新媒体环境下高校档案管理范式的转向

徐敏

新媒体环境下高校档案管理范式的转向

徐敏

利用新媒体的强大功能，可以实现档案信息的储存海量化、传输高速化、展现多样化、利用共享化。新媒体对高校档案管理影响的深度、广度日益加深，是高校档案管理范式转向的源动力。新媒体环境下高校档案管理范式转向的维度包括：管理模式从分散转向集中、利用范围从独享转向共享、风险防控从容易转向困难、深度开发从数据转向知识。

新媒体；高校档案管理；机理；范式

新媒体以其特有而强大的信息处理功能在高校档案管理活动中得到越来越广泛、越来越深入的运用，日益成为高校档案管理范式的一个重要影响因子。新媒体在给高校档案管理带来新挑战、新要求的同时也给其创新注入了新动力、提供了新机遇，持续拓展高校档案管理的内涵和外延，推动了高校档案管理范式的转向。新媒体作用于高校档案管理的表现已经不只是渗透和融入，甚至是引领。依托新媒体管理档案是不可回避、不可逆转的时代潮流。新媒体作用于高校档案管理的效果，绝不只是提供了支撑和可能，从某个角度看更是一种倒逼，倒逼着档案管理范式必须变革、创新、重构。充分考量新媒体重构高校档案管理范式的机理，把握高校档案管理范式转向的维度，是新媒体背景下高校档案在包括高等教育在内的社会事业发展中大有可为的逻辑起点。

一、高校档案管理范式解析

1962年，美国著名科学哲学家托马斯·库恩在新作《科学革命的结构》中首次提出并定义“范式”的内涵，他认为，范式指的是一个共同体成员所共同秉承的信仰、价值、技术、观念等等的集合，亦是从事某一科学的研究者群体所共同遵从的世界观和行为方式。任何一所高校都有相对固定的档案管理共同体，他们有着共同认可的工作目标、工作制度、工作方法、职业道德、思维方式、职业价值观等，形成与职业相匹配的范式。高校档案管理范式是指高校档案管理共同体在相同工作环境中相互影响并缓慢形成关于档案工作、档案事业发展的理念、理论、规则、方法、手段、思维方式和价值取向的总称，是一个集合概念。作为一种主体性建构，新媒体环境中生成的高校档案管理范式是技术与人文融为一体的综合体。

二、新媒体环境下高校档案管理范式转向机理

所谓机理，是指为实现某一特定功能，一个系统诸要素的内在工作方式及诸要素在一定环境条件下相互影响、相互作用的运行规则和原理。简而言之，机理就是系统变化的道理。

任何一种技术产品都有自己的使用说明和对应的功能，为了利用这些功能，人们必须改变现有的观点、习惯、行为和制度等，否则，无法使用。作为一种越来越具有人性化的技术，新媒体一直围绕着人的需求补偿这一路径向前演进，其演进的方向是模仿、复制、拓展、代替人的某些功能，重构着人们的行为方式。在新媒体技术推广应用的过程中，新媒体技术本身作为一种物质力量渐进内化为使用者的精神力量，影响使用者的世界观、人生观以及思维方式。随着信息技术的快速发展和全面普及，新媒体在高校档案管理中应用的种类在增多、程度在加深、广度在增加。新媒体功能每发生一次变化，高校档案管理的制度、方法、形式、手段和流程业也随之发生相应变化，诸要素的关系也随之产生新的变化。美国学者弗雷曾说：“从根本上说，技术是需要和价值的体现。通过我们制造和使用的器具，我们表达了自己的希望、恐惧、意愿、厌恶和爱好。技术一直是事实和价值、知识与目的有效结合的关节点……通过对技术的解析，我们会从中发现一个完整的信奉和信仰的世界。”[1]新媒体技术也不例外，它的应用不仅影响了社会意识形态的形成与塑造，还代表着由社会关系所决定的意识形态立场，反映着媒介使用者所具有的情感态度、社会心理和价值取向。

作为一种技术，新媒体具有“座架”的特点，正如海德格尔所言：“技术成为普遍的、对人与自然和世界的关系加以规定的力量。”[2]任何一种新媒体在高校档案管理实践中得到应用，都会不同程度地改变档案管理制度、管理理念、管理流程等等，当应用新媒体的数量越来越多时，档案利用的范围就会越来越广，程度就会越来越深，档案的社会效益就会越来越高。在此基础上，档案管理的内涵得到深化，档案管理的外延得到拓展，档案管理的职能也发生相应的转型与升级，档案价值运动的时空得以拓展，无形中，一种代替旧范式的新范式慢慢形成，制约并规范档案管理主体的思维方式和行为惯性。

实践证明，新媒体是高校档案管理主体摒弃旧范式、形成新范式的源动力。在新范式的引导下，高校档案管理的诸多环节的连贯性得到增强，各个要素的耦合性得到强化，开发和利用的水平、质量、效率得到提升，高校档案服务社会和学校改革与发展的能力得到提升，从而得到更多来自校内外的条件保障。

三、新媒体环境下高校档案管理范式转向的维度

高校档案管理处于技术化的进程之中，并且这种进程是必然的、不可逆的历史过程，没有回头路。新媒体对高校档案管理的影响由点到面、渐行渐深，既包括看得见的设备、制度，也包括可感知的行为方式、思想观念等，进而引领管理范式在不同维度上的转向。这种管理范式的转向是循序渐进的过程，同时又是一个不断深化的过程。正如恩格斯所言：“世界不是一成不变的事物的集合体，而是过程的集合体。”[3]

1.管理模式的转向：从分散到集中

在现行管理体制和运行机制的规制下，高校档案馆采取的是条块分割、自成一体、各自为政的管理模式。党委组织部管理干部档案，人事处管理人事档案，学生处管理学生档案，教务处管理教学档案等，学校档案馆管理上述部门不管理的档案。这种分散管理的模式，难以实现档案的深度开发和综合开发，即使实现，也要耗费大量的人力、时间，无法高质量地满足学校和社会对档案的利用需求。

新媒体极大地压缩了信息传递的空间和时间，改变了过去信息与人、物之间的时空关系，管理的方式、制度、理念等也随之改变，蕴含着变革管理模式的可能性和可行性。在互联网时代，传统的管理模式都不奏效了，现在必须去打造新的管理模式，一旦成功，就会打开新的局面，正如《易经》所言：“倾否，而非否倾；倾否，先否后喜”。在新媒体时代，档案利用者需求群体在增加、范围在扩大、层次在提高，档案管理面临的风险在增大，分散管理的弊端日益突出，这就要求高校档案馆要紧贴档案利用者需求变化，踏准互联网时代的节拍，采取集中管理模式。集中管理模式要求统一接收、保管、利用档案，有利于优化资源配置，提高人、财、物的有效使用，降低了档案管理成本，有利于档案信息资源的开发利用，促进信息资源共享的范围、力度，尤其是编研大主题、宽范围、深层次的参考资料，如评估、校庆和专题展览等，这种管理模式的优越性会更加突出。新媒体可以提高档案集中管理的集约化程度、科学化水平，能够满足不同角度、不同层次的开发利用。借助新媒体，高校档案馆在集中管理档案实体的同时，可以集中管理档案工作人员，集中开发档案资源，提高对内对外服务能力和水平。

2.利用范围的转向：从独享到共享

高校档案是高校从事教学、科研、服务社会和文化创新等活动直接形成的各种文字、图表和声像等不同形式、不同载体的历史记录，对经济社会发展具有与其他行业档案不同的作用。高校档案馆所保管的档案资源是整个社会档案资源的重要组成部分，也是社会利用者利用的重要对象之一。

当前，不少高校档案服务社会的方式主要是在规定时间内入馆查阅，手续烦琐，费时费力，可供查阅的档案比较有限，高校与社会共享档案的格局尚未形成。新媒体的普及为解决这个问题提供了技术支撑。新媒体彰显的思想就是开放性、共享性，利用新媒体的强大功能，可以实现信息储存海量化、信息传输高速化、信息展现多样化、信息利用共享化，这为高校各类档案真正实现“分散建库、集中联库、统一服务、资源共享”提供了技术支撑。新媒体可以改变高校档案馆只为学校师生服务的传统思维定势，引导档案管理主体树立高校档案馆既为校内又为校外双重服务的思想。高校档案馆在预测档案利用者范围及其利用需求的基础上，有针对性开发适销对路的档案产品。高校档案馆要与社会档案馆等机构建立“共建共享、互联互通”档案资源开发平台，联合开发高校特色档案信息资源，唯独如此，高校档案资源方能形成一张网络，覆盖社会行行业业，有利于高校档案资源从独享走向共享，从而实现档案的社会价值。在新媒体的支撑下，可以实现高校档案资源共享的形式多元化、共享的时间全天候、共享的范围全社会和共享过程的可控性，更好地满足社会对高校档案资源的利用需求。为了提高共享的效果，档案馆应搞好共享的顶层设计，由“以档案为中心”转变为“以用户为中心”，加大档案的征集力度，开发特色资源知识库，力求做到按需开发、超前开发和联合开发，逐步减少“信息孤岛”，最大限度地满足校内外不同层次、不同领域群体的利用需求，挖掘、释放档案的潜在价值。在具体操作中，要注意优化共享的流程，界定共享的范围，划定共享的途径，确定共享的内容等，实现档案信息共享的合法化。在新媒体环境下，档案利用者不用到档案馆就有可能实现档案利用的目的。档案利用的便捷化既激发了校内外潜在的档案利用需求，也使档案利用的主体更加多元化，目的更加多样化，受众趋于大众化，最终提高了档案共享的社会效益。

3.风险防控的转向：从容易到困难

当今社会是一个风险社会，在新媒体日益渗透到各行各业的过程中，其诱发的风险种类增多，防控的难度也加大。新媒体介入高校档案管理的各个环节，大大提高了档案资源开发、利用、储存等效率，解放了人力，但也带来了法律风险、泄密风险、迁移风险等。这类风险具有发生的不确定性，防控的复杂性，如何防控这类风险成为高校档案馆一个头疼的问题，无形中成为新媒体在档案管理实践中得以推广的障碍。作为一个新事物，新媒体本身缺点的暴露需要过程，如何全面认识它需要时间，在一定程度上取决于我们的认知水平，正如恩格斯所说，“我们只能在我们时代的条件下进行认识，而且这些条件达到什么程度，我们便认识到什么程度。”[4]

在新媒体环境中，档案的绝对安全是不存在的，即便再努力地排查隐患、规避风险，最终也只会实现相对安全。但是风险确实绝对存在，不论怎么控制和预防，风险只能降低但无法完全消除，正如埃吕尔所言：“技术发展的有害的后果与它的有益的结果是不可分割的。”[5]高校档案馆加强风险管理至关重要。风险管理则是指项目管理主体在项目实施过程中对可能遇到的各类风险进行识别、评估、防控、监控的全过程，是以科学、合理的方式方法实现最佳安全保障的管理实践活动的总称。加大档案风险管理的力度，才能预警风险、缓解风险、分散风险，充分发挥新媒体在高校档案管理中的应有作用。

高校利用新媒体提高档案管理水平是时代发展的要求，符合高等教育改革和发展的方向，有其发展合理性、社会进步性和历史必然性，任何人无法回避。在利用新媒体给力档案管理的过程中，必须采用多种措施，趋利避害，才能舞好新媒体这把“双刃剑”，确保最大限度地实现档案的价值。具体而言，首先完善档案信息的审核上传制度、保密保管制度和备份制度等，不给风险的产生留下制度的漏洞。其次，国家档案主管部门应完善新媒体环境下档案开发利用的法律法规，确保依法开发利用档案资源。其三，利用先进的技术来监控、化解和防范档案信息传递过程的风险。

4.深度开发的转向：从数据到知识

知识管理是21世纪社会组织发展的必然趋势。1994年，加拿大著名档案学者特里·库克提出,档案工作者应由实体保管员向知识提供者过渡。在知识管理成为当下社会各类组织非常推崇的管理理念背景下，如何适应深度利用现有馆藏资源开展知识共享、推进职能的拓展与转型，成为当下我国高校档案管理机构走出瓶颈期所要解决的难点。新媒体的出现及普及，降低了解决这个难点的难度，使知识管理从理想走向现实。

作为一种智能型管理活动，知识管理的效率在很大程度上取决于新媒体能否有效发挥。新媒体克服了用传统方式获取信息的枯燥性、延迟性和非互动性等不足，改善了受众对于信息量冗杂以及信息质量残损的劣势，确保多个受众群体得到及时的沟通、交流和反馈，可以应用在知识的采集、开发、存储、积累、传播、共享等每一个环节，提高知识管理的能力，使知识管理处在一个高效便捷的技术环境之中。新媒体为知识管理提供平台，是知识管理成为现实的技术性载体，发挥着桥梁作用。作为知识密集型组织，高校档案馆对社会整体知识的流动具有重要的促进作用。在知识管理背景下，高校档案馆要改变传统重保管轻利用、重内部使用轻外部使用的职责定位，从实体管理转向信息管理进而转向知识管理，这样才能充分利用高校档案馆的知识积累与服务功能，最大限度地服务社会公众。具体来说，充分利用新媒体的功能，由档案资源的收集者转变为知识的加工者，由档案资源的维护者转变为知识的提供者，由档案资源的保管者转变为知识的分享者。实现这三个转变，必须借力新媒体，固化隐性知识，扩大显性知识，对档案文献进行不同性质、不同层次、不同形式的深度加工，在合适的时间把知识产品提供给合适的知识使用者，不断提高档案信息资源深度开发利用的精准性和实效性。借助新媒体，高校知识管理减少了档案文化产品的开发时间、传播时间，并能够更好地适应利用者需求的变化，为利用者提供良好的个性化服务，提高了利用者满意度。作为档案管理范式的一个创新点，知识管理可以改善高校的社会形象，推动档案管理更好地服务和服从于高校和社会的改革与发展。

新媒体不仅仅是一种技术，更是一种思想。接受了新媒体，就等于接受了它蕴含的思想。在高等教育和社会发展处于新常态的背景下，新媒体是高校档案管理转型升级的一个重要引擎。作为“互联网+档案”的运用，新媒体作用于高校档案管理是不容回避的现实，也是不可逆转的趋势。借助互联网思维，科学合理利用新媒体必将有力转变高校档案管理职能，重构有利于高校档案事业全新发展的管理范式，最大限度地放大档案资源的社会价值。

[1][美]弗里德里克·弗雷.走向后现代科学与技术[C]//[美]大卫·雷格里·芬.后现代精神.王成兵，译.北京：中央编译出版社，1998:127.

[2][德]冈特·绍伊博尔德.海德格尔分析新时代的技术[M].北京：中国社会科学出版社，1993：20.

[3]恩格斯.马克思恩格斯选集：第4卷[M].北京：人民出版社，1972：239.

[4]马克思.马克思恩格斯选集：第3卷[M].北京：人民出版社，1972：562.

[5]舒红跃.伯格曼的技术哲学及其启示[J].自然辩证法研究，2004（5）：53-56.

[6]徐拥军.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯，2011（2）.

（作者单位：盐城工学院人文社会科学学院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.23.053