浅析商务投标文件的编制要点

2016-03-20刘延华中铁二局集团装饰装修工程有限公司四川成都610031

低碳世界 2016年17期

刘延华（中铁二局集团装饰装修工程有限公司，四川成都 610031）

浅析商务投标文件的编制要点

刘延华（中铁二局集团装饰装修工程有限公司，四川成都 610031）

《招投标法》颁布实施后，施工企业大都需要经过投标的方式获得工程项目的承包权，竞标的成功与否直接关系着安排员工就业、增加现金流、赚取利润等一系列企业的生存发展问题。商务投标文件是企业参与投标的工具，是专家及评审会评标的重要依据，体现出投标企业的综合履约能力和市场信誉，关系着企业市场竞争力。商务部分是整个投标过程的基础和前提。施工单位为了提高投标成功率，需重点做好商务投标文件的编制。本文结合商务文件在投标过程中的作用，重点对商务投标文件的编制要点进行研究。

商务文件；投标；作用；编制要点

随着国内外基础建设的发展，招投标制度也逐渐完善，同时也对商务投标文件提出了较高的要求。施工单位能否中标，与投标文件中报价的合理性、施工方案的科学性有着直接的关系，而商务文件是投标过程中的基本工具，商务文件反映出施工企业的技术水平和综合能力，其编制质量直接关系着企业投标的成败。因此商务投标文件的编制是企业关注的重点。

1　商务文件在投标过程中的重要作用

1.1商务文件是投标报价工作的基础

随着《建筑法》和《招投标法》的颁布和实施，建设事业逐渐向规范化迈进，施工企业必须经过严格的公开投标才能获取工程承包权利，也就是说投标书是投标评委衡量企业综合实力的重要依据［1］。

针对大型施工企业而言，投标工作涉及到企业管理和和企业发展过程中的多个方面，同时涉及的专业和技术领域较广，需要的管理人员也较多，具有企业经营管理的特点，其中也会体现出投标工作本身的特点。为了提高中标率，施工企业必须重视商务投标文件特点和规律。招投标工作的开展遵循“公平、公正、公开”原则，开标时，招标人公开宣读投标人进行投标工程项目的报价、工期、质量、工程项目经理等有实质要求的内容，都在商务文件中投标函及投标函附录中体现，所以商务文件是企业整个投标工作的前提和基础，而商务文件的编制和整理是投标整个过程中不可缺少的部分。

1.2商务文件在投标工作中发挥指导作用

商务文件是投标过程的重要保障，项目评委可以借助商务文件对投标企业进行初步了解，掌握投标企业的综合实力［2］。

资格预审是投标的通行证，只有通过了资格预审的合格投标人，才能取得参与投标的通行证。对于许多资格后审的项目，根据综合评标法要求，只有通过了资信评审的单位，才有资格进行下一步也就是报价部分的评审。资格审查或资信部分就是商务文件，商务文件中人力、财力、物力的证明文件体现了企业的综合实力。商务标书从某种意义上说也是企业文化、企业实力的真实体现。如果资格审查或资信部分不能实质性的响应业主的要求，会造成资格预审和资信评审不能通过，从而失去了投标的可能，如果想中标，也就相当于空谈了。

2　商务投标文件的编制要点

2.1认真阅读招标文件

仔细阅读招标文件内容：投标人须知、通用条款、专用条款、技术规范、图纸和补遗等内容。将招标文件作为投标文件编制的核心依据，因此必须明确招标文件中的重点，研究分析招标项目的水文地质、地理环境、人文因素，业主对于工程质量、工期和缺陷责任期的要求，特别要注意投标须知和专用条款的要求。弄清投标文件中的重点内容后，需要结合企业的发展实际确定出有针对性的投标目标，具体来讲就是施工单位对具体工程项目投标期望值的设定。

企业在参与竞标的过程中需要把握两个目的，即中标和盈利。为了实现这两个目的，往往会出现一定的矛盾，例如报价高、利润期望值较高，导致中标机会下降；如果施工单位的任务较少，市场的竞争十分激烈，企业为了发展需要不得不降低工程报价和利润，提高中标几率。因此为了解决这两个目标之间的矛盾，投标企业需要结合自身实际，在利润和中标率方便均衡考虑。

2.2研究分析重点问题

对投标单位的资质等级、资信等级的要求，如仅具有铁路施工资质企业在公路项目投标中并不具有竞争优势，仅具有隧道施工资质的企业不能参加桥梁工程的投标，所以要了解投标单位自身的资质特点，选取合适的项目参与投标。

对投标能力的要求。要了解企业的财务状况，清楚企业的年营业额、总资产、固定资产、流动资产、总负债、流动负债及利润情况，满足业主财务方面的要求；了解企业人力资源和机械设备，商务部分配备既符合业主及施工要求的人员及机械设备，又能满足履约要求。

对投标单位业绩的筛选，在符合业主要求的业绩中选择有代表性的业绩，既能体现企业施工能力，又能展现企业自身的优势。

2.3先评审再投标

为加强经营开发管理，适应建筑市场竞争，防范经营开发风险，推行经营开发标准化、信息化管理，提高经营开发水平和中标项目质量，就必须加强工程项目投标风险管控，强调投标“底线”，推行投标评审制，从源头上杜绝亏损项目，确保项目经营开发质量。

在了解了招标文件和重点工程后，对该项目进行投标评审，评审内容包括：业主财经能力、资金来源、项目所需的垫资比例及回收风险、人员资质、业绩要求、成本风险、高价索赔风险、合同无定量或需承包商算量风险、项目施工中存在安全、质量、环保风险、技术重、大、难需要特别新技术、新工艺及新领域的风险、设计有无重大缺陷、总工期及阶段工期的合理性、工程保修风险、项目是否需大型设备的购买、租赁及合同条款的合法性、合规性等。

只有通过评审的项目，才能进行投标。

2.4标书编制

2.4.1标书编制需要反映出企业实力

标书需要充分展示出企业的综合实力，例如技术水平、人员素质和管理水平等，需要在标书中展示出强烈的中标欲望和保证工程顺利竣工的信心和决心，提升企业形象［4］。

2.4.2标书需要粗中求细

在全面了解招标文件后，对文中的关键内容进行标注：重点明确工程款的支付内容，弄清预付款的支付比例和制约措施，针对实际工程业主所支付的最小额度，明确保留金的扣除方式和支付年限，制定工期管理过程中的奖惩措施［3］。该工程的合同工期，需要办理的银行保函金额，标书中需要进行公证的内容，强制性履约标准，要求的特殊材料和设备，提供表格的形式，标书的递交等，对于含糊不清的问题，一定要及时联系招标单位或招标代理单位给予书面澄清，以免造成不可弥补的后果。

根据招标文件，业主满意的承包商是讲究诚信，能够在人力、财力、机构设备和施工经验上满足施工需要的施工单位，投标单位一定要按照业主提供的格式进行编制，需要说明的内容，要提供充足的材料和以证明自身有能力履行施工合同。对于有特殊性要求的工程项目，在满足整个施工标段要求的同时，所附的业绩证明不能过于空泛，还应有针对性的具体内容，例如：在湿陷性黄土地区投标的工程，就应有针对性地附上湿陷性黄土施工业绩及其业主评价，并针对湿陷性黄土地区特殊的地质在施组中体现具体的应对措施。企业业绩要勤于收集、积累，分类整理，以便在有特殊要求时提供。

2.4.3制定商务投标文件目录

目录反应出投标文件的结构和顺序，体现出编制人员的总体思路。目录编制过程中需要保证标题明确、错落有致。为了便于查阅，必须在标题后对应页码。在评标过程中，评审人员一般不会详细阅读标书，目录就会发挥重要的作用，可以为评委留下深刻的印象，这种印象往往需要先入为主。

2.4.4保证标书内容全面

评标人员需要对投标文件进行审核和评价，结合不同分项，例如安全管理、技术管理等方面对投标文件进行打分，便于做出最终的决策。因此必须要提高标书质量，避免在标书中出现明显的漏洞。①必须保证所有的施工计划科学合理；②标书的内容必须完善。由于标书编制时间较短，不可能面面俱到，因此非重点内容可以略写，保证标书主次分明，引起评审人员的注意，提高竞标成功的几率。

2.4.5图文并茂，提高编排和打印质量

图表可以代替较多的文字说明，例如施工场地的平面规划、施工示意、企业组织机构、设备用具等。将图表应用于标书中，需要提高图片质量，避免漏洞和前后矛盾，同时保证图纸中的参数科学合理，单位一致。投标文件是企业综合实力的体现，也是反映企业精神面貌的屏幕，所以需要在文字描述、标书打印和包装等方面提高印象分［5］。

2.5合同签订策略

签订合同前组织各专业及相关部门对合同进行评审，作好风险管控，认真阅读合同条款，对企业不利的条款，积极跟业主沟通，并修改。