物联网技术在高校档案管理中的应用

周　刚，苏本跃

(1.安庆师范学院组织部，2.安庆师范学院计算机与信息学院，　安徽　安庆　246133)



物联网技术在高校档案管理中的应用

周刚1，苏本跃2

(1.安庆师范学院组织部，2.安庆师范学院计算机与信息学院，安徽安庆246133)

摘要：随着高等教育信息化的发展，高校进入利用物联网、云计算、虚拟化等技术进行管理的“智慧校园”时代。高校档案管理应结合物联网发展，利用RFID、WSN、通信网等物联网相关技术，实现档案管理的智能化、网络化、人性化，改进档案管理技术方法，扩充档案服务内涵，对提高高校教学、科研、管理水平都有着重要的现实价值和研究意义。

关键词：智慧校园；物联网；高校；档案管理

一、物联网技术在档案管理中的应用

“智慧校园”是与全球高速发展的物联网技术密不可分。物联网本质上是互联网应用的延伸，是互联网的更深层次应用。“智慧校园”主要技术手段是通过RFID、WSN、通信网等物联网关键技术，结合二维码、视频监控等感知技术和设备，连接形成的广泛感知的网络化、信息化、智能化的校园。通用的物联网技术架构的智慧校园分为感知层、网络成、处理层、应用层。通常在智慧校园体系中，感知层首先通过分布在校园内各个位置的感知节点如RFID电子标签、视频监控、各类信号采集器，构成识别物体、采集信息并传递数据的传感网；网络层然后利用互联网、城域网、校园网、移动通信网实现网络传输；处理层再通过云计算数据中心整合数据资源，统一教育共享资源服务平台；最后应用层通过物联网应用设备实现各类智慧校园应用，能实现信息管理系统、电子阅览室、教学视频点播、试题库系统、多媒体教室、校园一卡通、数字图书馆、数字档案等智慧服务功能。

目前，我国的档案管理已经从最初的手工阶段进入了信息化、智能化管理时代，但总的信息化建设水平还处于起步阶段，智能化程度不高，相对于高校智慧校园整体建设水平还有很大差距，主要表现在以下几方面：

(1)档案信息化建设软硬件配套不足。目前，大多数高校受财力限制，片面注重追求经济效益，档案不能给高校带来直接经济收益，所以高校领导层普遍对档案信息化建设的重视程度不够高，大多数高校都没有为档案信息化建设设置单独的专项资金，在档案智能库房建设、计算机硬件设备基础设施购置、档案管理软件的研发等方面是尽可能地压缩资金投入。配备的专职管理人员基本上都不是计算机专业人才，兼职工作人员又一般在部门系统兼职，缺乏档案相关意识和技术，档案管理队伍普遍缺乏信息化管理能力。

(2)档案信息化管理层次不高、技术落后。大多数高校使用的档案管理软件大多数为单机版，只能满足现阶段档案管理工作的某一方面需求，有的档案目录管理系统只管理档案目录数据，声像档案管理系统只管理音像图片，功能大多单一且相互之间没有融合，甚至有的早期的软件还缺少与OA系统互通的数据接口，不具有网络扩展功能，档案的系统化、网络化的管理并没有真正实现，更没有实现档案信息传输的高通量化和网络化，无法满足档案管理智能化发展的全面需要。

(3)档案信息安全保障体系建设滞后。网络信息技术为电子文档管理提供了方便快捷，但同时也面临着保密技术困难，失密环节多变、窃密技术不断提升和泄密危害程度不可控等问题，保密安全隐患难以杜绝。

鉴于目前高校档案管理存在的各种问题，结合物联网产业发展，利用RFID、WSN、通信网等相关技术，实现档案管理的智能化、网络化、人性化，对改进档案管理技术，扩充档案服务内涵，提高高校教学、科研、管理质量都着重要的现实价值和研究意义。

物联网技术在档案管理中的具体应用从微观到宏观可以体现在三个方面：

(1)在实体档案方面：利用物联网技术可以实时反馈实体档案位置，简化手工操作，实现实体档案的高效管理。

物联网技术可以简化手工操作，实时监管实体档案。传统的档案管理方式为：按照储物柜的纸制标签或者给每份档案贴上条形码，并且条形码是一次性的，不可更改的。需要查找档案时，必须在资料室根据位置编码查找，对于贴有条形码的档案，还必须取出档案袋扫描条形码，这种传统的手工方式严重浪费了人力和时间。如果利用RFID技术，在查找档案信息时，只需利用手持仪器，通过与RFID芯片交换信息就可找到所需信息。在传统的档案管理中，各项流程都要花费大量的人力和时间。比如每年在高校的开学初，有大量的新档案信息入库、登记、填单和贴标签都要花费时间并且容易出错。利用RFID电子标签只需用读写器往档案中输入编号就行，这样效率就大大提升了。在档案管理中，可能有些重要档案需要特别重视。可以将该档案置于读写设备读取区中，通过网络监控任何时间点该资料是否在该地点。并且通过服务器记录该档案每次取出和放入的时间点。如果出现异常，能够提供警报信息。再者因为种种原因，部分档案资料在移交时并不是十分完备，档案整理的标准也不完全一致和统一，某些档案虽有编号却无法快速进行储存、查询、寻检和摘录，从而影响工作效率，更无法与新进馆的档案实现同步管理。如果将档案及档案馆舍植入相关的传感芯片，同时将与档案相关的信息存储于相应的芯片中，将使档案信息“可感知”，存储环境状况包括温湿度、光照、有毒气体以及非法入侵等都也能实时并准确感知，在此基础上进行及时的自我控制、实时预警。则档案管理的各环节将脱离或部分脱离人为因素，使得档案及档案馆舍能够进行更加科学及智能的管理。

(2)在档案库房方面：利用物联网技术可以实现档案库房24小时无缝监测，及时按需自动调节库房环境，实现档案库房的智能监管。

由于档案信息的特殊性质，对存放档案的库房环境有一定的要求。在传统的档案馆舍及房管理中往往要采用人工监测，需要有早晚测量以记录相应的温湿度信息，同时采用必要的空调、抽湿等应急措施。但是由于一些客观因素的存在，档案管理人员无法保证上述的监测正常化及记录的准确无误，这就给库房的环境监测带来了很多不确定性的因素。因此，为了档案管理的安全，对库房环境适时监测非常必要。库房环境监测子系统主要包括室内温湿度、烟雾以及视频监控等。系统运行前对各监测指标进行阈值设置，当采集到的数据经过分析后发现超过阈值时，系统会发生警报并提醒管理员采取相应措施。为了方便监控，管理员可以远程登录调取实时视频监控观察库房运行情况。

(3)在档案馆舍方面：高校档案馆利用物联网技术，可以建设互动式档案馆厅,兼有校史馆、博物馆、展览馆的功能,实现一馆多能、一馆多用。

传统的档案馆展厅都是简单的展览模式，参观者只是被动的看看展品和简要介绍。高校档案馆一般一馆多用，兼有校史馆、博物馆、展览馆的功能，利用物联网技术，可以建设互动式档案展厅，使传统的档案馆变为互动式的档案馆，在互动式档案馆场景中，参观者可以利用手势与实物档案进行互动，甚至能让档案开口说话。通过亲身参与体验，从而更深刻地了解档案所蕴含的丰富历史及社会知识。

二、物联网技术应用在档案管理中的意义

基于物联网技术的档案管理优势主要体现在网络化、智能化和人性化三个方面，其中网络化是物联网时代档案管理的特征，智能化是物联网时代的档案管理的手段，引进物联网技术，提高档案工作效率，扩充服务形式和内容，最终的目的是为了“以人为本”，达到档案管理的人性化，促进档案事业健康发展，服务于和谐社会，实现档案管理真正意义。

(1)实现档案的网络化管理。档案管理的网络化的核心，是将经过信息化的档案数字信息，利用网络存储在数据库中，再利用网络提供给校内校外的师生用户。每一本档案卷宗贴上RFID标签，与数据库中的数字信息相互对应。无所不在的智慧校园网络为档案的管理与利用提供了技术基础。只需要在办公室里点击鼠标，学校各部门的兼职档案管理人员即可完成档案的清点移交，档案馆工作人员就可以在线整理档案、反馈相关意见等。在校园里，任何用户都可以通过网络随时查阅到高校档案馆开放的档案信息。

(2)实现档案的智能化管理。构建于物联网的档案管理平台，档案的查询与归还也均由系统自动完成，除了能够跟档案管理人员交流，还能够跟存储在库房的档案进行对话，可以判断出某些工作环节是否符合规范，如档案查阅者进入档案馆室，管理系统能自动识别身份、判断相关权限，如果有人非法进入档案库房，系统会立即示警并通知安保人员。通过在档案馆舍中安装大量传感器实施在馆舍内部环境参数的实时采集，并对档案环境进行实时监控。例如通过温度传感器的测量与控制，系统可以根据适当的温度对空调进行智能调节，达到节能降耗的作用。智能照明系统可以对文件库房的光亮度进行智能控制，通过安装在档案馆舍中的多个光控传感器，可以收集档案馆各位置点的实时光照信息，然后通过智能控制系统进行灯亮度的智能调节和窗帘的自动开关。全天候的实时视频监控以及内部安装的档案烟雾传感器，可以执行火灾的实时监控，如果火灾事件发生时，可以立即通知火灾报警中心的管理人员，进行及时处理。同时，在管理人员和消防队员赶到现场前，该系统可通过实时视频监控，确认火灾位置，并通过灭火器控制单元打开消防灭火器，在最短的时间内进行灭火，以消除灾患，减少损失。

(3)实现档案的人性化管理。智慧校园、物联网技术的在档案管理中应用，进一步拓展了档案管理的人性化服务水平。随着信息时代的发展，档案查询者对档案信息的需求更加全面，希望一次查询能够查找到同一主题的目录、摘要、全文、图片、影音等全面信息。在物联网环境中，系统能够自动对查询者的身份进行识别、联想，猜测他可能的需求，以针对不同的用户查询出不同的信息，优化查找内容，节约查询时问。传统档案被动、单一的档案服务已不能满足新的需求，各类档案信息爆炸式的泛滥,需要在海量的各种数据中查询到所需要的档案信息，并对档案信息进行挖掘分析，从而获得有价值的参考信息。

三、结语

“智慧校园”背景下的高校档案如何实现管理智能化，使之完美融于智慧校园中，重点和难点不仅是现有档案资源的数字化、网络化，也是如何综合计算机、互联网、物联网、无线通信、数据库与数据处理等新技术，建立一个强大可靠的软硬件智能化信息管理与服务平台(例如档案智能管理系统)，来全面实现档案资源管理的信息化、实物档案管理的智能化、档案馆舍库房管理的智慧化等，对档案管理进行高度信息化、系统化以及智能化改造就显得极为迫切。随着社会科技的大发展，智慧都市、智慧交通、智慧图书馆等新事物相继出现，智慧技术和智慧管理已经成为社会自动化的发展趋势。档案馆也应跟上物联网技术发展的新趋势，积极研究智慧档案馆发展的理论、工作方法和实现路径，建设智慧档案馆，为档案馆事业的持续发展创造条件。

智慧档案馆综合运用先进的物联网技术、 云计算技术和自动控制技术， 构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、 载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系， 以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。智能档案馆是继高校“数字图书馆”之后，又一种扮演重要角色的知识网络载体，属于国家和高校系统数字信息基础工程。建设智能档案馆是知识经济时代发展的需要，是加快高校信息化建设步伐的需要，也是档案事业发展的需要，档案信息化已经提高到国家战略层面。基于物联网技术的智能档案馆建设是数字档案馆建设发展的新趋势。但智能档案馆的建设也是一项涉及多门类现代科学与技术(包括计算机、精密机械、互联网、物联网、无线通信、数据库与数据处理等)的复杂系统工作和过程，这项工作面临着信息安全等诸多技术与非技术以及信息资源的整合等多方面问题。目前，由高校档案部门主导建设智能档案馆，虽然有“智慧校园”物质和技术基础，但缺少配套的政策支持、法律的规范和理论的研究，缺少相应硬件设备、技术标准，在技术、人才、资金等方面也有很大不足，统一规划、设计和支持亟待加强，要避免走先建设后规范、先应用后完善的老路。

责任编校：徐希军.

中图分类号：G270.7;G647.24

文献标识码：A

文章编号：1003-4730(2016)01-0135-03

DOI：10.13757/j.cnki.cn34-1045/c.2016.01.031

作者简介：周刚，男，安徽枞阳人，安庆师范学院组织部档案馆员；苏本跃，男，安徽芜湖人，安庆师范学院计算机与信息学院教授。

收稿日期：2015-03-12.

网络出版时间：2016-03-09 13:49网络出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/34.1045.C.20160309.1349.031.html