浅谈医院综合档案信息化管理的优势与保障

钟岑霞

浅谈医院综合档案信息化管理的优势与保障

钟岑霞

三甲医院随着规模扩大，基础建设加快，购置医疗设备增多，医疗水平和人员素质进一步提高，档案信息资源的开发利用显得更加重要，档案信息化管理势在必行。该文对档案信息化优势进行分析，对实现医院综合档案信息化的保障措施进行了阐述。

综合档案 信息化 保障

医院综合档案是指医院在建设与发展过程中形成的文字、图表、影像及其他各种形式和载体的具有保存价值的资料，这些资料详细记录医院不同时期的历史面貌、医疗水平和科研成果等，在医院管理工作中起到原始凭证的作用。我院综合档案主要包括文书、基建、科研、设备、财务等，这些资料在展示医院的建设发展、科学研究、财产清查、管理决策等方面提供了丰富有效的信息资源。近年来，我院规模不断扩大，基础建设加快，购置医疗设备增多，人员招聘频繁，医疗水平和人员素质不断提高，档案信息资源的开发利用显得更加重要，档案信息化管理势在必行。我院自从安装了清华紫光档案管理系统，初步实现了档案管理信息化，其优势不断表现出来。随着档案管理的升级，需要进一步做好保障工作。

1 医院综合档案信息化管理的优势

三甲医院综合档案门类多，信息量大，数据复杂。传统档案管理利用手工整理登记，检索方法单一，查找难度大，利用效率低。档案信息化打破了传统档案管理的种种局限性，尤其在归档方式、检索查询、开发利用和资源共享等方面具有明显优势。

1.1 有利于改善归档方式和保护档案原件 医院在医疗服务和日常管理中，会产生大量的有价值的档案材料，在传统手工操作时代，档案员要花大量的时间和精力去各个职能科室收集、催交材料，将收集的材料手工分类、整理、填写目录，工作效率非常低下。档案实行信息化管理后，将原件扫描成电子文件，通过计算机直接进行收集、分类和利用，大大改善了归档方式。利用时可直接从电脑里查看、阅览或打印，减少去库房翻找的繁琐，降低档案原件因直接借阅、使用而造成损坏和丢失，减缓了档案的老化，延长了档案的保管寿命，提高了工作效率。

1.2 有利于检索利用和资源共享 面对综合档案复杂的数据信息，传统档案管理其检索方式主要是去库房翻看案卷目录、全引目录等进行查找，既麻烦又费时，还经常查不到想要的资料。档案存放保管、日常维护、更新达标更是达不到要求，直接影响着档案检索效率和利用价值的提高。将档案信息化处理后，以电子目录和电子文档方式归档，电子信息查询系统更加科学完善，检索手段多样、方便快捷，检索范围广、速度快、效率高，增强了原始档案的应用程度和应用范围。我院通过信息中心将档案检索查询系统建立在院内OA系统中，本院职工均可以通过内网在任何一台计算机上查看相关资料。当查到自己需要的材料无需去档案室调档，在计算机上赋权申请就可以直接下载打印。在产生和查询利用档案材料比较多的重点科室安装客户端，方便兼职档案员的收集整编、浏览和存取。这种将档案信息建立在统一的管理平台上，提高了档案原件的利用率，从方法途径及功能上大大提高档案向全院提供信息服务的时效性[1]，实现档案信息资源的共享。

1.3 有利于改善档案存储模式和节约资源 传统的档案资料大多以纸质材料为主，归档保存需要大量的储存空间。计算机的广泛使用，扫描和缩微技术大大增加档案信息的存储量和存储密度。记录形式不仅是传统的文字、图像，还能记录声音、动画等，开发利用易操作，更具有直观性和选择性。由于档案纸张的特性：春夏季节容易受潮霉变、滋生繁殖有害物，秋冬季节容易变脆变硬，降低其耐久性。因此，档案库房要在不同季节做好温湿度的控制以及防光防尘、防霉防虫、防火防盗等工作，管理成本很高。将档案信息化处理以后，在档案的存储和管理方面节省了大量的人力、物力和财力。

2 实现医院综合档案信息化管理的保障措施

由于我院综合档案信息化处于初步建设阶段，其管理方法及成效需不断探索优化，实现医院综合档案信息化管理需要进一步做好保障工作。

2.1 提高安全保证 保障医院综合档案的安全是档案信息化建设的基本前提。

2.1.1 保证电子档案的利用安全 根据电子档案的特点，全面提升档案管理人员思想认识和风险防范意识，明确责任，建立健全管理制度。对于不同级别的访问用户进行严密的权限设置、分配和身份认证，科学合理地设置访问、下载、复制及打印权限，全程实时监控每份档案的浏览、查询、使用情况，最大程度的保证电子档案利用安全。

2.1.2 保证电子档案信息安全 对各类信息进行安全分级，确定可以公开的范围。安装和配置防病毒软件，加强档案管理中防火墙、杀毒技术的应用。不断升级防毒软件，对网络漏洞进行扫描，并根据扫描报告采取相应的修复措施，避免病毒的侵袭和黑客的攻击。对通信线路传输和联机系统中的档案信息实行加密处理，加强对电子印章、数字签署等措施的应用。对系统用户进行档案安全与保密教育，防止档案数据资料被篡改和丢失。

2.1.3 保证电子档案的备份安全 数据备份是保障数据安全的重要方法，在档案管理系统中既要考虑到联机备份，又要考虑到脱机备份和异地备份，对备份电子档案要定期进行检测和转存，避免电磁辐射和材质老化等造成数据的丢失，保证档案信息的安全可靠。

2.2 规范管理系统 标准规范的档案管理系统是医院实现档案信息化建设的重要条件。完善统一的制度、法规与政策，有利于推动标准化与信息化工作的开展[2]，促进档案信息资源的开发与利用，也为档案工作提供了法律依据。因此医院要遵循国家制定的档案法律法规及地方性的法律法规，借鉴同行业优秀的管理经验，结合本院的实际情况，规范电子档案管理系统的设计开发和数据格式，建立健全电子文件的鉴定、保管、利用、销毁等相关管理制度和标准，并严格按制度标准开展工作，规范管理，保障电子档案安全。

2.3 加强基础设施建设 软硬件基础设施建设是实现医院档案信息化管理的物质保障。档案信息化基础设施建设主要包括计算机、外部设备、网络建设、操作系统、数据库及信息安全系统等。医院领导要提高认识，转变观念，把档案信息化管理纳入医院的发展规划中，加强软硬件设施方面资金投入，购置扫描仪、存储设备、摄像机等硬件设备和档案查询系统、档案数据库等各种档案管理软件，为实现档案信息化提供物质保障。并且要充分考虑技术和设备的发展速度，做好规划工作，定期对电子信息产品进行维修、更换和升级。

2.4 加大专业人才培养 具备较强专业知识和管理经验的档案管理人才是实现档案信息化管理的重要保证。《全国档案信息化建设实施纲要》要求各级档案部门要普及信息技术知识，加强档案业务人员对档案信息化中新设备、方法、技术和现代管理技术的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代技术的技能。所以，医院要加强档案管理专业人才的培养，经常组织培训或外出进修学习以及同行业间的参观交流，提高档案管理人员的专业知识与技能。档案管理人员只有紧随时代发展的需要，掌握扎实的管理知识和过硬的专业技能，才能更好地为医院档案信息化建设服务。

总之，信息化时代下的档案管理是推动医院档案管理的重要手段[3]。医院要高度重视，加大基础设施的资金投入，提高档案管理人员的综合素质，完善各项制度标准，改善管理模式和检索利用的途径，实现综合档案管理信息化，更好地为医院的医疗、教学、科研等业务工作服务。

[1] 窦雪兰.浅谈医院档案的信息化建设[J].安徽卫生职业技术学院学报，2010,9(4):3～4.

[2] 李成旭.关于信息化时代中医医院档案管理的思考 [J].中医临床研究,2012(9):111～112.

[3] 陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路 [J].办公室业务,2014(3):183.

Talking about the Advantages and Safeguards of Information Management in the Hospital Archives

Anhui Provincial Hospital,Hefei 230001,Anhui
ZHONG Cen-xia

With the expansion of the scale of the hospital,the acceleration of the infrastructure construction, the increases of the purchase of medical equipment,the improvement of the medical level and personnel quality, the development and utilization of archival information resources is even more important,the archives information management is imperative.The advantages of archival information will be analyzed in this paper,and the safeguard measures will be expounded in the paper.

Comprehensive archives;Information technology;Guarantee

R197.3

A

1671-8054（2016）06-0004-02

/（编审：刘文华）

安徽省立医院 安徽合肥 230001

2016-09-01收稿，2016-11-02修回