高校修缮工程施工合同管理探讨

2016-03-19邱洪胜

高校后勤研究 2016年2期

关键词：建设工程工程造价工程施工

邱洪胜

高校修缮工程施工合同管理探讨

邱洪胜

[作者：山东理工大学审计处，高级会计师，硕士]

施工合同管理是高校修缮工程管理的重要一环，加强施工合同管理对保证工程质量、控制工程造价、减少法律风险都有积极意义。笔者结合自身工作实践，分析了高校在修缮工程施工合同管理中存在的问题，并对如何解决这些问题提出了自己的思路。

高校；修缮工程；施工合同；合同管理

随着始于上世纪末的高校扩招态势逐年消退，我国高校大规模的基本建设工作已基本完成。与此形成鲜明对比的是，高校的修缮工程无论在数量上还是规模上都在逐年增长。造成这种现象的原因主要有两个：一是随着高校各项事业的迅速发展，原有的建设工程设计已不能满足需要，需对原有建筑物或构筑物的某些功能进行提升；二是原有建筑物或构筑物因年数已久或建造时质量不过关出现破损需要整修。

数量众多的修缮工程，对于高校发展的重要意义不言而喻，因此必须从各方面加强对修缮工程的管理工作。笔者认为，高校修缮工程管理工作至少应该实现三个目标：确保工程质量合格；合理控制工程造价；减少学校法律风险。为了实现这三个目标，加强对修缮工程施工合同的管理是至关重要的一环。

一、修缮工程施工合同的概念厘清及内容简介

在全面建设法治社会的大背景下，为了更好地加强对修缮工程施工合同的管理，有必要从法律角度厘清修缮工程施工合同的概念。

我国《合同法》第二百六十九条给出了建设工程合同的定义：建设工程合同是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。

修缮工程属于建设工程的范畴，与修缮工程合同有关的问题，自然应根据上述建设工程的条款进行规范。与新建工程不同，实践中多数修缮工程一般不需要进行勘察工作，设计工作也仅在一些比较复杂的工程中才涉及到，因此，狭义的修缮工程合同指的是修缮工程施工合同。结合上述合同法关于建设工程合同的定义，以及《中华人民共和国民法通则》第八十五条关于合同的定义——合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。我们可以给出修缮工程施工合同的定义：修缮工程施工合同是修缮工程发包人与承包人之间建立的以承包人进行工程施工，发包人支付工程价款为主要内容的协议。

根据《合同法》第二百七十五条关于建设工程施工合同内容的规定，结合修缮工程的特点，修缮工程施工合同的内容应该主要包括：工程范围、建设工期、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作、争议解决等条款。

二、高校修缮工程施工合同管理中存在的问题

相对新建工程而言，修缮工程往往规模和造价都较小，难以引起高校管理者的充分重视，很多修缮工程管理工作被简化甚至省略，新建工程所必须的立项、规划、设计、概预算、招标、合同签订及保管、施工管理、竣工验收、竣工结算、工程保修等工作程序，很难在修缮工程中得到全面执行。笔者总结自身从事的修缮工程审计工作实践，并曾与多所高校同行进行过交流，发现各高校对作为修缮工程管理工作重要一环的施工合同的管理尤其不到位，具体存在的问题主要有如下几点。

（一）规章制度不健全

实践中高校基本都没有制定专门的修缮工程合同管理办法，甚至在修缮工程管理办法中也没有对修缮工程施工合同的管理做出比较具体的规定，与修缮工程施工合同有关的问题只能参照学校统一的合同管理办法，而由于修缮工程施工合同有其自身的特殊性，一些具体的问题往往难以在统一的合同管理办法中找到解决方案，由此给相关部门的工作带来困惑。例如，实践中经常遇到的工程变更问题，从理论上讲，甲乙双方应该通过变更合同或签订补充合同的方式重新确定双方的权利义务，但由于没有具体的规章制度可遵循，这些步骤往往被省略掉，直接按照变更后的施工进行结算，通行的做法是以签证的形式将变更的内容确定下来，而签证又因程序上的简单性会引起结算人员的合理怀疑，由此给工程结算工作带来诸多不必要的麻烦。

（二）合同缔结阶段存在的问题

1.合同主体不规范，可能引起合同无效或被撤销。[1]一些合同的发包方不是盖学校合同专用章或公章，而是学校的基建、后勤等内设部门的公章；乙方也经常不是真正的施工人，而是承包人或者分包人、转包人，真正的施工人有时甚至不具备承揽特定工程所需的资质；甲乙双方的代表也往往不是各自法定代表人，而是部门负责人甚至一般工作人员，这些人员通常并没有获得法定代表人的书面授权，一旦出现纠纷，在合同效力方面就会产生争议。

2.合同签订程序不规范，容易在发包方内部或承包方与分包方、转包方之间产生扯皮，影响工程管理或结算。出于各种原因，一些应招标的工程未经招标直接确定施工方并签订施工合同；一些工程先开工后签订合同，或者干脆在竣工结算时补签合同；一些零星修缮工程，学校往往交由固定的施工方进行施工，为图省事只与施工方签订一个笼统的总施工合同，只约定一些共性问题，如定额的选用、人工工日单价等，而不是逐个工程签订，导致在遇到一些具体问题时由于没有事先约定而产生争议；还有一些施工合同的签订违反有关内控制度，如不履行相关内部审批程序，违反不相容岗位相分离制度，[2]等等，容易导致违规违法行为的产生。

3.合同内容约定不明确、不完整甚至错误，可能给学校造成不应有的损失。如有的合同对工程材料的规格型号约定不明，对特殊情况引起的工期变动未作约定，对工程变更情形、定额适用、违约责任等约定模糊，这些情况都可能引致双方的争议。笔者曾接触过一个修缮工程结算审计项目，因合同签订人员对建设工程专业知识缺乏了解，合同约定的工程造价取费标准与实际情况不符，造成竣工结算时双方在这个问题上产生了争议，因为甲方很难证明合同存在重大误解、显失公平或欺诈等情形，无法根据合同法有关规定主张变更或撤销合同，最后只能接受对自己不利的后果，导致不必要损失的产生。

4.合同履行阶段存在的问题

由于高校对修缮工程重视程度不够，加上施工管理力量薄弱等原因，修缮工程施工合同履行过程中，对一些问题常常疏于管理，造成工程造价超出预算或者工程质量不达标。较为常见的情形是工程变更、签证不严格履行相关审批程序，尤其是不经过审计人员的现场跟踪审计，导致一些不必要变更甚至虚假签证的产生，从而导致工程造价虚高。另外，在工程材料的选用上，甲方因技术力量不足或工作人员责任心不强等原因，也常常未能促成乙方采用合适工程且性价比高的材料，或者在采用甲供材料的情况下，经常会在数量这个问题上产生争议，[3]这些问题都有可能给工程质量埋下隐患或者给甲方造成损失浪费。

三、破解高校修缮工程施工合同管理难题对策

为了避免修缮工程施工合同管理不善给高校带来的损失（包括现实的损失或潜在的风险），笔者结合自身工作经验，尝试提出如下解决方案，以供高校修缮工程管理部门和工作人员参考。

（一）制度设计方面

首先，高校应该在充分考虑自身机构设置、人员配备等实际情况的基础上，结合有关内控制度要求，专门制定出科学、可行的《修缮工程施工合同管理办法》，或者在《修缮工程管理办法》、《合同管理办法》等制度中专设一章，对修缮工程施工合同管理涉及的问题，包括合同的签订负责部门、签订程序、合同履行、合同监督、合同变更及解除等问题做出详尽规定。

其次，高校应对修缮工程施工合同管理有关岗位职责做出明确规定，包括合同的拟定、签字、盖章、审查、监督、保管等各环节都要有相应的人员各司其职，并根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》中建设项目控制、合同控制的有关规定，在这些岗位之间建立相互监督、相互制约的机制，以确保修缮工程施工合同在各环节都得到适当的管理，从而达到合同签订的目的，并最终实现修缮工程管理的目标：确保工程质量合格；合理控制工程造价；减少学校法律风险。

（二）工程管理队伍建设方面

修缮工程施工合同的签订是一项严肃的工作，直接影响到工程施工质量和工程造价，影响到建设工程资金效益的发挥，而工程质量的优劣又是师生员工对学校后勤工作满意度的重要影响因素。因此，高校应强化工程管理人员的合同意识，加强对修缮工程施工合同的重视程度，提升工程管理人员责任意识和专业能力。很多工程项目从开始到结束整个过程会产生很多争议，这些争议点都应该成为下一个项目施工合同签订时的借鉴，唯有如此，才能不断提高修缮工程管理水平。

（三）修缮工程施工合同签订阶段应注意的问题

第一，有关合同经手人员必须严格履行相关程序，包括合同法及建筑法等规定的法定程序以及学校内部审批、备案等程序。从广义上讲，建设工程合同的订立也要经过要约和承诺的过程。[4]在这些过程中，每个环节的经手人员都应该在确信前面环节已正确履行的前提下才能进行自己的工作。尤其应注意的是，合同中涉及到的建筑、法律、财税等专业问题，应该咨询相关专业人士后再确定，以将各种潜在的风险降至最低。相关制度应该规定，任何合同经手人员因没有尽到必要的审查义务而导致给学校造成损失的应当承担相应责任，包括行政处分、民事赔偿，因玩忽职守、徇私舞弊等行为给学校造成重大损失的应提请有关司法机关追究其刑事责任。

第二，在合同上签字盖章的必须是适格合同主体，学校代表应当是学校法定代表人，或者取得法定代表人的书面授权，未取得书面授权而在施工合同上签字的人员应当对由此导致的不利后果承担相应责任。根据笔者工作经验，为了最大限度避免因合同主体不适格给施工合同带来的不确定性，合同中应写明一条“本合同须加盖甲乙双方合同专用章或公章，并经双方法定代表人或其书面授权代表签字方为有效”。

（四）合同履行阶段应注意的问题

在修缮工程施工阶段，学校修缮工程管理部门应该督促施工方认真按照施工合同的约定进行施工，高校内部审计部门在对修缮工程实施跟踪审计时，也应坚持以施工合同为依据，对于与施工合同约定不相符的做法，应提示工程管理部门进行充分论证，经论证后如果任务确属必要变更原合同约定的做法，工程管理部门应按规定程序与施工方变更合同或签订补充合同；如果不是必须的变更，则有权要求施工方改正，否则对变更部分可以不予审计，造成的损失应该根据合同约定向施工方索赔。