基于时间管理矩阵的抽样调查过程分析

2016-03-13陈阳

现代商贸工业 2016年3期

陈阳

(沈阳工程学院文法学院，辽宁沈阳 110136)

抽样调查在执行过程中，必然受到项目三角形——时间、资金、人力三因素的影响。从项目管理角度来看，所有抽样调查也都必然经历界定与计划、执行和总结三个阶段。也即，抽样调查在执行过程中需要对其资源进行计划、组织、协调和控制。其宗旨是利用有限资源，在一定条件和时间限制内实现预定调查目标。而从调查成本和调查效率来看，在保证抽样调查质量和调查时间的前提下，尽可能地少用资源，有利于调查成本的降低；而在调查质量不降低，所用资源不变的情况下，缩短项目运营周期，则既有利于节约成本，又有利于提高效率。因此，如何在保证抽样调查质量不降低的同时，尽可能缩短调查周期，提高调查效率和降低调查成本，是所有抽样调查执行者竭力追求的目标。要达到这个目标就必须对抽样调查中的各项任务和环节根据轻重缓急，安排执行顺序，以求做到统筹安排各项工作，进而达到节约时间、提高效率的目的。这便需要在抽样调查中引入时间管理的内容。

1 时间管理和时间管理优先矩阵

根据维基百科的解释：“时间管理(Time Management)是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标”。从此概念可看出：时间管理的重点并不是做事，而是更有效的运用时间。从本质上看时间管理就是提高时间利用率和有效性而进行的一系列活动，包括对时间进行有效的计划和分配，以保证重要工作的顺利完成。管理好项目运营的时间，对于项目高效、顺利地实施至关重要。

时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)是一种新一代的时间管理理论，它是把事件按时间上的紧迫性和重要性分成四类——既重要又紧急的、重要但不紧急的、紧急但不重要的、即不重要也不紧急的，并建立以这两个维度为横向和横向坐标，形成如表1所示例的时间管理的矩阵图。

表1 时间管理优先矩阵展示

通常，即重要又紧急的事情指那些“箭在弦上，不得不发”的事情。在时间管理中，这类事占据至关重要的位置，需提前处理。比如说，对于消防队员的工作来说，“救火”就是处理既重要又紧急的事。但是救火在消防队员的工作时间中，所占的比例可能不到7%，剩下的时间是花在预防与救灾等“重要但没有燃眉之急”的事情上，若是这部分做得好，就可以降低火灾发生的几率。同样，在抽样调查的过程中，处于第一象限中的事情往往都是必须执行而且时间紧迫，如果处理不好的话很可能会使整个调查过程都处于“高压”状态。

所以，在处理抽样调查执行各项事物时候，应当有的放矢的统筹规划合理地将项目任务分配在四个象限中。如第一象限中任务过于密集，抽样调查在执行过程中将始终处于紧绷状态。类似，如第三象限中集中了过多事情，那抽样调查的执行将可能变得拖拉繁琐，将精力浪费在一些“小事”上，导致误工现象的出现。因此，在抽样调查中，只有合理地将四个象限中的事情安排妥当，才能使项目在执行中有条不紊地进行。

在项目管理过程中，通过时间管理优先矩阵可以把抽样调查过程中的所有工作，按照紧迫程度和重要性进行排序，这样既可用于制定计划，跟有助于统筹安排抽样调查中的所有工作，从而提高工作效率。

2 时间管理矩阵对抽样调查过程的规划

一般认为，在项目执行过程四个象限的任务安排是与时间管理有关系的——用最少的时间获得最佳的效率。项目在计划期间应当尽量加大第二象限的事情，减少其他三个象限的事，就好像经典的80/20法则所说的那样——用20%的努力换来80%的成果，真正地做到四两拨千斤，力气用在刀刃上。

在抽样调查的过程中，这四个象限的事情也同时存在。例如：调查方案的设计，抽样框的设计这些无疑都属于第一象限的事情，是决定抽样调查执行成败的关键，属于第一象限的事情，需要提前认真处理。但是像“防止调查员在抽样过程中出现嗓音问题，为其准备润喉糖及饮用水”一类事情便属于第四象限的事情，虽不迫在眉睫却需管理者记在心上(见表2)。