民办高校档案管理的现状与对策

2016-03-09康艳侠

河南医学高等专科学校学报 2016年3期

关键词：民办高校档案管理问题

康艳侠

(河南医学高等专科学校，郑州 451191)

民办高校档案管理的现状与对策

康艳侠

(河南医学高等专科学校，郑州 451191)

[关键词]民办高校；档案管理；问题；对策

民办高校档案与公办高校档案同样具有档案的属性——原始记录性，它记录了民办高校的成长和发展历程，是学校各项工作的真实记录和综合反映，它既是民办高校长期教学活动的实践经验和总结，又是促进学校在以后的各项工作中不断完善的重要依据。但是民办高校办学历史较短，学校领导疲于建设，档案意识相对薄弱，档案管理存在诸多问题。

1　高校档案管理的涵义

高校档案管理是档案员用科学的方法和原则管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。保管档案的目的就是为了利用，从而创造更多的价值为学校服务。档案管理分为八个业务环节：收集工作，整理、鉴定工作，保管工作，检索工作，档案信息编研工作，提供利用工作，档案统计工作，档案登记工作等。

2　民办高校档案管理的现状

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[1]。“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”由此可见高校档案工作至关重要。

随着《普通高等学校档案管理办法》的施行，为民办高校档案工作提供了法律依据，也为档案事业健康发展提供了良好氛围，民办高校的档案建设也因此逐渐走上正轨。学校领导对档案管理工作的意识日渐增强，档案队伍在不断壮大，业务水平也逐渐提高。但从整体上看，目前民办高校档案管理工作还存在着与民办高校教育事业发展不相适应的地方，需要不断地加强和改进。问题主要表现在以下几方面：

2.1归档意识淡薄，档案材料丢失严重由于民办高校起步较晚，学校领导过分强调经济效益，对档案工作的地位和作用认识不足，认为档案工作可有可无，导致大量反映学校发展轨迹的重要材料没有及时归档，特别是建校初期的基建材料丢失严重。

2.2多数未实现集中统一管理民办高校的档案管理，虽然按照《普通高等学校档案管理办法》进行分类保管，由于未实现集中统一管理，存在以下共同问题：①学籍档案归学生处管理。②财务部门形成的财会档案由财务处管理。③仪器设备档案不完善，没有形成独立的类别来保管。因此，不能有效保证档案材料的完整性和系统性。

2.3电子文件管理，缺乏技术与设备支持大多数民办高校档案仍采用传统的管理方式，很少有民办高校的档案完全实现计算机管理，造成大量的电子文件(档)仍然保存在各职能部门，高校信息无法整合。原因有四：①电子文件归档意识薄弱，档案部门缺乏超前的意识和对信息化这个大环境的认识，不能与时俱进。②电子档案管理制度不健全导致电子文件归档效果差。③缺乏技术与设备支持。④民办高校融资渠道单一，没有专门的档案管理资金。

2.4收集材料不齐全收集工作是民办高校档案管理工作的起点，收集工作的好坏，不仅直接关系档案的数量和质量，而且影响档案价值的充分发挥[2]。有调查表明，档案管理八大业务环节最难完成的就是收集工作。民办高校档案管理制度不健全，归档范围不明确，各类档案收集不全，重要文件丢失没有相应的问责制度。另外，文件材料是否移交，移交材料是否齐全完整，与各级领导、档案人员没有多大关系，漠视档案管理也是重要原因。

2.5档案管理人员业务素质相差较大，人员不稳定民办高校教职工流动性较大，档案管理人员的编制极少。其他各部门只设兼职档案员，由教学秘书或行政秘书兼任，因缺乏专业知识，教学工作繁忙，民办高校的基层档案工作常处于搁浅状态。另一方面，因兼职档案员更换频繁，档案管理工作一直无法健全。

2.6档案利用意识薄弱，造成档案“重归档轻利用”[3]档案保管的目的是提供利用，利用率高说明档案的价值大。如果学校的档案收集齐全、完整，整理规范，但没有部门和教职工查阅利用，这些档案就会变成“死”档案，没有任何价值。

3　改善民办高校档案管理工作难点

3.1实现档案管理的制度化、标准化、规范化民办高校实现档案管理的制度化、标准化和规范化是一项艰巨的系统工程，做好档案管理工作不能只靠档案部门的努力，它涉及学校领导、院、系、部门和工作人员等各个层面，需要全校教职员工共同努力，否则便无法形成良好的档案管理制度。这对民办高校来说是一项重要挑战，它要求学校领导必须有大局观，有长远发展眼光。而现实情况是档案管理工作经常被忽视，甚至忽略。

3.2开发档案资源，利用档案资源提升学校形象档案见证和记录着一个学校的发展历史，利用好档案资源对提升学校形象具有重要作用，而对档案资源进行开发则需要相关人员有较高的综合素养。如何在现有的档案资源基础上，借助各种方式和手段，从多个角度来展现学校的优势和特色，提升学校的竞争力，加强学生的自豪感，这是关乎学校发展的重要内容，需要档案工作人员有敏锐的眼光、独特的视角，需要把握社会和高等教育发展的趋势，需要掌握最新的科技动态，同时还必须得到学校的支持。

4　加强民办高校档案管理的对策

民办高校的办学机制与办学环境决定了其实现高效率、低开支的管理目标更为强烈，势必要求档案管理人员捕捉各类档案信息资源，借鉴公办高校档案管理的先进经验和技术。一方面，开展与公办院校档案部门的交流合作，取长补短，少走弯路；另一方面，利用现有条件整合资源，进行创新和尝试，从中摸索出一条适合民办高校档案管理的新方法。

4.1提高归档意识领导重视和加强档案管理人员的档案意识是做好档案管理工作的重要保证，民办高校的领导不但要有超前的教育理念和办学模式，还要有超强的档案意识。在建校初期就应当成立校级档案工作领导小组，形成一个重视档案、支持档案工作的良好局面。档案管理人员的档案意识也要加强，只有深刻认识到档案的价值，才会努力做好档案的收集工作。同时学校领导、档案管理人员和兼职档案员要互相支持，互相配合，共同努力，才能做好民办高校的档案管理工作。

4.2完善档案管理制度一要加强档案制度建设，实现集中统一管理。要制定并完善档案形成和归档的各项规章制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定做出明确、具体的规定。二要实现档案管理的规范化、标准化。即要求档案管理的收集、整理、保管、利用、鉴定、登记等各个环节按照统一的标准和科学的方法进行，按照国家行业标准来执行，做到民办高校档案管理工作有法可依，有章可循。三要把档案制度的实施放在重要位置，明确各档案员的职责，从制度上督促档案管理的规范化、标准化。

4.3加强档案数字化建设随着民办高校体制改革和招生规模的不断扩大，计算机技术以其快速、便捷的优势被广泛应用于教学、科研、管理工作中，电子文件大量产生，多数民办高校已经实现无纸化办公[4]。民办高校应对档案信息资源进行网络化管理，可以建立数字档案室。参照国家有关标准，结合学校实际情况制定适合自己的电子文件归档制度，对电子文件实现集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等方面统筹考虑，制定电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁等各项制度，把电子文件归档与电子档案管理工作作为重点工作来完成。只有实现档案数字化，才能打破档案利用上的局限性，使档案利用从封闭走向开放，从传统的保管和利用走向信息的采集、全方位的服务转变，实现档案信息资源共享。

4.4强化档案收集的齐全、完整民办高校在档案材料的收集过程中，一要健全规章制度，为收集工作提供制度保障；二要强化兼职档案员的档案收集意识，认真协助档案室将分散在各部门的档案材料按时收集齐全，移交至档案室；三要工作步调一致，确保文件材料收集的及时、系统、完整；四要尊重档案的原始记录性，力求反映学校的真实面貌，不收集造假文件，保持档案材料的真实性。

4.5提高档案管理人员素质民办高校的档案管理工作是一项政治性、专业性很强的工作[5]。首先，民办高校应积极引进具有丰富档案专业知识和实践经验、精通档案业务的中高级人才。其次，聘请省、市级档案部门或档案学专业的教授、专家来学校讲学，办理培训班等，提高档案管理人员的业务素质和知识水平。再次，民办高校还应建立完善的档案工作激励机制，鼓励和支持档案工作人员参加继续教育、学术科研、评聘专业技术职称职务等。最后，学校领导要重视档案工作，增加档案管理人员的编制，并保持人员稳定。

4.6积极拓展档案服务工作的广度和深度，做好“利用”工作[6]档案工作的最终目的是“利用”。民办高校档案管理人员要更新观念，创新服务方式，突出服务这条主线，提供多渠道的档案服务，紧紧抓住“利用”这一环节，充分发挥档案的价值，做好“利用”文章。档案部门可以建立档案陈列、展览服务，有目的地开展档案编研工作。民办高校应抓住艺术评估、成人教育评估、人才培养工作评估等机遇，配合学校校史办公室建立校史展览馆，编写校志、大事记、年鉴等专题材料，使其成为学校对外宣传的一个窗口。