高校档案社会化服务研究探讨

作者简介：刘晓瑛（1979.03-），女，汉族，陕西华阴人，档案馆员，硕士，研究方向：高校档案管理。

摘要：高校档案社会化服务作为当前学术界研究的热点问题，理论研究成果日益增多，各高校也纷纷开展了档案服务社会的实践活动，本文以某高校为例，指出了当前高校档案社会服务中存在的问题，提出了拓展高校档案社会化服务的路径，以便更能好的为社会服务。

关键词：高校；档案；社会化服务

1、高校档案社会化服务现状及问题

近年来，某高校积极改善档案库房条件，进一步完善档案工作机制，档案工作取得了一定的成绩，随着国家档案信息战略的实施，对信息资源共享的需求更加强烈，而目前档案工作不能与高速发展的信息社会相适应，还存着这一定的问题：

1.1档案服务内容贫乏，馆藏结构单一

笔者对某高校的档案利用情况进行了统计，调查发现，自2005—2014年这十年间，高校利用频率最高的是教学类档案、基建类档案及财会类行政类档案，利用频率最低的是科研类、出版类及声像社会类档案，自2011年来就未被使用过。该高校的档案收藏以党群、行政、基建、会计、教学科研类等档案为主，具有特色和重大参考价值的档案较少，有很多应入馆的档案也没有及时接收进馆。

1.2创新思维不够，主动服务意识淡薄

该高校的档案管理人员年龄结构上偏大，思想滞后，遵循着传统的利用者需要就会来查询档案的工作方式，缺乏主动服务的意识，满足于“你来我给”的现场服务形式，认为档案向外宣传工作的开展是不必要的，思想转变较为迟缓，对档案社会化服务的重要性认识不足，没有将档案管理工作真正融入到高校发展之中，没有有效的结合高校实际，服务公众，缺乏和其他部门沟通协调合作的意识。

1.3服务方式滞后

高校档案社会化服务的途径不多，以学历鉴定和档案证明服务为主，利用者多采取亲自登门或者电话查询的方式来查询档案，档案仍以纸质档案为主，利用者需要从推积如山的档案材料中找到自己需要的，然后复制自己所需要的原始档案材料，经档案馆加盖公章。利用网络、传真等方式的使用者数量极少，更不用说开展在线咨询和上门服务的了。

2、高校档案服务社会化的途径

2.1强化社会服务意识

一提到档案，大家都会想到“机密”，档案总是被赋予神秘的色彩，生活中大部分人都觉得自己和档案并不相关，社会大众不知道档案的职能，为此高校档案要树立良好的服务理念，举办“档案日”宣传周活动，介绍档案业务管理办法；举办校史知识竞赛，校史馆展出照片和实物，通过竞赛普及校情校史知识，学生们在亲身参与的过程中了解到了档案知识，使师生感受到浓郁的校园文化氛围，凝聚学生思想和力量，使学生了解学校的历史和学校未来的发展规划，激发学生为学校发展目标贡献力量的热情，进而形成积极进取的合力，宣传档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值，展示档案“记录学校历史、服务中心工作”的重要作用，提升全校师生员工的档案意识。档案中蕴含有巨大的信息量以及广阔的需求市场，档案管理人员要根据高校的发展规划，制定工作方案，深入了解广大师生和社会公众对档案的要求，立足本职，爱岗敬业，注重业务能力，不断提高自身素质和办公自动化水平，针对不同工种的档案需求采取不同的服务，取代传统的被动服务形式，努力提供优质、高效、热情、人文的服务。高校档案工作是高校工作的重要组成部分，高校要落实人员、落实责任，切实加强对档案工作的组织领导，把高校档案工作纳入学校发展规划和计划，建立档案汇报制度，加强档案部门与其他部门的沟通联系，规范档案管理措施。

2.2完善社会化服务制度

高校要重视档案工作，不断投入经费用于档案室的建设和发展，设立党群、行政、教学、科研、外事、财会等十大类库藏档案，在做好传统领域档案资源建设的同时，加大对事物档案、科研档案工作的指导力度，扩大档案收集范围，做到应归、尽归。以建设数字化档案馆为目标，加强电子档案等新型载体档案收集力度，加快档案信息化步伐，克服等靠要的思想，解放思想，关注社会现实，完善档案管理体制机制，加强与高校档案密切相关的档案制度建设，加强档案资源保护，落实档案资源保护措施，推进数字档案馆和远程共享平台建设，逐步建成异地查档、跨馆服务利用平台，为提升档案利用服务水平预留创新和发展空间，为学校的各项管理工作和教学、科研提供大量有价值的信息，加强档案管理工作，不断地建立和完善各项管理制度。加大档案开发利用力度，充分发挥档案在推动高校发展中的积极作用，利用馆藏优势，发挥档案记录历史、传承文明的作用，使档案服务走向多元化的发展空间。除了日常的接待利用外，还可以通过其他方面加强服务体现价值，比如说：档案展览、编辑出版档案文献汇编或档案参考资料、开展媒体合作，档案馆通过展板展示、传单发放和网上宣传相结合的方式，开展学生档案知识宣传日活动，对学生档案的主要内容、重要作用、规范填写、托管转递等知识进行宣传，普及学生档案知识，增强师生档案意识，帮助更多师生了解档案、重视档案，关注档案，参与档案，切实发挥档案“记录历史，服务师生”的重要作用。整合档案资源，加强对馆藏档案资源系统整理、深度开发，通过推出电子读物、图书、档案文献等成果，编辑出版与高校历史相关的研究成果，为群众提供丰富多彩的档案产品。档案馆工作人员要积极生动地为师生讲解档案与每个人的关系，耐心解答同学们提出的相关问题，针对大家普遍关心的档案填写、转递和托管等问题，给予专业性的意见和建议。

2.3探索档案开放和利用方式

档案开放对档案馆的业务工作提出了许多新的要求，从而对档案收集、鉴定、保管、检索、数字化及上网工程的实施等产生了全面地推动作用，以至于扩展了开放档案利用服务的方式，除了提供纸质档案阅览的传统方式之外，档案馆要开辟更多的途径让公民接触档案，制定并实施档案管理系统与数字化校园的衔接方案，积极探索信息社会新型档案载体归档办法，创新机制，多途并举，抓好存量和增量档案数字化，积极稳妥推进数字化档案馆、室建设；广泛发动，加强档案科研投入和实践，切实实现科技兴档。深化档案法制宣传教育。树立声誉管理理念，打造档案工作亮点线，扎实推进档案信息化建设；伴随档案信息输入、查找的全面数字化、网络化管理，档案室还计划实施各类目录信息、编研信息、照片档案和具有重要价值的纸质档案材料的数字化，不断提高档案信息管理、开发和利用水平，拓展档案工作社会化领域；积极主动，打造档案工作新亮点，努力将档案馆建设成为学校各类档案资料保管、开发利用的中心，档案信息服务中心，学校对外宣传的重要窗口，成为爱国主义、爱校教育的重要基地，不断提升服务水平和质量，最大限度地满足广大师生及社会利用的各种需求。网站和数字档案馆成为档案开放的又一窗口在网站上办展览、开放档案目录，建立各种专题数据库，开通了部分开放档案的全文检索和阅览服务，接受网上提交的查档预约单等。这些颇具特色的开放方式使人们足不出户，通过互联网就能查到自己所需的档案信息。

3、结语

档案工作是高校的一项重要工作，是高校建设和发展的重要组成部分，高校要根据社会的要求，深化和加强高校档案工作改革与规范化管理，提高档案工作服务于高等教育与社会发展的能力和水平。（作者单位：西安文理学院综合档案室）

参考文献：

[1]庄黎丽.高校档案社会化服务研究[D].华东理工大学，2012.

[2]梁守英.关于完善高校档案社会化服务制度问题的思考[J].钦州学院学报，2011，01：75-78.

[3]陈玲.高校档案社会化服务研究[J].常州信息职业技术学院学报，2015，04：10-12.