新形势下高校办公室督办工作的思考与建议

姜平波

（东南大学 校长办公室，江苏 南京 210018）

新形势下高校办公室督办工作的思考与建议

姜平波

（东南大学 校长办公室，江苏 南京 210018）

督查督办是高校办公室的一项重要工作职能，高等教育深化综合改革的新形势新任务，对高校办公室督办工作提出了新的更高要求。从事督查工作的人员要有较强的协调能力，在督查过程中要善于利用现代信息技术，督查效果要有效体现学校决策执行力，切实保障各项改革举措和创新要求的贯彻落实。

新形势；办公室；督办；思考与建议

党的十八届三中全会做出了“深化教育领域综合改革”的重要部署，吹响了全国高校深化综合改革的号角。深化综合改革是一项复杂的系统工程，学校面临的改革任务繁重而艰巨。因此，必须进一步强化办公室的督办工作，以保障一系列的改革与创新举措得以贯彻落实。高等教育改革发展的新形势，对高校办公室督办工作提出了新的更高要求。

一、督办人员素质要重点突出协调能力

督办工作既强调政策性、严肃性，同时又要具备科学性，需要全面了解高等教育管理方面的各项业务，讲究工作技巧和工作艺术。这就要求督办人员必须具有较高的综合素质，重点要具备较强的协调能力和服务意识，甚至要成为掌握运用高校各职能部门办事规则及各项办事流程的“多面手”。

（一）明确协调者的角色定位

高校办公室的工作性质和所处的位置决定了它必须承担整个学校的综合性、整体性协调。因此，作为办公室一员的督办人员必须具备较强的协调能力。“督办工作具有较强的权威性、严肃性、政策性，受校领导授权‘奉公办事’。但这不是权利，而是一种责任和义务。这就要求督办工作一定要以为各单位和领导服务为出发点，督办工作人员要摆正位置。”[1]虽然督办人员代表学校行使督查督办职权，但从根本上来看，其角色定位依然是一名协调者。

督办人员在做协调督办工作时，要有大局观念，围绕学校中心任务和重点工作，理顺各方关系，化解各方冲突和矛盾，平衡各个局部之间的利益，增进大家的理解与信任，促进相互之间的支持与配合。而且还要具有担当精神，克服畏难情绪，“努力做到遇事不回避，不推脱，主动、大胆地协调一些棘手的问题，注意协调的公平性与正确性，尽力为工作的顺利开展创造宽松的环境，实现高校内部与外部之间的各种关系的和谐发展，最终达到全局利益上的协调统一”[2]。

坚持督办与服务的统一，以服务推动督办工作的开展，才能取得令人期望的良好效果。协调本身也是一种服务，督办的过程就是提供服务的过程。在承办单位办理过程中出现困难，诸如历史遗留问题、触及相关利益、涉及外部环境等方面，督办人员一定要认清形势，设身处地为承办单位着想，不能一味地督促，要携手承办单位一起深入调查研究，分析问题，想出办法，为他们做好服务工作，最终使得督办事项顺利完成。

（二）提升“多面手”的岗位要求

高校机关各部门编制限制一般都比较严，人手相对紧张，高校办公室也不例外。而且随着高等教育事业的改革发展，需要构建一支专业化、知识化、职业化的精干高效的管理队伍。这就对机关工作人员的素质提出了更高要求，特别是办公室督办人员，要与机关各部处、相关院系、直附属单位等各个部门打交道，工作业务涉及学生、人事、教务、科研、留学生、后勤等教育管理的多个领域，因此，在督办工作岗位上工作的人员既要熟悉国情校情、高等教育发展规律和高校管理的各项业务，又要能把握大局、协调各方、乐于服务、善于调研，熟练地运用现代化管理手段和信息化技术，成为一个业务素质全面、办事效率高的“多面手“。

一个“多面手”的成长，需要加强各方面的学习，不断提高自己的思想认识和精神境界，增进原有的知识结构，提升创新意识和创新能力，掌握适应高校办学规律的各种技能。首先要加强政治理论学习，不断提高政治敏感性和鉴别力。其次要加强各个方面的业务学习，不仅要了解新时期高校办公室职能的转变，而且还要知晓新形势下高校督办工作的发展趋势和

职责要求，以及当前存在的问题及今后的对策。要加强相关业务学习，熟悉高校各职能部门的业务范围、职责规范、办事流程、岗位设置等方面的内容。这样在开展督办工作时才能左右逢源、考虑周全，不至于顾此失彼。“要熟悉高等教育发展的基本规律与政策法规，认清改革的大趋势、大形势，明晰学校发展理念、思路和主要措施，从学校全局出发开展督查督办工作，做到政策透、情况熟、思路清、方法实，为领导决策当好参谋和助手，为服务师生发挥‘绿色通道’的作用。”[3]

二、督办过程要善于借力“数字化”

“如果督办工作仍沿用传统方式和方法，那么信息的获取可能严重滞后于形势的发展，所获取的信息流于浅显乃至片面，无法达到围绕大局抓督办所预期的效果”[4]。因此，在新的形势下，高校办公室督办工作亟需改进工作模式，充分利用现代信息技术改进传统的督办工作方式。

（一）在OA中增设督办功能模块

当前，高校数字化校园建设如火如荼，日常办公的信息化程度日益提高，开发设计了许多功能模块，职能部门的工作大多转换为数字化流程来推进。督办工作作为协调各方的一项日常工作，更应推进信息化建设。可结合学校实际，在OA（办公自动化系统）中增设督办功能模块，建立及时、便捷、高效的督办工作机制。合理设置网络流转程序，将立项登记、领导审批、承办单位、事项办结、情况通报、总结归档等内容一一设定，上下衔接、自动运转。明确每一个环节的责任主体，避免因人为因素造成督办延误。督办人员可以通过功能模块，清楚地查看每个环节的流转情况，及时发现问题，及时与相关部门或相关人员进行沟通。在流程中，还可以设定督办提醒，在进展到事项办结和情况通报等关键环节之前，对督办人员和承办单位同时进行提醒，促进督办工作的有序推进。在OA中增设督办功能模块，还可将督办工作人员从繁杂的具体事务中解脱出来，极大地提高工作效率。同时，通过网络公开督办流程和相关进展，增加了督办工作的规范性和透明度，无形之中也起到了一定的监督作用。特别是在情况通报环节，可放开阅览权限，让广大师生都可看到立项事项的办理结果，接受群众的监督。

（二）强化与信息公开工作的互动

当前，教育主管部门在推进高校信息公开工作上的力度越来越大，从某种程度上看，强化高校信息公开有利于督办工作的开展，通过推动信息公开，让全体师生甚至是全社会来监督学校各项事业的改革发展，特别是一些重大决策、招生就业、财务管理、招投标工作等重要信息的及时公开，就是对相应工作的公开的督查督办。在上级部门的要求下，各高校均在学校主页显著位置设立了信息公开专栏，很多高校甚至建设了信息公开网站。相关高校要积极有效地利用这一平台，推动信息公开工作与督查督办工作相结合，强化与信息公开网的网上互动。公开的信息从不同的角度反映了各部门单位工作开展情况，特别是一些重要工作的推进情况，督办人员可以从中获取与立项督办事项相对应或关联的信息，及时了解督办事项的进展，甚至可以发现办理过程中出现的问题，即时与承办单位进行沟通，需要其他部门协同的事项及时做好协调，从而尽早解决问题，增强督办工作的主动性、持续性、时效性。

三、督办效果要有效体现决策执行力

各项规章制度的执行、改革任务的落实，以及各部门和相关人员履职尽责情况，体现了学校决策执行力。而高校从其本身特性来讲更像一个学术组织，是知识分子汇集的地方，行政管理效率偏弱。这就迫切需要强化督查督办工作力度，促使学校整体运转效率和决策执行力的提升。

（一）建立上下联动的工作体系

从内容上看，督办工作要确保学校改革发展的重大决策、重要工作部署及时、全面、准确地贯彻落实，对师生员工反映强烈的热点、难点问题加以协调解决，这些事都很急迫、很突出，也会很复杂；从空间上看，很多高校都建立了新校区或分校，多校区管理增加了办学成本，也给督办工作带来了一定的挑战。因此，立项督办的事项按照一般的工作模式和办事流程可能一时难以解决，依靠督办办公室或一两个督办人员的力量亦偏于薄弱，必须要建立上下联动的工作体系，形成推进合力。首先要建立健全督办工作制度，规范督办行为，针对不同的督办内容，制定不同的督办工作程序和方法。其次要建立完备的督办工作格局，除了设立专门的督办机构，配备专职督办人员外，各部门及基层单位还要指派相关人员作为兼职督办员，负责本部门单位的督办联络工作。各部门及基层单位信息公开联络员可以兼职督办员，既方便信息共享、提高效率，又节约人力资源成本。这样就可形成上下联通、纵横成网的工作格局，层层抓落实，有力地推进督办工作的实施。

（二）强化办理成效的评估考核

办理成效是督查督办工作能否如期收到实效的重要体现，办理效果的好坏直接影响到学校的管理效能和水平，其是否严谨、高效、成效明显，需要通过评估考核来检验。督办事项经常是作为一项单独的工作提出来的，具有临时性，往往未列入学校的年度工作任务中，也就没有纳入考核体系，作为落实责任主体可能存在着落实任务积极性不高、主动性不够的问题。因此，加强对督办工作及其成效的评估考核，从机制上解决主动性不足和管理不顺畅的问题，对于提高督办工作水平和推进学校中心工作非常重要。在督办工作体系中，有不同的责任主体，各责任主体要杜绝拖拉、松懈的现象，明确各自的工作目标和工作职责，针对督办事项认真主动地开展工作，及时将落实或执行情况及办理结果报告督办办公室，督办办公室进行审核并根据督查事项的具体情况进行评估。然后将评估结果报给组织人事部门，作为相关责任主体绩效考核、职务晋升、评奖评优等的重要依据，同时也作为责任主体部门单位作风建设的评价指标，切实提高各责任主体的积极性和主动性，确保督办工作执行有力、富有成效。

[1]巨维博援高校办公室督办工作的实践与思考[J]援西北工业大学学报（社会科学版），2001（1）：89援

[2]陈叶斐援浅谈高校校长办公室职能与队伍建设[J]援中国电力教育，2011（23）：23援

[3]周旭，等援做好高校办公室督查督办工作的理论思考[J]援安徽农业大学学报，2011（6）：67援

[4]汪克强，等援关于做好新形势下高校督办工作的思考[J]援合肥教育学院学报，2001（4）：89援

Supervision is an important function of college offices,and the new situation in and new task of com原prehensively deepening reform in higher education puts forward new higher requirements to office supervisory work in colleges and universities.Personnel engaged in the work of supervision should have a strong ability of coordination and be good at using modern information technology in the process of supervision,and the supervision work should effectively reflect universities'decision-making and execution and ensure the implementation of all reform measures and innovation requirements.

new situation;office;supervision;thinking and suggestions

G647

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2096-000X（2016）23-0148-02

姜平波（1970，02-），男，湖南宁远人，汉族，本科，单位为东南大学校长办公室，研究方向为高等教育管理、思想政治教育。