高校学生档案管理存在的问题及解决对策

李　婷

(晋中师范高等专科学校，山西 晋中 030600)



高校学生档案管理存在的问题及解决对策

李婷

(晋中师范高等专科学校，山西 晋中 030600)

摘要：档案对于每个人来说起着至关重要的作用，高校学生档案记录着每一位学生求学期间的成长历程，并且会一直伴随其职业生涯。同时档案也是国家和社会选拔人才的一个重要依据。但就目前来说，高校学生档案管理制度并不完善，体系并不健全。对高校档案管理存在的问题进行剖析，并针对当前存在的问题提出了相对完善的管理机制和解决办法。

关键词:高校学生档案；档案管理；存在的问题；对策研究

高校学生档案是每一个学生在求学时期一直伴随着自己的一份“简历”，它反映了学生的个人信息，家庭状况，学习成绩，在学校的成长经历等。高校学生档案管理不过是一种体系，所以想要单方面地靠一些管理人员是不能够尽善尽美地胜任这项工作的，这需要学校各方面大力支持与配合。随着社会发展，学生的档案也变得越来越重要，因此，高校学生档案管理存在的问题需要尽快地解决，制度需要尽快完善。笔者旨在对高校档案管理问题提出一些建议、发表一些见解，为能尽快解决这个难题出一份微薄之力。

一、加强高校学生档案管理的重要性

随着经济的发展，教育的普及，进入高校的学生也越来越多。那么，问题便来了，越来越多的学生该如何规范地管理呢？高校必须把学生档案的管理问题放在至关重要的位置，只有管理好学生档案，才能更加规范更加系统地管理好学生。

高校学生档案记录了每一位学生的成长历程，在校求学期间的经历，是学生们的首要证明材料，对学生的职业生涯起着十分重要的作用。高校学生档案的建立有利于思想政治工作的顺利开展。有了学生档案，学校的老师和有关人员可以对学生的状况更加了解，可以有针对性地对每一位同学进行特定的培养和教育。如果学校建立了电子档案，对于学生档案的管理会更加得心应手，获取和了解每一位同学的信息也会更加快捷和方便。高校学生档案的建立，有利于学生奋发上进，不断进取，有助于调动学生们的学习积极性，有利于良性竞争等习惯的养成。学生档案是每一个学生的成长历程，也是各种荣耀与奖励的见证，她承载着每一个学生对未来的期望与追求。努力地用自己的成绩来充实自己的档案，对于大学生来说会起到十分良好的促进作用，长久以来，对社会的进步有很大影响。

二、当前高校学生档案管理存在的问题

随着各项制度的完善和国家法律的颁布，我国高校学生档案管理制度以及一系列管理措施都取得了一定的成效，对高校学生档案的管理工作起到了良好的促进作用。尽管如此高校学生档案管理也存在很多不足。

(一)学生档案管理方面的法律法规不健全

虽然，在改革开放以后国家也颁布了部分档案管理法，但是，迄今为止，国家并没有发布针对高校学生档案管理方面的专门法律法规。这就导致了诸多问题的呈现，比如说高校学生档案的归属问题：有一些学校由于并没有确定专门的人员来管理档案，导致档案的管理十分凌乱，管理的制度也是各行其是。总的来说这些都是由于没有明确的制度，没有明确的部门和归属，导致档案管理十分的混乱，这不但给学生的未来埋下了隐患而且让整个学校处于被动的地位，这些问题的出现亟待我国相关法律法规进行完善。

(二)校方对学生档案管理不重视

对于那些只注重教学管理和教学质量的学校来说，高校学生档案的管理工作是可有可无的，甚至有些人认为档案都是无关重要的。这是对档案的重要性理解不到位的结果。这样便直接造成了档案的填写不够细致、整理也不够完整规范，也会导致整体的材料质量不高。没有考虑到一些毕业生的切实需求，给毕业的学生带来不必要的麻烦。

(三)管理人员专业素养不高，硬件设施不完善

由于法律法规的不完善，一些学校对档案管理工作的不重视，直接导致学生档管理的工作人员专业方面的知识素养不过关，存在着得过且过的想法。也导致了校方并没有安排固定的档案室，来统一安排和管理学校方面的档案。而是将学生的档案放在各个院系自行保存，而管理的人员也是院系里的辅导员老师。档案的材料质量也是非常差，纸张、文字、登记格式都非常的不规范。缺少专业的档案管理人员，相关档案不能进行科学、合理、有效地整理。

(四)缺少相应的监察机制

学生档案对于学生和学校来说起到的作用都是至关重要的，因此，对于高校学生档案管理的监察也是十分重要的。一旦学生的档案因为疏忽造成丢失，对学生就是一种无法估量的损失。在日常的学生档案管理时，每一个管理人员和监察人员都应该保持公平公正的原则，保证对所有学生的档案保持相同的责任心和耐心。但部分人员还是会做出有损公正的事情来，比如说篡改档案。而今档案是客观评价一个人的重要依据，而篡改档案是对别人的不公，是对自己的一种欺骗，也是对以后的用人单位的一种误导。这些问题虽然不是普遍现象，但也实实在在地存在。建立完整的监察制度，刻不容缓，应保证学生有一个公正、合理、严谨的档案。

三、高校学生档案管理的改进对策

针对当前高校学生档案管理的不足，我们应该积极的去面对，找到解决的放法，完善管理制度。

(一)完善高校学生档案管理的法规与制度

国家建立好完整的法律法规，校方建立完整的管理制度，是至关重要的。有了相应的法律法规，可以更好的更加系统的处理学生档案的管理问题。同时也可以时时鞭策相应的管理人员，使大学生档案管理工作有法可依。学校健全的制度，可以落实相应的人员、财务、场地等有所保障。让整个的高校档案管理每个细节都能得到责任到人，让相关的法律法规约束档案管理人员的行为。

(二)加强教育力度，加强档案管理意识

应该提高相关部门领导和管理人员的档案管理意识，他们理解程度的高低将直接影响着学生档案管工作的水平。还应该加大宣传的力度，让广大师生都来了解档案管理方面的知识，了解其重要性，并参与到档案管理的工作中来，使他们认识到学生档案与学生的学业、就业、前途紧密相连。做好学生档案管理工作，从某种程度来说，就是对学生高度负责。如在学生档案管理中，出现学生档案丢失的情况，就会形成学生与学校的冲突，会给学生就业造成影响。所以一方面要加强管理人员的责任心，另一方面让学生了解档案管理工作中各个环节。与此同时，也要鼓励学生努力上进，在档案上留下光辉的一笔。

(三)提高管理人员的专业素养，加强硬件设施的建设

加强专业管理人员的素质是十分必要的，作为一名高校学生档案管理人员，需要对自己专职的领域有一定的了解，除此之外还要掌握管理方面的知识，学会计算机的简单运用。不断地将自己的知识能力运用到工作中来。特别要掌握现代高校档案信息化管理的技能，适应现代社会信息化管理的需要。同时要加大资金投入，学校要招聘档案管理专门人才和网络信息维护人才，做好有关档案管理人才的培训，划拨专门资金购买计算机和开发数据库，在配备充足的设施基础上，建立一套适合本校学生档案管理的信息系统。

(四)对高校学生档案进行网络化管理

在当今这个信息化社会，一切都离不开网络。健全的档案信息化管理系统，既是学校发展的需要，也是社会发展的要求。现代大学制度的建立集中体现在学校的现代化理念。现代大学理念势必要突破传统思维方式和粗放型的管理形式，学校培养的人才素质怎么样都会在学生的档案中表现出来，所以学生档案管理方式的先进与否，直接体现了学校的管理水平和管理理念。而今大多数高校也都已经建成了完整的信息化教学，提高了教学的水平和效率。正因如此，档案的电子信息化管理应是水到渠成。一旦建立起完整的学生信息档案，能够更加系统的对各类档案进行分类汇总，也能够方便人们查阅，还能够节省一部分的人力资源，节省下部分资金，用于其他方面建设。提高了资源的利用率，保护措施也能因此提高。

高校学生档案对学生就业和职业生涯是至关重要的，因此档案管理问题的解决也刻不容缓。

参考文献：

[1]余丹.浅谈高校学生档案管理工作现状及对策 [J]. 湖北科技学院学报,2013(10).

[2]刘晓兰,刘永红.谈高校学生档案的科学化管理 [Z].山东省档案管理2011年学术年会,2011-11.

[3]景惠.高校学生档案信息化管理的探讨 [J].卷宗,2014(12).

[4]徐亚群.高校档案管理质量保证体系的建设探讨 [J].统计与管理.2013(9):12-15.

[5]于露洁.针对学生档案管理问题的对策与研究[J].办公室业务,2015(2).

[责任编辑：何玲霞]

Problems and Countermeasures of College Students’ Archives Management

Li Ting

(JinzhongTeachersCollege,Jinzhong030600Shanxi)

Abstract:The file plays a crucial role for each person. The archives of university students record the growth process of each student, and will always be accompanied by their career. Meanwhile, it is an important basis to select talents for the state and society. However, college students file management system is not perfect. Through analysis on the problems existing in the archives management in colleges and universities, the author put forward relatively perfect management mechanism and solutions aiming at the existing problems.

Key words:College students’ archives; Archives management; Problems; Countermeasure research

DOI：10.3969/j.issn.1672-1047.2016.02.22

中图分类号：G273

文献标识码：A

文章编号：1672-1047(2016)02-0075-03

作者简介：李婷，女，山西榆次人，助理馆员。研究方向：档案管理。

* 收稿日期：2016-03-06