OA系统在医院档案管理应用中存在的问题与对策分析

谢 玥，赵永俊

(1.昆明医科大学第一附属医院院务部，云南 昆明 650031；2.云南省卫生和计划生育委员会政策法规处，云南 昆明 650020)

OA系统在医院档案管理应用中存在的问题与对策分析

谢 玥1，赵永俊2

(1.昆明医科大学第一附属医院院务部，云南 昆明 650031；2.云南省卫生和计划生育委员会政策法规处，云南 昆明 650020)

通过梳理分析我国OA系统在医院档案管理中应用现状后发现，目前存在认识不足、人员素质参差不齐、平台搭建不健全等问题。并根据医院的实际情况，提出了提高重视程度、设置专业专职人员进行开发维护和管理、加大建设投入、建立和完善归档制度等建议。

办公自动化系统；医院档案；信息化管理

随着科技的飞速发展，医院应借助高新技术变革带来的成果，提高自身工作效率，进一步加强医院档案管理的发展和完善。因此，将OA系统引入医院档案管理工作是十分必要的，一方面它能够减轻当下从事医院档案管理的工作人员沉重的负担，另一方面也能够促进医院事务效率的提高[1]。为此，笔者基于文献资料和工作经验，对OA系统在医院档案管理应用中存在的问题进行分析，并提出对策建议，为相关单位和个人提供参考。

1 相关概念

1.1 OA系统简介

OA(Office Automation System)即办公自动化系统的简称，它是20世纪70年代发展起来的一种日常管理应用系统，目前该系统被广泛运用于各个企事业单位的办公中。通过电子计算机技术和网络技术的融合发展，OA系统的运用更是得到了快速的推进，它让无纸化办公成为了一种可能[2]。同时，由于OA系统本身具有高效性和安全性的特点，也越来越受到广大企事业单位办公的青睐了。

1.2 医院档案及其管理

医院档案主要包括医疗档案、预防档案、科研档案、教学档案及党政人事管理档案等，这些档案记录着医院不同时期各项工作的来龙去脉，既是医院领导制定决策、确定工作方向和落实具体任务的科学依据，也是院内保证各项工作正常开展运行的参考。医院档案的管理具备较强的专业性、政策性和机密性等特点，因此科学规范地管理医院档案，是一项能够提高医院工作效率和管理水平，并且对医院发展具有重大意义的工作[3]。

2 OA系统在医院档案管理中的应用现状与成效

目前，OA系统作为一种多功能的日常管理应用系统，它凭借着自身便捷、安全及无纸化办公等诸多特点被广泛引入到医院档案管理工作中来，并卓有成效。

OA系统在医院档案管理应用主要体现在以下几个方面：第一，信息的采集。OA系统配有相应的扫描设备，可以将医院所需要录入系统的信息进行扫描录入，大大提高了工作效率。第二，信息化办公。在OA系统中，所有数据都已电子化存入系统，形成了一个巨大的数据库，多用户多设备可以同时检索，实现了数据共享[4]。第三，信息化工作流程。OA系统本身具有管理流程建设的优势。因此，它被引入到医院档案管理工作中来，能极大地推动医院工作流程的信息化，减少了该工作中不必要的人为干扰。OA系统作为医院档案管理的一种重要方式，不仅可以避免资源浪费，提高工作效率，还促进了各部门之间沟通协作，降低了管理成本[5]。同时，也极大地推进了医院档案管理的规范化、制度化、科学化，全面实现了医院档案管理的数字化、信息共享和高效沟通。

3 OA系统在医院档案管理应用中存在的问题

3.1 对OA系统的重要性认识不足

OA系统作为一个优秀的日常管理系统，它的档案管理的功能会将所有电子文档统一归纳入该平台中，以方便用户使用，极大提高工作效率[6]。但由于很多医院依旧被传统观念限制，认为纸质文件才更具有保存价值和法律意义。因此，目前很多使用OA系统的医院，同时还要求使用纸质文件，甚至还有少数医院只认可纸质文件。这最终会阻碍OA系统在医院各类档案的收集和归纳功能，很大程度上影响了该系统在医院档案管理中的有效使用。

3.2 相关技术人员专业素质参差不齐

要想医院OA系统的功能得到完全的实现，那么就必须为其配备相应的专业网络技术人员。但目前大部分医院，主要采用的还是外包团队来进行开发和维护。虽然，外包软件公司提供的网络工程师在技术方面具有较高的专业水平，但其缺乏相应的医疗方面知识，因此对医院档案管理还存在隔行如隔山的局限性[7]。此外，很多负责OA系统管理的档案管理员也都是临时从其他岗位转岗而来，缺乏一定专业的档案管理知识和计算机操作技能，这也严重地影响了OA系统在医疗系统的高效使用。

3.3 相关网络平台搭建的不健全

OA系统中的电子文件是需要通过网络进行传输的，签批、发布和阅读等功能的实现都离不开一个给力的网络平台[8]。但目前看来，由于很多医院在网络系统平台上投入不足，导致该平台不健、不稳定，以至于许多重要文件在传输时出现丢失或签批失败等系统问题，从而严重影响了OA系统在医院档案管理中的正常使用。

3.4 尚未实施相应OA系统电子归档

虽然，目前为数不少的医院都已经广泛引入并使用了OA系统，但尚未建立一套完整的电子归档制度，并未采用电子归档方式[9]。很多文件归档仍是采取纸质文件归档保存的方式，由于纸质档案存在易受潮、受损和丢失的问题，会给医院档案的管理带来一定安全隐患。

4 改善OA系统对医院档案管理的相关建议

4.1 提高各部门对OA系统的认识及重视程度

新时期下，国家十分重视各单位档案的电子信息化管理工作，出台了一系列相应的管理办法。那么，当下医院的档案管理工作也必须与时俱进顺应国家的相关要求，大力推进医院的档案管理工作与医院的信息化建设[10]。各大医院应该积极主动开展关于OA系统在医院档案管理中运用的培训和教育，彻底转变医院工作人员的思想意识，让全体人员充分认识到OA系统运用的重要性和必要性，做到规范地使用OA系统进行办公和电子归档，从而使得OA系统在医院档案管理中发挥出其应有的功能。

4.2 设置专业专职人员进行开发维护和管理

医院应该设置专业专职人员分别从事OA系统开发维护和档案管理工作。一方面，要对网络工程师给予医疗相关理论和知识上的培训，让他们在使用OA系统进行医院档案管理中的开发和维护能够更贴合医院的实际[11]。另一方面，医院应挑选网络知识与档案管理的复合型人才作为专职OA系统管理人员。他们既要具有扎实的档案管理理论知识和技能，又要具备一定的计算机网络操作技能及一些基本的医疗知识。在设置专业专职人员的基础上，医院还应通过定期不定期的开展OA系统运用的业务培训，传授和更新相关知识和技能，以提高工作人员的系统开发维护、档案管理的能力，从而不断提高档案信息化管理能力[12]。

4.3 加大对网络平台的建设的投入

医院要实现信息化是需要相应的软硬件配套设施来保证的。想要OA系统能在医院档案管理中发挥安全、高效等作用，就需要医院投入资金进行网络平台的搭建[13]。系统能够发挥共享的作用，主要依赖于网络的传输，一个稳定的网络平台的存在才能保证OA系统在信息提交、信息存储、检索系统、资源共享等方面发挥其高效的功能，才能实现档案管理部门和其他部门的沟通协作，才能推动和完善OA系统的运用，切实让OA系统在医院档案管理应用中的功能。

4.4 建立和完善相应电子归档制度

医院要彻底解决电子归档的问题，就必须应建立一套科学合理、切实可行的电子归档制度。该制度应包括电子归档的存储设备、操作流程、归档管理的责任人、出现失误的相关责任承担确定等多方面内容[14]。从各个细节上切实落实电子归档制度在医院中的运用，从而保证医院档案的真实性、完整性和安全性。

总之，医院档案作为国家档案的重要组成部分，朝着电子信息化的方向发展也是大势所趋[15]。OA系统的运用在医院办公和档案管理中起到了极大的推进作用，不仅有效地保证了医院档案管理工作的有效性、及时性和安全性，而且还提高了各大医院的管理水平和工作效率。因此，我们应该不断的促进和完善医院OA系统的建设，从而最大发挥OA系统在医院档案信息化管理中的功能。

[1] 魏婉莹.医院档案管理中存在的问题与对策[J].环球市场信息导报，2015，(48)：24-25.

[2] 甘扬建.OA系统在医院档案管理中的应用[J].人力资源管理，2015，(10)：218-219.

[3] 王莺歌.基于OA平台的医院综合档案管理信息系统研究[J].科技展望，2014，(4)：348.

[4] 黄 锋.应用计算机技术，发挥管理效力——浅谈OA系统在单位管理中的应用[J].信息系统工程，2015，(6)：76-79.

[5] 黄新金.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].才智，2015，(18)：338-340.

[6] 王 勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].科技创新导报，2015，12(5)：211.

[7] 岂艾芜.浅谈医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国医学创新，2010，7(2)：150-151.

[8] 王 平.浅谈医院档案管理的信息化建设[J].科技信息：科学·教研，2007，(10)：204.

[9] 范淑珍，王秀芳.浅谈医院档案管理的现状与展望[J].齐齐哈尔医学院学报，2005，26(4)：419-420.

[10] 董明慧.浅谈医院档案管理工作中的几点思考[J].科技信息，2009，(21)：350.

[11] 刘秀英.浅析数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].经济技术协作信息，2016，(6)：12-13.

[12] 于金玲.浅谈医院档案管理中的数字化应用[J].赤峰学院学报(自然科学版)，2006，(5)：114-115.

[13] 王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点与几点体会[J].卷宗，2015，(8)：115-116.

[14] 邵银华.浅谈医院档案管理存在的问题、原因及对策[J].科技信息：科学·教研，2007，(4)：195.

[15] 张庆玲.浅谈医院档案管理工作的几点做法[J].中国管理信化，2013，16(6)：103-104.

(本文编辑：张永光)

Analysis of the problems and strategies of application of OA system in hospital archives management

XIE Yue1，ZHAO Yong-jun2

(1.FirstAffiliatedHospitalofKunmingMedicalUniversity，KunmingYunnan650031，China；2.YunnanProvincialHealthandFamilyPlanningCommission，KunmingYunnan650031，China)

Through teasing and analyzing OA system application in hospital archives management.It find out that some problems as cognition is shortage，personnel quality is irregularity and the platform construction is imperfect.According to hospitals actual situation，it puts forward that improve attach importance degree，set specialized professionals to develop，maintain and manage the system，increase construction input，build and perfect archives system.

OA system，hospital archives，informatization management

2016-08-08

10.3969/j.issn.1003-2800.2016.11.008

谢 玥(1978-)，女，福建同安人，硕士，主要从事医院管理工作。

赵永俊(1982-)，男，云南昆明人，硕士，主要从事卫生计生法制工作。

R197

B

1003-2800(2016)11-0030-03