浅谈企业档案标准化及信息化管理

王蕾

摘 要：档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。可以说档案工作是既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间，是一项充满旺盛生命力的事业。

关键词：浅谈；企业档案；标准化；信息化；管理

在企业管理工作中档案是一项重要的基础工作，最近几年来我们通过认真做好文件材料的收集，提高档案人员的业务素质，强化档案工作的服务意识，整体提高了我们的档案管理水平，做好了企业管理工作中这一重要的基础工作，充分发挥出了档案信息资源的内在价值。

处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上发生深刻的变革，企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上也会随之发生变化，我们应在企业档案工作传统经验的基础上，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。

企业档案管理包含两方面的含义：一是宏观管理，国家档案行政管理部门对企业档案工作宏观管理。二是微观管理，是企业自身内部的档案工作的管理，这里说的是企业档案工作的微观管理。

企业档案微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待，以能满足企业自我需要为限，以法人为单位实行集中统一管理。

企业档案微观管理的核心是集中统一管理。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理方式。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人单位独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，这有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。

微观企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。大型企业集团，由于规模大、组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。

为使企业档案管理模式与企业需求相适应，企业的档案管理工作要转变观念、与时俱进，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，企业尤其是中小企业从经济效益角度考虑，档案人员大部分为兼职，流动性大，加之企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。使企业档案工作陷入了两难的境地，因此要实行集中统一管理的做法。

档案管理观念应与企业竞争需要相适应。企业档案工作要为提高企业核心竞争力服务，应树立“大档案”观，一方面要加强对产品成本、质量认证、环保认证、知识产权等档案的收集，减少一般档案的数量，另一方面要加强技术标准、市场等资料的收集，企业档案工作要贴近实际，面向企业竞争的需要。

档案管理手段要与企业信息化进程相适应。目前，企业档案管理中手工管理、计算机辅助管理、网络管理同时并存，要加快信息化管理的步伐，带动工业化，但不能盲目。

做好档案管理工作，其根本就是做好档案的报务工作，这是档案管理工作的出发点和落脚点。通过对档案的查找和利用，可以清楚地看到企业历史发展的足迹，看到各个时期取得的荣誉和成绩，同时也可以发现不足，总结经验，更好地工作，公司上市后，对档案管理工作又多了一些新的体会，特别是最近开展的再融资工作，更觉出了档案工作的重要性。从资料中不难看出，这其中凝聚了大家辛勤的汗水，它是历任档案管理人员劳动智慧和经验的结晶，它就像一张医院里拍摄的x光片一样，通过它把人的整个脏腑看得清清楚楚，它利在千秋、功在千秋。

资料的健全，真实的再现企业发展过程，是对历史经验的总结。从现实出发，从企业的长远利益出发，都要求各级管理人员，需站在一定的高度统一认识，我们的企业要把档案管理工作的成果视为无形资产，这对企业生存与发展将具有深远的意义。

从党政机关到企事业单位，单纯从档案管理工作的角度来看，短期内，看不出档案管理工作有多大的重要性，但是，随着时间的推移，大到国家小到一个单位或是一个家庭，只要时间一长，如果没有记录的资料，那么，再重要的事情也不一定记得住，俗话说：好记性不如烂笔头，讲的就是这个道理。

档案信息是档案的有机组成部分，随着信息传播的加快，信息安全工作日益提上日程。主要体现在两个方面：

一是电子信息。电子档案是档案工作信息化发展的必然趋势，与纸质档案相比，它具有易修改性、易删除性、易复制性、易损坏性、电子档案对保管和使用条件要求较高，确保电子档案实体安全主要是避免人为破坏及条件损失。电子信息安全主要是确保电子档案的长期有效性和完整性。由于电子档案的读取与相关元数据。背景信息等紧密相连，在保证电子档案实体的各项防护措施符合相关保管要求的前提下，还要将电子档案的元数据、背景信息等相关要件一起保存，曾经有一些单位由于没有及时实现数据安全、有效、完整地迁移，也没有保存产生这些电子档案的元数据、背景信息的文件材料，导致当时形成的电子档案到如今打不开，读不了，这个教训是深刻的。同时，网络基础环境下的电子信息安全还建立在计算机网络安全基础上的，因此要做好对系统外部非法用户和不安全数据侵犯的防护。

二是开放档案的信息安全。《政府信息公开条例》明确了依法公开政府信息是各级行政机关的一项重要职责和基本义务。随着《政府信息公开条例》的广泛实施，保存在机关档案室和档案馆的档案信息正在由内向型管理向开放型管理转变，档案开放的利用将呈现出更加多元化的发展趋势，也对档案利用的安全提出了更高的要求，如何准确把握档案信息应向社会开放，哪里暂不宜开放是当务之急。

从事档案工作多年来，最深刻的体会是开发利用档案是工作的生命所在。开发利用档案信息是档案工作的根本上的，也是档案工作中最具活力的一项重要工作。特别是社会主义市场经济的今天，开发利用档案更显得十分必要。

围绕经济建设，努力扩好档案信息的开发利用，做到以下几点：

1.把主要精力转到开发利用上，搞好档案信息的开发利用，首要的是要解决观念问题，从实际需要出发，而不是从本本出发，管理模式工、管理方法要为利用和解决发展服务。

2.适应解决发展需求，积极主动地提供服务。搞好信息开发利用工作，使之充满生机活力。档案材料一般都是“过去式”，表面上看带有“滞后性”，但历史的经验值得借鉴，只要及时提供并科学加工，就会起到超前服务的作用。

3.加强市场、网络建设，形成全方位服务体系。档案作为一种信息资源，也必须要走向市场，实现信息共享。

4.实行现代化管理与开发，不断提高服务水平。目前，地方档案部门和有条件的职能部门应积极着手现代化的设备，应用多媒体技术，光盘、微缩、计算机网络技术，改善档案信息开发利用条件，更好地发展信息时代的档案事业，为经济建设服务。

5.培养高素质的档案专业队伍，增强全社会档案意识。搞好档案信息的开发利用，一靠档案专业队伍素质的提高，二靠全社会档案意识的增强。在思想素质方面要解放思想转变观念，摒弃过去那种“重保管，轻利用”、“重整理，轻交流”的狭隘观念，树立全新的市场经济意识。

总之，随着企业形态和类型的多样化，企业档案管理形式将会呈现多元化、个性化的趋势。为此，对企业档案工作的管理观念、方式要作相应的调整，在坚持原则的前提下，要对集中统一管理的形式与范围作相应的变革。

参考文献：

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