促进高职档案管理工作创新途径研究

熊 英

促进高职档案管理工作创新途径研究

熊 英

高职院校想要获得长效发展，就必须借助档案管理这类核心推动力量，而随着计算机信息化技术的普及，使得档案管理工作规范诉求变得愈加迫切。在此类背景下，笔者针对高职院校档案管理工作的现实意义、在信息时代下面临的全新形势、日后管理方式创新改进的具体建议等内容，加以系统化论证解析，以期为高职院校教育、管理实力大幅度提升，提供较为完善的指导性线索。

高职院校；档案管理；信息时代；创新改进

随着社会的发展，其对于人才的需求愈加强烈，档案工作亦由此迅猛改进，在赢得愈来愈多家长、学生、社会、企业的认同前提下，更经历着丰富的社会考验，朝着更为壮大的前景过渡扭转。同时档案管理又是高职院校发展的核心力量，不断加强高职院校档案改革和规范化管理实效，能够同步提升高等教育水准，推动高职院校管理制度建设进程。

一、高职院校实施档案管理工作的必要性

1.满足高职院校丰富的信息资源积累需求

高职院校档案可以说是将院校实际发展历程予以清晰化映射，为今后院校可持续改革发展，维持院校整体精神面貌和历史条件等，提供极为可靠的辅助条件，即印证出高职院校办学历史和充满特色的历史沉淀。而档案保存的完整，更是鉴定其实际管理水准和教学质量的核心标志。

2.为今后高职院校改革发展奠定基础

处于全新时代条件下的高职院校改革工作，亦面对着全新的状况，要想令高职院校管理和发展工作真正做到科学有序，就必须保证教育发展观念和时代发展趋势的贴合性，由此看来，档案管理事务的确是高职院校发展的基础。在档案工作的积极配合作用下，高职院校事业发展的一切问题都将得到充分解决，进一步大幅度提升高职院校整体管理能力，努力开创出适应高校服务与建设的全新局面。

3.是落实科学发展观和群众路线的内在要求

高职院校档案管理工作一直发挥着资教育人的功用，时刻承担着推动高职院校发展和为社会提供多元化服务的历史重任，即所谓的教学、科研和社会三大服务，由此看来，其对我国社会发展的意义重大。

二、信息时代下我国高职院校档案管理的全新改革趋势

1.计算机技术的推广沿用

随着时代的进步，计算机信息技术在社会不同领域之中日趋融入，尤其是在高职院校档案管理工作中，该类技术克服了传统手工操作环境下的信息重复问题，不但规范了既有档案管理方式，同时还大幅度提升了档案管理实效。

2.网络技术的贯穿

网络体系的拓展，使得高职院校档案管理、保存和应用过程，变得愈加人性化，工作人员可以借助电脑进行无纸化操作，使以往诸多困境得到了妥善解决。最为重要的是，网络技术令档案管理工作完全摆脱空间束缚。过往档案都是大量库存，需要的时候要去一一翻阅，显得极为繁杂，可自从贯穿网络化设备之后，档案便不再静止，只要任何机构、区域想要应用，通过电脑联网检索关键词，便可以下载观看对应的资料。

3.创新信息载体的衔接

在以往较长一段时间内，纸张可以说是唯一的信息保存载体，但是经过社会和科技持续革新发展之后，各类创新样式的信息载体接连涌现，包括计算机磁盘和光盘等存储媒介等被广泛使用。这样不但能够节约纸张，同时还能够确保档案信息保存的安全和有效。

三、高职院校进行档案管理工作创新改进的具体措施

1.强化宣传力度，提升高职院校档案管理意识

一直以来，我国高职院校一直未能对档案管理事务进行正确认知，许多领导人员认定档案管理职务可有可无，因此在对应资金、办公区域、人力资源配备等方面，没有提供充足的支持资金，使得档案工作发展前景一片模糊。某些科研机构人员则更加不愿配合档案管理机构，无法在第一时间内将最新科研成果予以归档处理，而一些职能机构同样如此，使得许多关键性档案材料过分积压甚至直接丢失，导致高校档案管理活动进展极为缓慢。相比之下，有关高职院校师生也无法认清档案的重要意义，甚至不知道院校内部的档案室究竟在哪里。面对此类状况，作为高职院校领导和档案管理机构，务必要尽心竭力地进行档案的重要性宣传，使得领导、师生的档案应用意识得以改善。如借助学校网站、校园广播和校报等平台进行宣传，使得广大师生顺利地了解档案知识。此外，要求档案室定期组织不同形式的讲座和培训活动，鼓励所有师生参与进来，学会怎样查询和应用所需档案，从而使得高职院校档案的价值发挥到极限状态。

2.推动高职院校档案管理的现代化改革进程

处于信息化环境之下，我国高职院校档案管理工作想要愈加顺利的开展，就必须沿用现代化管理设备和器具。在某些高职院校之中，因为许多领导不重视档案管理事务，使得档案管理机构既有设备过分陈旧落后，也不能提供所需的计算机、扫描仪、刻录机、服务器等高端设备，一时间令高职院校档案工作处理效率全面降低。面对此类弊端，高职院校必须要加强计算机技术在档案管理中地融入应用进程，加快档案信息资源的数字和网络化开发速度，从档案资源衍生到归档流程都保证实施计算机操作，在贯彻落实档案管理信息一体化指标的前提下，完成一次输入、反复应用等任务。如此，还可以令档案管理人员摆脱以往繁琐沉重的手工操作压力，开展更深层次地档案产品研发活动，借此迎合知识经济的需求。

需要加以强调的是，为方便传输和联网控制，有关技术人员可以考虑将馆藏中的纸质档案转换为电子文件格式，凭借计算机进行目录读取，方便后期档案信息数据库的建立。如此一来，计算机密集存储和快速检索等功能就一一俱全，这可以说是档案管理现代化改革的前提，使得一些又价值的档案信息在第一时间内公布于网络，在提升档案管理的广泛性之余，更可以使档案收集和整理工作顺利进行。

3.批量培养合格化的高职档案管理人才

高职院校档案管理想要高效改革发展，就必须预先依靠合理数量的高素质人才队伍，因此，为了满足知识经济时代背景下档案管理工作的需求，高职院校有必要预先针对内部档案管理人员进行较大力度的培训和开发。

第一，通过继续教育将以往档案管理里人员知识老化的问题予以克制。随着计算机技术蓬勃发展，高职院校档案管理人员开始出现严重的专业性不强和知识面过于狭窄等问题，经过培训指导，优化这部分成员的档案管理知识结构，明确当前最新的档案管理理念并掌握高端的操作技能，只有如此才可以胜任档案工作。

第二，开展多元化的培训实践项目。定期邀请一些专业学者对高职院校进行指导，提升档案人员的专业技能和职业道德素养；组织档案工作人员参加相关学术交流活动，改善个体业务能力；选择优质化的档案工作人员到高职院校进行专业学习，使老化知识革新，发挥帮传带等效用，令愈来愈多的档案工作人员可以从中受益。为了更为合理地激活高职院校档案管理人员参与培训的积极主动性，高职院校可以考虑将继续教育和职称挂钩处理，鼓励档案工作人员借助不同形式进行个人服务意识和技能的提升。

4.加快档案信息资源的共享应用进程

高职院校档案信息本身具有丰富的应用价值，只要能够确保开发和应用模式的妥当性，便可以令档案管理效率最大程度地凸显。许多高职院校师生可以说是高职档案管理工作的核心服务对象，为了彰显出现代高职院校档案资源开发的针对性，作为专业化档案管理人员要针对各类用户需求进行科学的调研认证，强化科研、教务以及和其余机构之间的交流，进一步确认出相关档案资源的开发和应用主题内容。

需要注意的是，在档案资源开发前期，作为档案管理机构，有必要将网络技术支持效用完全发挥，即针对各类信息进行妥善地收集整合，使得既有档案资源数据库得以健全修缮，为后期档案资源系统化开发奠定基础。处于信息化社会之中，高职院校教师的档案信息资源需求空间势必持续扩张，单个档案信息资源库将难以满足用户的实际需求，所以高职院校应该预先强化对不同高职和科研院系之间的联系，联合其余高职院校进行全新档案资源产品设计，如此不但能够弥补以往档案管理机构人手不足问题，同时还可以加快实现档案信息资源共享目标的进程，最为重要的是调试了档案编研质素。另外，高职院校档案管理机构还可以沿用和校内外科研、经济机构等开展跨系统的横向联合模式，保证彼此合作进行全新样式的档案信息编研开发，使得最终开发推广的产品彰显出应有的时效和针对特性。

5.提供更高端的服务模式，提升档案服务主动性

高职院校档案管理工作的重要使命，就是全面发挥档案的应用价值，大幅度提升档案服务的质量。所以，作为高职院校档案馆，有必要及时改变服务理念，尽快将工作重点从以往单纯整理模式过渡到档案信息创新重组形式上来，使得档案中许多固化和凝结的信息，能够依照不同用户和市场需求，配合对应主题得到精准且创新化的重组，进一步为广大用户提供综述、报告、发展等服务，使得以往过于被动、低层次的知识备查服务，能够转化成为积极主动、高层次且超前的知识配送服务，从而使档案馆藏潜能得到充分的发挥。在为社会服务的过程中，要注意思维模式的前瞻性，更为科学合理地预测市场需求，为社会开发出所需的档案信息，使得最终开发出来的服务型产品拥有超前性和针对性，满足所有用户的应用需求。

综上所述，经过我国高职院校教育体制持续深入的改革，以及内部信息技术的长期更新发展，高职院校既有档案管理模式开始由传统手工操作过渡到计算机远程控制形式，服务变得更加多元、开放，逐渐被认定为现代高职院校科研、教学职能落实的保障因素。不过当前高职院校档案管理工作仍然面临着较大的挑战，因此需要有关档案管理人员和高职院校领导尽快提升认知，创新既有档案管理工作模式，力求高职院校档案价值得到前所未有的发挥。

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[3]王丽.高职院校教师档案管理系统需求分析[J].现代职业教育，2016，17（15）：133-152.

（作者单位：湖南交通职业技术学院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.24.060