藩篱与突破——刍议数字档案馆的建设与发展

赵　屹（南京政治学院上海校区军事信息管理系，上海，200433）



藩篱与突破
——刍议数字档案馆的建设与发展

赵屹
（南京政治学院上海校区军事信息管理系，上海，200433）

［摘要］当前我国数字档案馆建设热潮方兴未艾。但是，一些源于既定体制、已有机构设置和传统认识基础之上形成的藩篱在一定程度上限制了数字档案馆的发展。在今后的数字档案馆建设中，应该突破资源建设的藩篱，从数字化档案馆发展为数字的档案馆；突破现有机构的藩篱，从个体性档案馆发展为聚合化档案馆；突破技术应用的藩篱，从数据库建设发展为管理系统应用；突破利用服务的藩篱，从内部性档案馆发展为社会化档案馆；突破思想认识的藩篱，从档案馆的一项工作发展为新型档案机构。只有突破这些既有的藩篱，数字档案馆建设才能取得真正的发展。

［关键词］数字档案馆资源建设档案机构系统利用服务［分类号］G271

1996年，第十三届国际档案大会在我国召开。会上美国学者戴维·比尔曼所作报告《虚拟档案》，将虚拟档案及虚拟档案馆的概念带入我国档案界的研究视线。之后不久，随着以“美国记忆”为代表的数字图书馆的建成及其在世界范围内产生的广泛影响，我国理论研究中关于虚拟档案馆、电子档案馆、无墙档案馆的探讨逐渐统一为数字档案馆。2000年，被誉为我国第一个数字档案馆的深圳数字档案馆系统工程建设项目启动。2003年，青岛市数字档案馆成为“我国第一个正式投入运行的数字档案馆”。自2010年《数字档案馆建设指南》发布以及2011年数字档案馆建设被列为全国档案事业发展“十二五”规划之后，我国数字档案馆建设的热潮方兴未艾。但是，在数字档案馆建设中，一些源于既定体制、已有机构设置和传统认识基础之上形成的藩篱在一定程度上限制了数字档案馆的发展。在今后的建设中，只有突破这些既有的藩篱，数字档案馆建设才能取得真正的发展。

1　突破资源建设的藩篱，从数字化档案馆发展为数字的档案馆

目前，我国数字档案馆的资源建设，主要是以传统纸质档案的数字化为主。很多档案馆一提数字档案馆建设，首先就是“拼命”搞数字化，有些档案馆提出将馆藏百分之百数字化。这样的数字档案馆实质上是数字化档案馆，即通过扫描、转化等手段，将传统的、存储于纸张、录音带、录像带上的档案信息转换为存储于磁盘、光盘等电子信息存储介质上的计算机文本文件、图像文件、音频文件和视频文件，从而可以方便地进行检索并通过各种网络传输和发布。例如某个著名数字档案馆最初的名称就是“数字化档案馆”，而其建成之后被一些业界人士称为“数字化的流水线”。真正的数字档案馆应该是“数字的档案馆”，其资源建设是以原生性电子文件的收集与归档为核心。因此，当前资源建设的藩篱在于一直徘徊在数字化范围内。

资源建设藩篱的存在主要源于两点：一是我国实行双套制归档策略，电子文件移交档案馆后仅具有情报价值，由相应的纸质档案实现凭证价值。这使得人们对于电子文件归档未给予足够的重视，电子文件接收没有得以真正实施，许多电子文件应交的未交、应收的未收，没有最终移交到档案馆；二是文件归档具有一段时间的延时性和滞后性。当前阶段，我国许多电子文件尚未转化为电子档案，许多电子档案尚未移交到档案馆。美国国家档案与文件署及其下辖美国国家档案馆从1971年开始接收电子文件进馆，于2011年完成电子文件档案馆（Electronic Records Archives，简称ERA）建设，截止2012年底，电子文件档案馆数据量达515.2TB［1］。我国档案馆多数于本世纪开始接收电子文件进馆，数据容量“多数在几十到几百GB”［2］。通过数据对比可见，我国馆藏电子文件数量还相当少，不足以支撑数字档案馆的建设与运行，数字档案馆建设面临“无米之炊”的境况。为了跟上时代的发展脚步、真正发挥数字档案馆的服务作用就只有先把一些重要的传统档案数字化。

在今后数字档案馆的资源建设中，必须突破数字化的藩篱，明确“数字档案馆≠数字化档案馆”，不是因为当前档案馆都在进行数字化，然后为了管理和利用这些数字化信息而建设数字档案馆。数字档案馆建设目的不是解决档案信息数字化后的管理问题，而是为了最终解决电子档案的管理问题。所以，未来数字档案馆建设应该把重点放到电子文件的收集归档和电子档案管理的探索上。根据电子文件的个性和特点，研究电子档案的管理原则、管理方法，最终实现对电子档案的有效管理和长期保存——尤其是管理和保存那些没有对应纸质文件的电子档案。

对于数字档案馆来说，如果有了一套电子档案管理的方法，可以很自然地将传统档案数字化后的信息汇入其中一并管理。由此，数字档案馆可以兼容传统档案馆的职能。

2　突破现有机构的藩篱，从个体性档案馆发展为聚合化档案馆

目前，我国数字档案馆建设是立足于和依托于传统档案馆开展的。笔者有幸与一些一线档案工作者进行交流，有档案馆工作人员充满期待地告知：“我们馆开始建数字档案馆了，这是今后一段时间的重点工作和重要任务。”立足和依托于传统档案馆开展数字档案馆建设，其藩篱在于数字档案馆很难突破现有的体制及其机构设置。因此，当前建设的很多数字档案馆都是根据其立足和依托的传统档案馆现有的基础和条件建成的，各具特色。每一个数字档案馆都是具有个性的个体性档案馆。然而，真正的数字档案馆应该是以资源整合为目标、以技术为驱动的聚合化档案馆。当前数字档案馆建设尚受制于体制和机构的藩篱。

早在2001年，深圳数字档案馆一期项目完工后，其项目组成员就广泛借鉴前沿理论与思想，提出数字档案馆的广义与狭义说。认为数字档案馆除了依托个体档案馆建设形成的狭义的数字档案馆外，还有广义的数字档案馆，它“是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群体。”［3］同时，也有研究者指出数字档案馆“是一个面向全球的虚拟的机构，进入数字档案馆系统的每个机关、团体、组织和个人都能与这个系统上的信息产生交互。”“它是多种多样的物理位置的档案机构的扩展、增强和集成。”［4］《数字档案室建设指南》也指出要“建立各类数字档案资源库群”。从这些研究和阐述中可以看出，数字档案馆是可以也是应该由若干档案馆群体依赖网络联通共同建设而成的资源库群。因此，笔者认为：数字档案馆依托于传统档案馆但大大不同于传统档案馆。由于是以数字信息为管理对象，有各种类型的网络为基础，它可以打破时空限制，还可以超越现有体制和机构的藩篱。今后建设数字档案馆，应该以聚合为目标，建成聚合化档案馆。

所谓聚合化档案馆是指数字档案馆的档案信息是若干个传统档案馆档案信息的聚合体。各传统档案馆（室）等业务机构，以统一的规划与标准为指导，以互联网和各种内部网络为媒介，以档案机构自行研发或购买的、或是第三方提供的客户端软件或网络应用程序为手段，将来源多样的、内容不同的档案信息资源集中到某一个或某几个数字档案馆。这种聚合是多方面的：它可以以行业为单位，例如某行业系统提出在“一盘棋”思想指导下全行业“建设一个数字档案馆”；它也可以以档案类型为单位，例如建成气象档案数字档案馆、纪检档案数字档案馆等；它还可以以地区为单位，例如青岛数字档案馆就是由青岛市11个国家综合档案馆共同建设而成的。这样的聚合化档案馆，对于档案馆一方而言，它们是信息源头，任何存储在不同地点的开放的档案信息都可以通过会聚、集成、整合到某一个或某几个数字档案馆同时进行发布。而在利用者一方，通过数字档案馆系统实现对聚合在一起的档案信息资源体系的查找、利用，对所需档案信息做到“一索即得”。

聚合化档案馆是实现档案信息关联集成的网络应用模式。它突破传统的机构藩篱，为利用者创建全新的档案信息获取平台，将各传统档案馆离散分布、异构无序的档案信息关联并聚合起来，有效提供服务并促进知识共享，改变档案信息孤立使用的局限。聚合化档案馆是数字档案馆发展的近期目标，它通过提供高效、快捷和准确的档案信息服务，成为主要的档案信息传播渠道和主流的档案信息服务途径。

3　突破技术应用的藩篱，从数据库建设发展为管理系统应用

目前，我国数字档案馆建设，多数是在数字化之后建设各种各样的数据库。数据库建设的确是数字档案馆建设的重要内容，但不应该是核心和主要内容，其核心应该是开发和应用电子档案管理系统。数字档案馆建设在技术应用上必须突破当前数据库建设的藩篱，全面开发和应用电子档案管理系统，依靠网络自动化或半自动化实现电子文件的收集、归档以及电子档案的存储、管理和利用，从而实现数字档案馆的最终目标，即成为电子档案管理和利用的集成体系。

电子档案管理系统用以对具有归档保存价值的电子文件进行连续化的管理，将其“从生到死”、“从头到尾”的生命过程全面系统地管理起来［5］。电子档案管理系统应具有四大本质特点［6］：一是具有元数据标准体系，用于保证电子文件转化为具有凭证价值的电子档案；二是具有完备的网络功能，用于统一组织和控制电子文件的生命周期过程；三是具有捕获功能，采取跟踪方式对电子文件进行科学、准确地记录，随时将必要的背景信息记录下来；四是具有全程管控能力，采取适当的措施实施档案机构对电子文件生命周期的跟踪、管理、监督和控制。不具备上述特点当中任何一点的都不是电子档案管理系统。这样的系统是电子文件管理的最终解决之道［7］，也是数字档案馆的主体。

4　突破利用服务的藩篱，从内部性档案馆发展为社会化档案馆

目前，出于涉密与安全等诸多方面的考虑，我国很多数字档案馆建设成果限于通过馆内局域网在传统档案馆内应用，或是通过政务网提供给政府机关和领导决策使用。很多花费大量人、财、物所得的数字档案信息并没有通过互联网提供给社会广泛使用。数字档案馆成了传统档案馆的内部组成部分，或是政务内网的内部服务机构，这是数字档案馆在利用服务方面的藩篱。

建设数字档案馆最初的出发点，是想借鉴数字图书馆服务于社会的经验，基于数字档案信息易拷贝、可流动的特点，通过网络实现档案信息资源的互连互通，把处于不同地理位置的档案信息进行聚合与集成，从而突破传统的时空限制，最大范围地、最广泛地服务于社会。虽然数字档案馆与数字图书馆后台管理有本质的区别［8］，但从前台来说二者的目标是一致的，即面向社会服务。而现在有些数字档案馆仅仅是为了建设而建设，没有明确的社会服务的目标。今后的数字档案馆建设应该“不忘初衷”“坚守本心”，努力建设成内容覆盖人民群众、利用方便人民群众的社会化档案馆，认真衡量投入与产出之比，以最少的投入产生最大的社会效益。

5　突破思想认识的藩篱，从档案馆的一项工作发展为新型档案机构

目前，数字档案馆建设仅仅是各个档案馆诸项工作当中的一项。有些档案馆在数字化一定的档案、建设一些数据库之后，就认为数字档案馆建设已经完成了，这项工作结束了。笔者认为，这种状态及认识已经成为数字档案馆建设思想认识上的藩篱，它使得数字档案馆建设实践距离数字档案馆的核心本质即解决电子档案的管理问题还相当遥远。数字档案馆建设不仅是档案馆的一项工作，而是以其为契机，牵引数字时代档案机构理念的更新和体制上的重要变革。数字档案馆是一个新兴的概念与事物，也是一个发展中的概念与事物，随着实践不断发展，对数字档案馆的认识将会不断发展深化。笔者认为，数字档案馆与传统档案馆将在一段时期内平行发展，最终将融合成未来档案馆。未来档案馆是以电子档案管理系统为主体，通过网络对电子档案等数字档案信息实现全程管理与社会化服务的新型文档管理机构。

这种新型文档管理机构是基于传统档案馆基础之上，在数字档案馆和电子文件中心建设带动下，整合当前政府信息中心而成的具有相应的资金、设备和人员的实体机构，笔者将其喻为综合化的数字城堡［9］。综合化是指在未来的档案信息化建设过程中，传统档案馆、数字档案馆、电子文件中心、信息中心这几个概念和事物应当合而为一形成数字时代的新型文档管理机构。该机构根植于档案界的土壤，但突破当前体制机构和传统思想认识的藩篱，实现跨领域的、全程管理的电子档案管理体系。其功能包括如下四点：一是实现传统档案的管理；二是有效保管具有凭证价值的电子档案；三是长期保存电子档案；四是安全保管电子档案。未来的新型档案机构给予人最直观的印象就是“安全”。电子档案保存在新型档案机构中，就仿佛进入一个坚固的城堡，将种种不安全隐患排除在外。综合化的数字城堡是当前传统档案馆与数字档案馆共同的远期发展目标。

参考文献

［1］数据来源：美国国家档案馆网站http://www.archives.gov.

［2］刘越男，杨程婕，熊瑶，张喜波.我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析［J］.档案学通讯，2011（4）.

［3］李国庆.深圳数字档案馆的思路及现状［J］.兰台世界，2001（12）.

［4］傅荣校.认识数字档案馆——兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别［J］.中国档案，2001（5）.

［5］赵屹.数字档案馆与电子文件中心关系及未来发展［J］.中国档案，2012（6）.

［6］赵屹.数字时代的文件与档案管理［M］.上海：上海世纪图书出版公司，2015：238-244.

［7］赵屹，陈晓晖.电子文件管理的终极解决之道——网络电子文件管理系统［J］.档案学通讯，2002（2）.

［8］赵屹，陈晓晖.档案界与图书馆界信息化建设若干问题的比较研究［J］.档案学通讯，2003（1）.

［9］赵屹.档案馆的现在与未来［M］.上海：上海世纪图书出版公司，2015:169-191.

赵屹，女，中国人民解放军南京政治学院上海校区军事信息管理系教授，主要研究方向为档案管理现代化。

Barriers and Breakthroughs in the Construction and Development of Digital Archives

Zhao Yi
（Military Information Management Department of Shanghai Branch of Nanjing Political College of PLA，Shanghai，200433）

Abstract：The construction of digital archives in our country is unfolding. There are some barriers such as established systems，institutional settings and conventional wisdom prevent the development of digital archives. We must break through these barriers in construction of digital archives in the future so that the construction of digital archives could achieve genuine development. We should break through the barriers of resource construction so that prompt digitized archives into digital archives. We should break through the barriers of existing institutions so that prompt individual archives into polymerized archives. We should break through the barriers of technology application from database construction to the application of management system. We should break through the barriers of thinking and prompt the digital archives from a work of archives into new archival institutions.

Keywords：Digital Archives；Resource Construction；Archival Institutions；System；Access Services

［作者简介］