浅谈酒店日审、夜审工作流程优化

刘辰 首都经济贸易大学

浅谈酒店日审、夜审工作流程优化

刘辰 首都经济贸易大学

酒店的营业收入每天都要经过日审与夜审。夜审是在夜间规定的时间将上一天所有的客人费用归入账中，并整理一天的账单与报表。日审则是将夜审的报表再审核一遍，并且将相关报表报送领导，相关的事务比较繁杂。本文从实际出发，探讨存在于酒店日审、夜审工作流程中可以优化的方面，希望能对提升酒店的运营管理水平起到积极的作用。

酒店审计 稽核 日审 夜审 优化

酒店内部日常经营审计是酒店管理的重要组成部分，酒店稽核部隶属于财务部，酒店稽核是会计基础工作，分为日审和夜审两种，其中夜审是酒店当天收入正确与否的最后一道把关者，也是财务数据的第一个审核者，涉及酒店一线部门的原始凭证审核，会计只有处理真实的原始凭证，才能得出准确的会计信息。酒店稽核这份工作责任重大，但是非常繁琐，并且容易得罪人，表现在稽核员不仅要核对酒水、海鲜、商品等的销售情况，还要统计每个销售员的考核销售收入，甚至审计收银员的工作差错以及信用收款情况等等。

酒店稽核部的员工要对业务全流程负责，譬如客人某日入住酒店，千里马酒店管理系统会产生预约单、前台登记记录、收取押金记录。如果该客人享有内部优惠价或是来自与酒店签订优惠协议的单位，系统内会有销售部门经理审批签字单，同时还需稽核部门员工查看是否有足够的折扣权限。如果住店，客人在酒店内部用餐会有菜单（前台）、厨房单（餐饮部）、若消费酒水会有酒水出库记录（总仓）以及前台挂账、结账记录。客人若使用酒店客房内产品也会产生客房消费记录（后台），客人最后离店结账的时候，也会有消费确认单（前台）。以上这些数据都是环环相扣，不能出错的。酒店稽核部的人就是负责检查前一天各个部门的人有没有出错。所以说酒店稽核人员若了解一线部门，特别是前厅部、餐饮部、客房部的运作流程，将有利于酒店对日审、夜审岗位的工作流程进行优化。

酒店企业是24小时运营单位，国内中高星级酒店主要采用一线部门员工轮班制度来维系酒店的日常运营，于是酒店财务部门的稽核岗就会配合一线部门分为日审和夜审两个班次，从而做到“机休人不休”，稽核工作与一线生产同步衔接。举例说明：酒店餐饮部员工分为A、B两个班次。A班由早上6点到下午3点，需要稽核人员审查早餐厅以及午间自助餐厅营业报表。B班由下午3点上到夜里11点，稽核人员将会重点审核晚餐以及咖餐厅营业报表。酒店前厅部一般为四班倒或三班倒。实行“四班倒”的酒店前厅部门的员工分为四个班组。譬如六月一号A班员工上早班，从早八点上到晚八点，然后回家休息24小时，六月一号当晚由B组员工接班，从晚八点上到次日（二号）早上8点，C组员工接B组早上8点的班，从二日早八点上到二日晚上八点，之后又是A组的员工接C组的白班，这回上夜班，要从二日晚八点上到次日（三号）早晨八点，D组员工早上8点准时接A组员工，下夜班的A组员工休息48小时之后将于六月5日早8点接下夜班的D组员工，“白夜休休”，以此类推，稽核部门的日审、夜审工作亦与前厅部的排班紧密同步进行。正是由于酒店24小时持续运营的特殊性，即一年365天酒店的营业收入每天都要经过日审与夜审，也可以说是引进国外酒店管理方法之后产生了酒店日审、夜审的特有岗位。

酒店日间稽核（日审）与夜间稽核（夜审）岗位的主要职责：酒店夜审需要在夜间规定的时间内，通常在凌晨一点左右将前一天所有的客人费用过入账中，并整理一天的账单与报表，特别要注意检查收银员是否有少记，如有，应及时予以补记。利用凌晨1点到2点，几乎没有客人办理入住及退房的空档使用酒店千里马管理系统进行夜审的过账并自动生成报表，整个过程通常控制在二十分钟以内（数据来源于拥有200间客房的中型酒店）。日审则需将夜审的报表再审核一遍，并且将报表报送酒店相关领导。因为除驻店经理外，酒店总监级以上领导只在白天处理饭店经营事务，这也决定了日审比夜审增加了向酒店管理层输出、汇报工作的职责。一般来说稽核部负责夜审的员工上班时间与酒店前厅部门上夜班的员工的作息同步，或者就是由总台的员工代做。至于一个酒店是否取消夜审只保留日审还是保留夜审，还是要由前厅部门员工代做，取决于酒店的轮班制度与管理规定。诚然，如果酒店企业选择由前厅部员工代做夜审工作，肯定有出于降低人力资源成本的考虑，且前厅部员工对酒店一线岗位的业务流程较稽核部员工更加熟悉，又因为必须要在夜间完成的只是简单的系统稽核，故人员精简与岗位优化对提升酒店管理工作效率有一定的意义。由前厅部员工代做夜审工作的饭店稽核部日审员工需要注意，因夜审之后酒店当天营业报表就会生成，为了防止当天账务有错误，第二天才发现调整可能会影响当天营业报表的准确性，需要在上班后优先检查营业报表，诸如餐厅平均消费、平均房价等主要营业指标有没有异常变动，如果有错误的话，要迅速查出原因并补救。很显然，在不设夜审岗位的饭店对日审员工的业务技能要求提高了。

不容否认酒店稽核工作无论是日审还是夜审都非常重要，酒店管理者应重视稽核岗与酒店一线部门的互相配合与监督防范，做到具体问题具体分析，分别优化酒店日审及夜审的工作流程，从而全面提升酒店管理工作。

酒店开展日审工作需要关注以下十个子方面：1、每日根据酒店各一线部门的营业收入日报表以及各种结算单据作进一步审核汇总并修改入账，保证每日收入的真实性、准确性；2、根据酒店各部门收入日报表汇总编制收入试算平衡表，检查每项收入的划分是否正确，检查是否存在没有入账的收入；3、审核杂项调整单及贷方调整单，对于杂项调整单要审核所入账户是否正确，对于贷方调整单应首先检查有无部门经理或总经理的签字批准；4、通过酒店客房部日报表检查酒店的客房出租率，各项关键指标应没有大的偏差，如发现问题应及时调整；5、用电脑编制饭店营业收入日报表，该报表包括酒店餐厅营业收入、客房收入、平均房价、餐厅用餐人数和平均消费等详实的数据，表内还要提供各营业部门的预算比，同期比及月累计、年累计完成情况的数据，报送饭店驻店经理及以上领导审阅后发至各营业部门及公司有关领导；6、认真核对每日总出纳做出的现金收入汇总表，并按会计制度和科目的规定编制记账凭证，对营业收入做到日清月结；7、协助其他营业部门完成相关的查账工作，包括但不限于审核外币兑换的所有单据、审核宴会部门预定单的执行情况，逢月末做出宴会销售统计表，还要留意审核内部员工用餐超限签单，做好成本控制方面的工作；8、每月月末作出各营业部门的收入分析；9、每月月末核对应收、应付有关科目的发生额；10、保管好经办的各种历史资料及会计原始凭证。

酒店开展夜审工作也需关注下述十个子方面：1、仔细查看酒店前台及餐厅的部门收银员缴款凭证，一名合格的夜审人员有必要了解当日班前日审工作有关交接班事宜、检查电脑和打印机是否正常、此外还要将各部门的缴款凭证分门别类放到审箱中待审；2、打印出“今日入住客人报告”，重点审核该日入住的房间的房价与开房单上的价格是否一致，折扣房手续是否完整等等，如发现问题，应立即通知前厅部门经理协调接待员进行调整，并将情况写入夜审报告，交次日的日审处理；3、打印出今日非平账离店报表，审核非平账离店的原因，确认相关责任人，将接待员私自平账的风险降到最低；4、打印出今日调整账目表，审核调整账目的原因，大多数酒店调整账目单需要部门经理及以上层级的负责人签字方为有效；5、查询各收费点转账是否正确，譬如餐饮部门、商务中心的挂账数额是否正确，是否转错房间，客人签名，是否对应酒店前台登记系统，因为是未结账部分，有必要再在系统中提醒收银员在结账时留意；6、打印出今日离店客人报告，该报告中将能显示今天离店房间数、客人数以及相应的金额；7、做好当日夜审审计资料相关的维护、备份工作；8、夜审数据统计工作相关，打印出总班结账表完，成预审报告、自动过账、终审；9、准确出具夜审报表，包括但不限于营业日报表、今日非平账离店报表、夜间审计报告表；10、各项工作完成后，将资料进行整理分类，将夜审过程中发生的重点事件记录下来，对于需要日审协助处理的，要特别加以注明，交到日审办公室，或由总台夜班操作员代交。这样将会方便日审操作员上班后，处理夜间一点问题。

如前所述，酒店对稽核工作流程优化应遵循“源于一线，服务于一线，为一线把关”的原则，具体体现在：酒店实施夜审是对当天产生的所有账单进行逐一核对并形成日报或是各部门的分类报表。因为是对前一天的营业进行梳理，所以夜审工作应当在0点以后开展，以更好地配合前台部门操作。酒店的规模越大夜审工作量相应的也更加庞大。酒店管理软件的系统，在夜审时分为自动夜审和手动夜审两种。其中自动夜审比较简单，由系统自动完成夜审并形成报表。因全自动模式有它的缺陷，所以需适当地辅以手动夜审，即操作人员按照系统提示，进行逐步核对。手动夜审进行人为核对账单的过程中，尤其要注意每间房的房价是否正确、注意检查第二天需要退房的房间在凌晨零点之后是否能正确显示为预退房等等。因为航班延误，致使入住晚于零点的客人不多，通常来说凌晨两点左右是非常适合做夜审工作的，一定要抓紧时间，因为凌晨四点起，就有一些赶早的客人陆续退房离店。为了减轻服务人员的工作量，以及提升酒店管理效率，目前主流的酒店管理软件在每天夜审之后会自动把住客房变成脏房，目的是为了更好的统计酒店一共有多少房间需要打扫，以及如何更优地安排楼层客房服务员排班工作。

对于夜审中的一些涉及付现的问题也可以从会计的角度来寻求解决方案。例如住店客人有时在进行诸如购书、打印等个别消费时，使用现金付款，没有在退房时一起结算，酒店管理者一般把这种常见问题成为付现问题。酒店管理软件对这类问题有两种解决方法，一种是设置通过“非在住店客人”账务中收起付现的费用，该方案的弊端是不能将客人的消费提前在当天的总账中，第二种解决方案则是对付现的费用采取收取押金的方法操作，即总台操作员将客人的这笔付现通过录入押金来实现录单，这样因为客人的消费品能录入到对应该客人的账单中，在完成付现问题的同时，亦能够在客人总账单中体现。

在有逾百年悠久历史的酒店管理行业中，无论个体酒店结合其自身环境对日审和夜审业务流程做怎样的优化，对稽核部门日审、夜审人员的业务技能的培养提高都是重中之重。经验丰富的酒店稽核岗人员必须重视下列四项基本操作原则：1、单据传递，必须明确夜间单据传递的流程以及代收人员登记；2、审核流程，因为正如前面所说取消夜审给日审工作带来的不便主要表现在把日审工作变得滞后，所以要根据工作内容的重要性分先后予以解决，重点关注房价的审核，以免导致的严重后果滞后才被发现；3、应该做到当天的账单当天审核完毕；4、审核的方法可以分为粗审与细审，有酒店管理经验的审核员，在粗审时习惯重点关注有无缺单、发票信息、信用卡结账、送批单据等等。对于是否取消夜审环节或是由总台员工代理操作夜审业务应该具体问题具体分析，其初衷是提升酒店的综合管理效率，总之，酒店日审、夜审环节工作流程的优化离不开饭店财务部、稽核部与前台、客房、餐饮、销售等一线部门之间的相互了解与通力配合。鉴于当前我国酒店管理行业人员流动较高的现状，从长计议，酒店企业应从制度层面优化稽核流程，从管理层面堵住可能存在的漏洞，若能制定规范、详尽工作流程并选派素质较高的稽核人员执行效果更佳。