应用于内部控制中，这不仅会使会计工作工具发生改变，而且还会引起会计工作程序和会计工作方法的变革，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给企业带来了新的问题和挑战，因此构建会计电算化系统条件下的内部控制制度模式对我们来说就显得尤为重要，只有不断地去完善它企业才能够安全、有序的运行下去。

参考文献：

[1]杜天宇.会计信息技术应用中的新学科辨析Ⅱ.会计师.2009(3)：88．

[2]赵中元.会计信息化问题的探讨[J].科技情报开发与经济.2007.7．

[3]郝建强.强化内部控制有效性对策研究.学术理论与探究.2008

作者简介：殷敏（1981-），女，陕西汉中人，西安外事学院商学院教师，讲师，研究方向：会计。