东亚银行(中国)有限公司内控检查管理办法

东亚银行(中国)有限公司内控检查管理办法

（2015 年10 月第1 版）

1 使命宣言

东亚中国将以最高之专业和诚信为准则，为客户提供优质和全方位的金融服务；以审慎经营为前提，积极开拓国内市场，促进业务的不断发展，为社会、客户、股东和员工创造更大的价值。我们致力于成为持续稳健发展的最佳在华外资银行。

2 总 则

2.1 为加强本行内控检查管理工作，提高检查质量和效果，保障各项业务安全稳健运行，根据《商业银行内部控制指引》（银监发[2014]40 号）及本行《内部控制管理制度》的要求，结合本行实际，特制定本管理办法。

本规程每年定期检阅一次，如因监管法规有重大变更时，也可即时进行检阅，但任何变更均需经法律合规处及业务营运支援处审阅和考虑内审处所提供的咨询意见或建议，以保证其符合外部环境、相关法律法规、内控制度和其他本行有关规定的要求。

2.2 本办法所称的内控检查，是指对本行经营管理活动是否符合法律、法规和本行内部制度要求所进行的检查。

2.3 本办法所称的被检查机构，包括总行条线业务部门和各分支行。

2.4 内控检查应以法律、法规、本行内部控制制度为依据，以风险为导向，确保本行充分发挥内控管理的有效性，建立完善的内控管理机制。内控检查工作应遵循以下基本原则：

（1）全面性原则：内控检查工作应覆盖本行各项业务流程和管理活动，覆盖所有的部门、岗位和人员；

（2）分工协作原则：内控检查是内控管理整体流程中的一个重要环节，在内控检查工作中，各相关部门应各司其职、相互协作，确保内控检查工作顺利开展；

（3）灵活性原则：在保证内控检查质量和效果的前提下，内控检查采取多种形式开展，既可以由内控职能部门统筹进行内控的常规、现场检查，也可由总行业务部门自行开展；

（4）动态管理原则：根据内控风险的变化，内控检查人员应动态调整内控检查方式，合理调配内控检查资源，根据内控风险程度的高低和检查工作的侧重，合理设定内控检查的频率和深度。

3 内控检查部门职责

3.1 支付结算管理部由内控职能部门指定为内控检查统筹部门，负责以下工作职责：

（1）统筹、组织、协调和综合管理内控检查工作；

（2）每年年初汇总制定全行的年度内控检查计划；

（3）抽查各业务条线部门内控检查质量和整改效果；

（4）每年年底汇总全年参与现场和非现场检查的各条线管理部门年度内控管理检查报告，并向总行管理层进行汇报。

3.2 总行各业务条线部门在内控检查中的主要职责：

（1）每年年初总行各条线部门应向内控检查统筹部门提交本业务条线的内控检查计划，该检查计划应满足自身内部控制管理及评价要求；

（2）根据本业务条线的检查计划，按时完成内控检查工作；

（3）定期向内控检查统筹部门提交本业务条线的检查报告；

（4）完成对检查发现问题的整改工作并向内控检查统筹部门反馈整改情况。

4 内控检查的内容与形式

4.1 内控检查分为常规检查和突击检查：

（1）常规检查是指根据年度内控检查计划开展的全面内控检查工作。总行条线管理部门应根据内控管理工作或本条线业务需要，提前确定检查方向并制定常规检查内容。常规检查内容应尽量保持稳定，每年年初更新一次。如外部确已发生重大变更的，应随时更新。常规检查内容的制定与修订，均需由所在部门主管或以上级别领导审批通过后方可予以确定。

（2）突击检查是按照监管要求、业务发展的阶段性状况或工作需要，临时性对检查机构开展某项特定业务流程或管理活动进行的内控检查。总行条线管理部门可根据本条线业务新增/调整需要，或者年度内由于内外部监管/检查机构因制度颁布或调整、检查问题发现等原因，有针对性地临时增加检查内容。突击检查内容既可作为常规检查内容的补充，也可进行单项检查。

4.2 内控检查的形式包括现场检查和非现场检查：

（1）现场检查是根据内控检查或业务管理的要求，到被检查机构进行实地开展现场检查的方式；非现场检查是指要求被检查机构报送各种资料报告或运用本行系统等进行非实地的检查。

（2）总行各条线管理部门每年应对分行的现场和非现场检查比例不少于截至上一年底分行总数的30%，每三年要对所有分行的检查面达到100%覆盖。如遇特殊情况无法满足的，总行各条线管理部门也可根据内控管理需要，在年初确定本年度检查方式及检查比例要求，向内控检查统筹部门报备。

（3）总行各条线部门每年应对部门自身业务情况开展一次评估。

5 内部检查程序

5.1 现场检查。

5.1.1 现场检查准备。

5.1.1.1 内控检查统筹部门在季度内控检查工作组会议上公布当期现场检查日期及分行。各条线参与现场检查部门应尽量统一时间，避免对分行正常工作造成较大影响。

5.1.1.2 在检查实施前，总行各条线管理部门应根据年初制定的内控检查计划，确定是否参加当期的现场检查。需要参加的总行条线管理部门应明确检查对象、检查目的和范围、检查内容和重点、检查依据、检查方式、方法、检查期限、检查要求和注意事项等，并按时向总行内控检查统筹部门汇报。

5.1.1.3 总行各条线管理部门自行确定参与现场检查人员，并于现场检查前一周将检查人员名单提交内控检查统筹部门。除来自本部门员工以外，也可邀请其他分行同条线员工参加。分行被邀请人员比例应不超过检查组总人数的50%，且原则上应符合如下要求：

（1）本行A级或以上员工；

（2）具有2年以上本行相关条线的工作经验；

（3）熟悉了解并掌握本条线内各项业务的具体操作和管理要求，具有较强的风险意识及控制能力。

5.1.1.4 内控检查统筹部门汇总总行各业务部门参加检查部门人员及检查内容，由营运总监于检查日的前三个工作日内正式发送检查通知邮件，邮件内容应包括检查日期、参与部门及人员、检查内容、需分行协助提供场地等事项。

5.1.2 现场检查实施。

（1）现场检查人员抵达现场后，开展检查工作前应召开进场会，就本次检查具体安排事项与被检查机构充分沟通，向被查单位说明检查实施过程中需要被查单位协助配合的要求和有关事项。

（2）根据检查要求需调阅被检查机构的资料凭证，应与被检查机构完成资料交接签收手续；

（3）现场检查人员按照各条线部门的检查内容，合理安排检查人员及方法，完整、有序地开展现场检查阶段工作。检查的方式包括但不限于下述几项：

a. 调阅实物：即对包括各类留存档案资料、合同协议、登记簿、工作记录等进行审阅。

b. 盘点核对：即在被检查分支行有关人员陪同下，亲自盘点被检查机构的重要物品。

c. 实地观察：即对被检查机构的现场操作情况进行实地察看。

d. 员工访谈：即与被检查机构本条线员工进行交谈、听取其工作中的意见和建议。

e. 抽查录像：即调阅被检查机构近三个月内的监控录像资料，对重要环节进行抽查。

f. 现场指导：即对被检查机构检查中发现薄弱的方面开展现场培训及辅导。

检查中如需调阅档案，检查人员应履行调阅手续。检查结束后应将档案完整地交还被检查机构，并做好相关登记。

（4）现场检查阶段结束后，现场检查人员应召开退场会就检查中的发现与被检查机构进行现场的反馈沟通，同时听取被检查机构的意见或建议。

5.1.3 现场检查报告。

5.1.3.1 现场检查结束后10个工作日内，总行各业务条线部门以检查工作底稿为依据，汇总检查中发现的问题，撰写内控检查报告。检查报告包括：被检查机构的名称、检查的基本情况、检查发现的问题、整改建议及要求等。报告完成后抄送给总行内控检查统筹部门。

5.1.3.2 内控检查统筹部门负责汇总各条线管理部门的检查报告，统一报送营运总监审阅。

5.1.3.3 营运总监批准后将总行各条线部门的内控管理检查报告发送至被检查机构，要求被检查机构对检查中发现的问题进行限期整改。

5.1.4 现场检查的整改及复查

5.1.4.1 被检查机构应根据内控管理检查报告，对存在的问题落实整改措施，并在收到检查报告后10个工作日内，由被检查机构负责人（总行条线部门为部门主管，分支行有权人为管辖分行的各条线主管副行长或以上级别领导）以邮件形式，把整改报告及相关整改的证明材料提交给总行相关条线管理部门。

5.1.4.2 整改报告中需要对问题发生的原因及相关预防措施进行说明。一般整改应尽快在3个月内完成，若由于特别因素未能依照上述期限完成整改，必须详细列明原因、预计完成日期及整改情况。

5.1.4.3 总行各条线管理部门积极跟进落实被检查机构的整改情况，被检查机构的整改情况回复需要向总行内控管理职能部门报备。

5.1.4.4 每季度内控检查统筹部门会根据被检查机构的整改情况进行汇总梳理，并对内控检查发现问题的整改情况进行抽查。

5.2 非现场检查。

5.2.1 由总行各条线部门自行组织，通过远程调阅监控录像、业务资料扫描传真、查看各类报告报表等方式对被检查机构开展非现场检查，非现场检查应包括对被检查机构开展的各项自查工作进行抽查，主要是检查被检查机构各类自查工作的开展情况及问题整改的跟进情况等，检查比例不少于10%。

5.2.2 开展非现场检查工作前，应与被检查机构做好充分的沟通，明确检查内容。

5.2.3 非现场检查工作开展中，应与被检查机构保持良好的沟通，及时向被检查机构反馈检查中的问题或建议。

5.2.4 总行各条线部门应定期向内控检查统筹部门提交非现场检查报告。相关整改及复查情况跟进要求同现场检查要求。

5.3 突击检查。

总行各业务部门必须定期和不定期对被检查机构开展和组织被检查机构开展突击检查，并必须将检查的要求加入各自部门的检查要求中。突击检查工作事先无需通知检查机构，检查工作实施及检查报告要求请参照现场检查规定执行。

6 内控检查工作会议

内控管理检查统筹部门每季度统筹召开内控管理检查工作会议，汇报当季最新检查情况，包括现场检查及非现场检查，同时向总行管理层汇报内控检查工作的进度。

7 检查问责及跟进措施

7.1 检查发现问责。

对于内控管理检查中发现的问题，总行条线管理部门应根据情节轻重分别对被检查机构进行责任认定及后续处理。

7.1.1 对于检查中发现的性质严重、风险程度高的问题，应依据内/外部法律法规、规程指引，向总行合规部申请对问题分行采取合规问责。涉及合规问责内容具体请参见我行《合规问责制度》。

合规问责范围应包括但不限于下述情况：

（1）被检查机构在历次内控检查中重复发生，而未做有效整改的；

（2）存在重大案件风险隐患，或可能给我行带来各类经济上、声誉上损失或处罚的；

（3） 年内总行已全行通报提示或组织自查后，被检查机构未引起重视又被检查发现的；

（4）其他总行管理层认定为严重的。

7.1.2 总行条线管理部门应将内控检查结果，纳入对被检查分行的业务考核评分中。

7.2 跟进措施。

7.2.1 总行条线管理部门应针对本期检查中发现的差错问题，总结防范措施，同时结合分行工作中的先进经验，定期或不定期地以经验介绍、案例警示、组织自查等形式，及时与全行分享，以达到统一规范全行操作的目的。

7.2.2 总行条线管理部门对内控检查中发现我行操作规程存在漏洞或不足的，应及时向操作规程负责部门提出整改要求。

7.2.3 总行内控检查统筹部门应牵头监督落实总行各条线及各分行整改情况。

7.2.4 不能按时完成整改的被检查机构也会进行相应的扣分处理。

7.3 年度内控管理检查总结。

每年年末，总行各条线管理部门应撰写本年度内控管理检查总结报告，并提交总行内控检查统筹部门。总行内控管理职能部门应汇总全年参与检查的各条线管理部门年度内控管理检查总结报告，并撰写全行内控管理检查总报告，提交营运总监审阅，由营运总监向总行管理层汇报。

8 内控检查其他注意事项

8.1 行程安排与报销。

由总行内控管理职能部门负责统筹制定现场检查计划检查行程，各总行参与部门可根据本部门情况，自行订购往返交通工具及住宿地点。被检查分行除协助预订酒店外，其余均由总行检查人员进行自理。

所有检查人员的差旅报销费用由各检查部门自行承担，有关个人差旅报销的标准等内容请参照本行《员工差旅管理办法》。

8.2 检查纪律。

（1）参与 现场检查的人员应遵守组织纪律、严于律己，并服从组织上的各项检查工作安排。检查期间检查人员需携带三证[介绍信（如需）、工作证和身份证]；

（2）检查人员在分行现场检查期间，应尽可能获取分行对检查工作的积极配合，同时应注意避免因开展检查工作而影响分行日常工作；

（3）检查人员不应私自向分行要求提供餐饮或车辆接送服务；

（4）检查期间，所有检查人员均应遵守我行基本工作纪律，注意上下班时间和个人着装（具体要求可参考本行《员工手册》）；

（5）对于检查人员违反相关纪律要求的，一经发现，应视情节严重程度，给予相应的批评教育和处分。

8.3 档案管理。

8.3.1 总行内控管理职能部门与各业务部门应妥善保管好各类内控检查档案资料，包括但不限于检查报告、检查工作底稿、检查发现问题清单及整改证明材料等。

8.3.2 内控检查工作的档案资料保管及年限要求请参照《档案管理办法》制度执行。

9 附 则

本管理办法由总行支付结算管理部负责制定。

本管理办法由总行支付结算管理部负责解释及更新。

本管理办法自发布之日起执行。