采供血机构财务档案管理存在问题及对策*

苏锡云　李　泉（南京红十字血液中心，江苏南京，21100000033）



采供血机构财务档案管理存在问题及对策*

苏锡云李泉
（南京红十字血液中心，江苏南京，21100000033）

采供血机构会计档案，是指血液中心（血站）财务部门在采供血及其他经济活动中直接形成的，按统一规范保存起来备查的会计凭证、账簿、报表等会计核算专业资料。采供血机构会计档案是反映本单位经济业务活动的重要凭据和真实记录，是单位的重要经济档案。建立资源真实、有效整合、权威而实时更新的采供血机构会计档案管理机制，是财务部门档案管理和资源利用的基本要求。

一、采供血机构会计档案管理面临的主要问题

随着档案数字化管理技术的不断发展，采供血机构的会计档案管理逐渐从传统管理方式转变为利用计算机管理平台实施信息化管理方式。但是，目前档案信息化管理的实施面临着兼职人员缺乏专业素质、动态管控难、安全管理与保密要求脱节等问题。

1.采供血机构档案管理员缺乏专业素质。长期以来，由于对会计档案工作重要性的忽视，会计档案管理工作一般由财务人员兼任，这些兼职档案员虽然熟悉会计档案管理中的相关财务知识及会计核算等专业内容，但他们缺乏档案管理专业技能，尤其是电子档案安全管理等专业知识。兼职档案管理员的专业素质不高，仅能胜任基本的会计档案资料收集、整理和保管工作，对会计档案数字化的重要性认识不够，信息化意识淡薄，导致单位会计档案数字化管理水平落后，会计档案数据库系统目录的管理与档案信息化归档要求脱节。

2.财务电子档案实时更新使得档案动态管控难。采供血机构会计档案管理渗透在日常财务管理活动中，实时反映了会计核算过程中的动态管理与控制过程，采供血机构的会计账薄、财务会计凭证等资料具有较强的动态变化性，其所形成的电子会计资料不断更新。而目前采供血机构纸质会计档案的管理是由财务部门定期集中打印后，移交综合档案室统一装订和保存，电子档案的动态性、连续性和准确性，对会计档案清册的移交、保管和销毁，以及与电子会计档案的动态更新带来严峻的挑战。

3.会计档案管理与保密要求脱节。据调查，目前采供血机构几乎没有设立专门的会计档案管理部门，各中心（血站）会计档案管理规章制度少，会计档案信息化管理系统的功能有待完善；缺乏档案管理专业人才和计算机专业人才，尤其是基于局域网的财务管理系统，一旦网络遭到非法访问、黑客入侵、病毒破坏或篡改，其信息资源的原始性、真实性、权威性、保密性和不可更改性将受到严重挑战。加上纸质档案归档的滞后性，双套管理机制虽然落实但是恢复原始电子文件将十分困难。

二、提高采供血机构会计档案管理水平的对策研究

全国各血液中心（血站）财务信息化管理的推进，提高了会计档案管理的效率，但会计档案的安全保密工作也面临着挑战。在信息化社会，会计档案管理必须在管理制度、人员素质和技术革新等方面，建立起与财务管理、血液中心（血站）综合档案管理相匹配的会计档案信息化管理体系。

1.规范档案管理制度。通过建章立制来提高会计档案管理水平，是加强会计档案管理的重要举措。一是要建立健全会计档案保管制度。各级档案（业务）管理部门要高度重视，积极制订并落实档案管理的各项措施。兼顾传统纸质会计档案管理制度与电子文件归档制度的制定与落实，规范电子会计档案的编号、年代、文件内容以及文档目录等管理制度；纸质和磁性介质的会计档案，要严格落实电子与纸质双套档案管理机制。二是要建立电子会计档案定期备份、归档制度。要定期将财务数据以规范的格式备份到磁性介质，并在备查登记簿上记录备份时间、数量、内容等细节信息，妥善保管并保留副本；按照税务、审计等有关管理部门的要求，及时打印相关的账簿、报表进行纸质归档；在存储方式上要采用热备份、冷备份、异地存储等措施，以便档案系统遭到攻击或瘫痪后，能安全恢复会计档案数据。三是要建立会计档案借用手续制度。会计档案管理是一项保密性很强的工作，为便于会计档案的审计和查（对）账，需要严格规范会计档案的利用，查阅会计档案通常需经财务部门负责人，必要时还需要由血液中心（血站）分管领导批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；血液中心（血站）其他各科室查阅会计档案，要有单位分管领导、财务部门负责人批准。

2.提高档案管理人员素质。管理人员是否具备专业的信息素养和业务素质，是会计档案信息化管理的关键。采供血机构会计档案管理，必须要建立一支高素质的专业人才队伍为人才保障。要重视培养专业的会计档案管理人才，使他们成为既能掌握采供血机构财务会计专业知识，又能掌握档案业务专门知识，可以结合会计档案的特点运用计算机进行管理的复合型人才。要强化会计档案管理意识，通过在职教育、短期培训来提高管理人员业务能力和安全意识，确保管理人员严格遵循档案管理制度，保证档案信息安全。

3.强化信息网络技术革新。目前，各血液中心（血站）财务管理软件大多使用的是用友软件办公系统，该系统与采供血综合档案管理系统基本不相兼容。本单位通过“基于网络的采供血业务档案智能化管理系统”省档案局立项课题（项目编号：2011-L05），研制开发了采供血“业务管理系统”和“档案管理系统”的数据接口兼容技术，但目前还只能录入会计档案目录，而如何将财务管理所使用的用友软件办公系统中的相关数据定期安全桥接到综合档案管理系统中，是迫切需要解决的问题。因此，需要强化信息网络技术革新，将采供血档案管理系统嵌入到用友财务管理系统之中，定期记录并同步存储财务电子信息资源，形成电子档案并按照档案归档模块要求进行归档，实现前端控制，确保电子会计档案归档的实时性、原始性和完整性。

4.加强会计档案信息系统安全管理。采供血机构会计档案是各血液中心（血站）的重要财务信息资源，尤其要重视网络信息安全，严格进行内外网物理隔离，特别是对于安装了用友软件办公系统电脑的内部局域网，更要加强系统防病毒安全管理，安装并不断更新查毒杀毒软件，发现有病毒入侵及时提示、报警，并自动采取相应措施；要安装具有对局域网服务器、客户端以及其他网络设备进行病毒监控、消息监听的安全管理软件，并能对局域网内所有设备进行自动查杀毒功能；要严格落实访问权限控制，根据使用权限对会计档案数据库进行数据加密，确定访问等级控制；要采用数字证书、动态口令等加密手段，防止病毒攻击和恶意篡改，当非法用户访问的次数达到设定数值时，自动锁定该账户用户。

目前会计档案信息化管理存在水平低、动态管控难、安全管理与保密要求脱节等问题，只有在管理制度、人员素质和技术革新等方面紧跟时代发展步伐，提升会计档案信息化管理水平，建立与综合档案管理相配套的会计档案信息化管理系统，才能为采供血机构提供准确的采供血财务档案数据和辅助决策支持。

*本文系江苏省档案局立项研究项目“基于网络的采供血业务档案智能化管理系统”（项目编号：2011-L05）的研究成果之一。

参考文献

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