微时代高校文秘工作的嬗变



微时代高校文秘工作的嬗变

数学信息技术的高速发展，催生了微博、微信等微媒体运用其强大的生命力来改变传统的媒介形态。微电影、微博、微信等新媒界形式逐步形成了以移动互联网为传播载体的“微时代”。“微”的内涵是指去糟取精浓缩信息、便捷快速。在“微”时代的浪潮中“高校作为社会新科技和新思想的汇聚地”对微媒体的应用反应也是最为敏锐的，高校文秘工作也迅速地具有了自己的“微”特色。因此，如何在开展高校文秘工作的过程中适时应势地加入更多的“微”元素，使得高校文秘工作紧跟时代步伐，彰显信息时代的“微”本色，成为了目前国内外相关研究人员关注的重点问题。

一、关于野微冶

随着社会发展节奏的加速，人们的生活节奏也更快了，交往频率变高、话语长度缩短，进而衍生了微缩化的传播方式，使得以移动互联网为媒介的传播迅速融入到了工作和生活之中。电影变为微电影、短信变为微信、博客变为微博，这些微媒体制造着微语录，人们热衷于微阅读、借助网络发起微公益活动，网络上流行着微视频等，这一切都是以快速地获取和传播信息为主要标准，可以说现实中“无微不在”这就是所谓的“微时代”。

今天，这个“微”运用其较强的生命力，影响了社会发展的模式，并进而改变了人们的思维模式和行为方式，也改变了文秘工作的思路和模式，构建了文秘工作领域的“微时代”。高校，作为一个国家的科技前沿领域，对社会新态变的反应是最为敏锐的，而高校的文秘工作作为高校运转中上传下达，规划引领的重要部分其对微时代的影响也是至关重要的。

因此，作为高校的文秘工作人员要客观、全面地分析微时代的特征，利用好微媒体，既不随波逐流，也不哗众取宠，利用“微媒体”更好地听取师生员工对学校工作的意见，同时也更好地让师生员工理解学校决策，充分利用网络平台资源，来充实获取信息的内容，开拓工作视野，实现从工作理念到工作内容的创新。

二、微时代下高校文秘工作的新特点

（一）微时代推动高校文秘工作高效运作

随着社会经济的发展、高等教育的大众化，高校文秘工作内容更为繁杂，包括相关会议筹备及记录，信息收集和整理、调研工作等，这些看似简单的工作，却需要极其认真负责、任何环节不能出现失误，否则会造成较大的影响。微时代的来临，更新的工作方式，弥补了传统文秘工作的诸多不足，使得文秘工作更为有条有理不再忙乱。微媒体改变了传统的手工办公模式，使得文秘工作人员更为高效地掌握及利用信息，大大提升了文秘工作的效率，对高校文秘工作发展具有重要的意义。

1.微时代促使了文秘工作效率大幅度提升。

高校文秘工作中，接收和传递公文是基础性工作。传统公文处理是由文秘工作人员先整理和分类上级文件，之后传递给校领导，并依据校领导批示再分发到各院系。这种人工收发文件的方式耗费时间较长，容易耽误工作进度，甚至有些文件还未传阅就过了规定办理时限。同时,如相关部分或院系要发布公文，则必须由领导在纸质发文单上签发，但如果遇到领导有事外出，就会延误发文时间。微时代下，高校文秘工作改变

了传统公文处理模式，文秘工作人员可建立办公室微博、公共微信号，把相关公文发布于微平台上，使得公文处理效率极大提升。

2.微时代促使了文秘工作人员业务素质的提升。

微时代环境下，以移动互联网为中心，可广泛迅速地收集整理、开发利用信息，使得高校内部更为方便地共享信息。但人是微时代高校文秘工作革新的第一要素，充分利用微媒体来实现有效地办公，是高校文秘工作人员必须面对的问题。这就要求高校文秘工作人员必须提升自己的业务水平，学习相关的业务知识，熟练掌握对微媒体的使用，使得微博、微信等媒介能真正被利用起来而不是流于形式。所以，文秘工作人员要积极参与相关业务培训，与其他学校的人员交流经验。这样才能更好地适应微时代下文秘工作的需要。

3.微时代促使了文秘工作快速方便地获取和查阅信息。

在传统模式中，高校获取信息或查阅信息都是通过实地调查走访，文秘工作人员要去各个院系进行收集信息资料，需要花费大量的时间和人力，之后还需要花费一定时间对信息资料进行整理，但有些针对性的调研工作具有时效性，往往花费大量精力获取信息并进行整理，还没有完成就已经过了要求的时间。微时代下，高校文秘工作人员可利用微平台来开展调研工作，不必去每个院系进行实地调研，进而快速获取有效信息。同时，文秘工作人员可利用微平台来向广大师生直接获取信息，使得所收集的资料更具有价值性，为校领导决策提供有力的依据。

4.微时代促使了高校文秘工作方法的革新。

微时代下传统文秘工作方式发生变化，文秘工作不需要整理成堆的文件，不需要不断的接听电话，不需要去每个院系开展工作，这些都逐步被办公微平台所取代，工作方法也会随之改变。高校工作所涉及的环节较多，需要多个部门相互协助才能完成任务。如果采用传统模式，要文秘工作人员每个部门去协调，往往会耽误工作。如果利用微平台来发布信息、共享文件能够较短时间内传递给相关部门和人员。

（二）微时代对高校文秘工作的消极影响

现今人们的生活和工作已处于“微时代”的“围城”之中。这个信息量呈几何增长的方式也给高校工作带来了不利的影响。

1.微时代环境下高校文秘工作保密难度增大。微时代下，高校文秘工作的特点就是数据共享，共享程度越高，保密工作就会存在越大的隐患。随着网络技术的发展，激光技术、红外遥感等被利用于窃密活动，如果保密工作不到位，防范不严密，就会导致微平台被攻击和入侵，信息被窜改，甚至会泄密。同时，文秘工作人员在处理工作中的疏忽也会泄密，如其移动存储介质，废弃的打印纸等资料都可能泄露机密信息，计算机报修、报废硬盘也会导致信息泄密。

2.高校文秘工作人员过分依赖微平台，容易导致工作无所适从。在处理高校办公室工作中，文秘人员过分依赖微平台会导致工作陷入被动，也使得所开展的工作无所适从。微平台的构建及对微媒体的利用，使得文秘工作越来越离不开网络和计算机，但平时如不注意备份文件资料，当计算机发生故障或遭受病毒攻击，就会导致信息无法复原，则会严重影响工作的开展。同时，由于可从微平台上获取大量的信息资料，也会养成文秘工作人员不踏实的工作作风。所以，如遇到停电、计算机或网络故障，文秘工作人员则会难以继续进行工作。

三、微时代下有效开展高校文秘工作的建议

微时代的来临，推动了高校文秘工作信息化、专业化的发展。高校文秘工作人员可利用互联网、微博、微信等“微”元素作为开展工作的工具，并结合传统工作方法，更好地促使微平台与文秘工作的结合，实现信息共享，提升文秘工作的整体水平。

作者针对上述阐述，对微时代下高校文秘工作的有效开展提出了几点建议，如下：

1.高校文秘工作人员要不断提升业务技能。微时代下，信息量的大增、知识更新的快速，要求文秘工作人员必须加强业务学习，提升自己的业务水平。高校的办公微平台能否在文秘工作中发挥其功能，关键因素是文秘工作人员。微平台是一个人机交互的系统，要发挥其功能就必须有人的控制和干预。如利用微平台发布信息过程中，文秘工作人员不仅要具备公文写作技能，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，能够熟练运用办公自动化软件等。所以，文秘工作人员要具备微时代所要求的素质与技能，要积极参与各类培训与学习，认真学习公文处理、网络技术等相关知识，在实践工作中不断积累经验，全面提升业务水平。

2.要做好保密工作，维护微平台系统的安全。维护办公微平台的系统安全是高校文秘工作的职能，信息技术不断发展，窃密手段不断变化，保密工作的难度也加大。文秘工作人员要加强微平台系统的安全性工作，在计算机上安装杀毒软件并及时更新病毒库，建立安全预警机制，降低网络入侵的几率，还要对数据库、服务器的数据及相关设备进行必要的保护。另外，文秘工作人员要学习及掌握窃密与反窃密的情况，树立保密意识，积极参加相关保密技能的培训，要熟练运用各种办公软件，提高做好保密工作的自觉性和技术水平。

3.要把传统办公模式与微平台有效结合，避免过分依赖。过分依赖微平台开展工作，会使得文秘工作陷入被动。文秘工作人员要转变观念，要不断学习先进的信息技术，提高微平台的操作水平，以适应微时代对高校文秘工作的要求。同时，要合理利用微平台，避免过分依赖微平台，要及时备份相关信息资料。文秘工作人员要具有认真务实的工作作风，使得微平台与传统文秘工作有机融合，掌握有效的信息资料，为高校领导决策提供依据。

参考文献

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[2]温金英.文秘人员如何适应信息时代的发展[J].山西青年（下半月），2013（9）.

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[4]沈陪辉.“微时代”下大学生思想政治教育工作研究——基于传播学视觉思考[J].高校辅导员学刊，2013（8）.

李虹燕王博
（西安理工大学，陕西西安710048）

摘要：信息技术的发展促动了微时代的来临，而微媒体的普及化也为现代人提供了全新的工作模式。高校作为社会新科技和新思想的汇聚地，对微媒体的应用反应也是最为敏锐的，而高校的文秘工作，由于工作对象和涉及内容的特殊性，及时运用到微新技术和微新交界平台以提升工作效率是必要和重要的。本研究论述了高校文秘工作在微时代中呈现出的新特点，有针对性地提出了高校文秘工作人员优化自身时代素质，提升信息萃取，信息处理能力的切实可行的措施。

关键词：微时代；高校；文秘工作

Abstract:Under the promoting of information technology, a micro era is coming, and the popularity of micro media provides modern people with new working modes. As the convergence of new technology and ideas, colleges are sensitive to the response of micro media. Thus, it is essential to use new technologies and platforms in College secretarial work to improve its efficiency and quality, as the requirements from its objects and contents are distinct. This paper demonstrates the traits in college secretarial work in the micro era, and puts forward certain measures to enhance the quality of the staff in secretarial work, in abstracting information and processing data ability.

Keywords:micro era; university; secretarial work

作者简介：李虹燕（1976，7-），女，汉族，陕西省西安市人，硕士，研究方向为高校文秘与高校内政治生态。

中图分类号：G647

文献标志码：A

文章编号：2096-000X（2016）02-0134-02