信息化技术在城市建设档案管理中的应用

2016-03-16孔然然

环球市场 2016年35期

关键词：城建档案管理信息化

孔然然

汶上县住房和城乡规划建设局

信息化技术在城市建设档案管理中的应用

孔然然

汶上县住房和城乡规划建设局

城市建设的发展离不开城建档案管理。城市管理可以直接从档案管理体现出来，其主要表现为技术要求高、工作量大。城市建设档案资料的管理工作，应当逐步从实体化档案信息记录载体向着电子信息化档案记录载体的方向进行客观转化。信息化技术的广泛应用，大大的推动了城市化建设的高速发展。基于此，文章就信息化技术在城市建设档案管理中的应用进行简要的分析，希望可以提供一个有效的借鉴。

信息化技术；城市建设；档案管理；应用

1 档案管理在城市建设发展中起到的作用

1.1 促进城市未来建设发展

档案管理促进城市发展主要作用表现在以下两个方面：一是能够为未来城市发展提供动态管理资料及科技资料，通过情报资料、书面、杂志、电子邮件等方式表现出来，为城市未来发展提供科学、合理的理论依据。二是通过城市各阶层管理，为城市未来建设提供更加全面的服务。城建档案作为城市发展的信息集合体，不同时期的城市建设、管理方式能够帮助城建工作吸取过去的经验，从而更好地发展。通过档案信息记录各个阶段的总结、研究，为未来城建工作提供更加先进的管理模式。

1.2 档案管理是城市建设中的重要组成部分

一个城市的形象是通过城市文化建设体现的，一个良好的城市文化能够提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市档案正是城市文化中的一部分或者是子系统，而档案室正是可以表现不同单位文化属性的部门，档案室作为档案管理的重要场所，同样也是不同机构的信息中心。要充分发挥档案室的作用，利用其文化属性，就要将档案室建立成一个集教育、文化、宣传、服务为一体的管理机构，让其成为城市文化中心。通过档案记录城市文化面貌，从而提高城市文化的知名度及市民的使命感和荣誉感。

2 当前我国城市建设档案信息化管理的不足

2.1 管理软件不统一

当前，我国城市建设档案管理现状主要表现在三个方面：一是发展不稳定，二是发展不平衡，三是发展方向不统一。信息化技术在城市建设档案管理中得到了有效应用，档案生成方式也发生着改变，机读和自动化成为主要的档案生成方式，在很大程度上提升了档案的保密性和真实性，同时也对档案的系统性提出更高的要求。

2.2 城建档案管理基础工作不规范

信息化在城建档案管理当中的应用，需要基于更加规范化的城建档案管理基础工作之上。不同城市对于城建档案管理的制度不统一，缺乏统一的标准，这与地区间的差异有着直接的联系。城建档案信息化管理还缺乏统一的技术性标准，信息化技术应用水平不高，在处理城市建设档案信息资料方面仍然存在不足和缺陷，信息化技术水平有待提高。

2.3 工作人员的专业素质不高

城市建设档案的相关文件和资料具有机密性，这对于档案管理人员的素质提出了更高的要求，需要具有较强的操作能力和技术水平。要熟练掌握信息化技术，保证城建档案管理工作有条不紊进行。但当前的实际情况是城建档案管理人员的专业素质不高，缺乏信息化技术性人才，对于信息设备不能熟练进行操作，极大限制了城市建设档案信息化管理的发展。

3.城市建设档案管理的信息化建设途径

3.1 完善网络基础设施，为信息化建设提供良好的基础

为了保证城市建设档案信息资源的原始性、安全性和可靠性，提高城建档案的管理水平，首选就要求提高内部网络的服务质量。建设齐备网络基础设施，发挥出内部网络的作用，可以为实现档案信息的共享创造条件，同时也是提高城市档案网络系统技术水平和应用水平的基础。

3.2 加强信息化管理，做好城市档案信息资源的建设

由于电子文件载体的稳定性差，当大量的电子文件传输到网上时，为了能够保证信息的可靠性和通用性，这就需要档案工作人员对电子文件有一个深入的了解和认识，加强对电子文件的管理。同时，由于电子文件发展形成的时间较短、易损坏，为了防止城市建设档案信息的丢失，就要加强对电子文件的管理，定期对文件进行检查。

城市建设档案信息化建设的核心任务就是信息资源的开发，要做好城市建设档案信息资源的开发，首先要对原有的数据库进行完善，并通过所完善的网络基础设施来实现信息的资源共享，其次是利用计算机信息技术对城市建设档案信息进行现代化电子处理。

3.3 强化城市建设档案信息化管理人员的专业素质

在城市建设档案管理的过程中占有重要位置的就是档案的管理人员，由于信息化建设需要较高的知识层面和技术水平，因此为了保证城市建设档案管理信息化建设的顺利开展以及提高信息化建设的速度和质量，就需要强化档案信息管理人员的专业素质。在当前信息化档案管理工作中，大量的现代设备投入使用，使工作人员以往所掌握的知识和技术，难以达到对这些设备进行稳定操作的水平。因此，档案部门应重视管理人员专业水平的培训，提高管理人员的业务水平。

3.4 切实加强城建档案工作系统内部电子文件管理工作的实施水平

缘于办公自动化软件的普及使用，使得现有阶段的较大数量规模的档案信息资源都以电子文件的形式客观呈现，在实际的工作发展实务路径中，电子化文件本身具备着较差的技术稳定性，客观上使得在技术层次开展相关的操作运作模式的探索提升，成为今后一段时期内有关工作人员应当重点关注的内容，为了切实做好城市建设档案信息管理工作的信息化进程，就应当有效提升电子文件信息资料保护工作的技术探究工作力度。