高校网上预约报销的利弊探析

朱锦珍，　王　凯

(合肥工业大学 财务部，合肥　230009)



高校网上预约报销的利弊探析

朱锦珍，王凯

(合肥工业大学 财务部，合肥230009)

高校网上预约报销系统的推行，有效缓解了财务部门报账压力，提高了财务工作效率和服务水平。文章通过对网上预约报销利弊分析，提出了加强财务网络安全防范、确定报销单经办人身份等建议，以期能更好地改进报账模式，解决高校报销难问题。

高校；报销；网上预约；利弊

近年来，随着高校办学规模的扩大和经费来源的多元化，财务核算的工作量与日俱增，给高校财务管理带来了前所未有的挑战。“报账难、难报账”已经成为制约高校内部发展的一个重大问题。改革传统报账方式，提高报账效率，提升高校财务工作水平乃当务之急。为此，部分高校改革报账形式，率先推出了网上预约报销系统。网上预约报销系统的推行，减少了报销人员等候时间，提高了财务人员的工作效率，但也存在着一些问题。因此，对高校网上预约报销利弊进行分析，并适时提出改进建议显得尤为必要。

一、网上预约报销的优越性

网上预约报销，是指报账人员登录校内网上预约报账系统，按规定填写并提交预约报账单申请，通过网上预约系统、账务处理系统、网银支付系统的对接，实现对财务数据的自动处理。报账人员在系统上预约后，通过合适的方式将报销单据传递到财务部门，会计人员审核报销单据后办理报销，自动生成记账凭证，利用网银支付系统进行支付。与传统报销方式相比，“网上预约报销”有以下优越性:

(1) 缩短了财务人员单笔业务作业时间，提高了工作效率在传统的报账方式下，财务人员的工作精力大量耗费在零星、小面值票据的归集、计算、录入上，如出租车票、过桥过路费等票据面值不高但数量却很多；此外，近年来日趋增多的出国旅费汇率折算等业务的报销也加大了财务人员的工作量，使报销工作效率下降。网上预约报账的实施使报销人员参与到报销票据的整理、录入等过程中，并承担了算账、记账、汇率折算输入等基本工作，同时网上预约报销系统中设置大量的计算标准能够自动计算，财务人员仅需通过对系统自动生成的记账凭证中的报账信息进行确认、修改和必要的调整，如此以来可以将财务人员从低效、繁琐的重复劳动中解脱出来，大大节约了财务人员单笔业务的办理时间，提高了工作效率[1]。

(2) 改善了财务人员报账环境，提高了服务质量 “网上预约报销”模式下报销人员将附有合格原始票据的预约报销单送至会计核算中心后即可离开，不需像以前那样在柜台前排队，最大程度地减少了报账人员等待时间，不仅让教职工体会到网上报销所带来的便捷，也使财务人员可以在相对安静的环境下工作，报账环境得到很大改善。会计人员对系统生成的账务信息及相关内容确认无误后，由系统自动生成记账凭证，经过复核，由出纳通过网上银行及时将报账款项划转至单位或个人的账户上，手机短信也同时提示报销金额、到款时间，既方便报销人进行查询，又使报销工作透明化，提高了服务质量。

(3) 规避现金风险，保证了资金安全 “网上预约报销”系统中，票据经审核、复核无误后，需支付的款项通过“银校直联”系统直接转入个人银行卡或单位账户，实现无现金报销。这在很大程度上减少了库存现金，从而降低或避免了单位和银行在现金保管及运输环节上存在的风险；与此同时，也省去了出纳人员要反复清点现金的过程，解除了报账人员随身携带大量现金的后顾之忧[2]。和传统报销方式相比，网上预约报销系统减少了现金流动，规避了现金风险，保证了学校资金的安全。

(4) 实现财务资源共享，提高了财务管理水平 网上预约报账系统与账务处理系统的数据具有对接功能，财务资源可以共享。网上预约报账实施后，财务服务与预算管理、财务核算、网上银行的互通互联，可以对每笔业务进行清晰展示，便于相关责任人及时对业务的流通进度进行跟踪查询。各部门可以通过网上预约报账系统，及时了解财务信息，根据各项经费的下达预算控制数进行报销，保证经费指标及额度的正确使用。财务人员也可以通过网上预约报账系统对财务活动进行事前、事中、事后的监督与分析，对收入、支出、项目需求、绩效评价等方面进行管理，确保财务信息的有用性、全面性，提高了财务管理工作水平。

(5) 报销突破地域和时间的限制，提高了业务审批效率 只要有网络，报销人员就可以突破时间和地域的限制，随时随地进行网上报销，有利于报销人员合理安排时间。通过网络审核报销业务，使本来多校区都需安排财务人员带来的人员紧缺、业务量不均等问题得到有效缓解。实行网上报销，相关领导可通过网络调阅报销人员上传的影像单据来完成审批，提高了业务的审批效率。通过在网上报销系统中设置审批流程、审批权限等，使不符合流程和审批权限的业务不能提交，简轻了财务人员的审核工作量。

(6) 预算达到实时控制的效果，加强了财务监督 网上报销模式下，根据各项经费的具体管理要求，在系统中设置了预算限额，且系统具有自动提示功能，使经费预算得到有效的控制，减轻了财务审核压力。在网络报销状态下，经过授权的各个用户可以通过网络在线查询、调阅各种报销信息。通过报销信息的共享，建立多部门、多用户、各级领导广泛参与的监督格局，使高校的财务管理和会计核算的规范性、透明度得到有效增强，财务事项得到有效监督。

二、网上预约报销的弊端

(1) 存在网络信息不安全风险 网上预约报账系统的开放带来了网络风险，而财务数据对网络系统的安全性要求极高。虽然网上预约报账系统通过高校财务软件平台，采用内部局域网，使财务网络与外网实现了物理分隔。但是，网上预约报销时，由于与外网的连接，垃圾邮件和病毒邮件肆意传播，黑客攻击、系统瘫痪时有发生，这些都将对财务安全性构成威胁。因此财务软件平台和网络系统的任何一个环节出现问题，都将影响网上预约报账顺利进行。

(2) 报销人员身份的不确定增加了财务人员工作量 目前，经费或项目负责人可以直接进行预约，而同一经费或项目的其它报销人员需要经过经费或项目负责人的授权才能进行预约。在导入网上预约报销信息自动生成的记账凭证中，经常会出现记账凭证的报账经办人与有权审批人签批的预约报销单经办人姓名不一致的情况，这就需要财务人员对自动生成的记账凭证摘要栏中报账人的姓名逐一进行修改，增加了报账人的等待时间。而当预约报销量较多时，财务核算人员在账务处理系统中提取预约报销信息时，按网上预约报账人姓名查找较难[3]，增加了财务人员工作量。

(3) 存在资源浪费和违背会计规范化现象 预约报销人的报账信息若是录入一笔即进行预约，会出现一张预约号对应一张记账凭证的情况，易出现资源浪费问题。而若报账涉及不同项目经费或多种报账业务类型，在填写信息后同时预约，则所有的预约数据自动生成在同一张记账凭证上。这种报账预约方式又违背了会计规范化的相关规定，即不同内容不同类别的原始凭证不得汇总填制在同一张记账凭证中；此外，财务人员在受理该类预约报账业务时，因票据多经费本混杂，容易出错，反而降低了工作效率。

(4) 信息录入不规范增加了报销退单风险 财务报账通常要求报账人事先对票据进行分类、汇总整理，填写相应的报销封面。由于网上预约报销系统使用的是财务预处理数据库，因此报销数据录入前，要将票据进行归类汇总，录入信息要按报账类型填写，如办公费、设备费、交通费等。高校教师虽然学识高，但对财经知识了解较少，况且财经制度的专业性强，使得多数教职工在票据整理、分类汇总时，存在随意填写项目开支范围、内容，改变资金用途，不按规范进行填写等问题，增加了报销退单风险并降低了报账的效率，也让报账人员对使用预约报账失去信心。

(5) 沟通不顺畅影响了报账效率 传统报账模式下，报账人员和会计人员进行面对面沟通，有关报销单据真伪、经费使用范围、领导审批权限等问题可以及时得到解决。实行网上预约报账后，报账人员虽可以不用在现场等候，但会计人员在审核单据过程中往往会有一些问题需要询问报账人员，这时只能采取电话沟通。如果电话沟通不顺利，或意见出现分歧，将直接影响报账效率。

(6) 原始单据投递过程存在安全隐患 原始单据承载着大量的经济信息，是款项支付的依据。如果高校预约报销设置投递点不合理，则存在票据被盗，或遭遇恶意破坏的风险。在会计人员退回的不合理、不合法、无法报销的票据时，报账人员没有及时去财务部门将其取回，也存在票据丢失的可能，这样会引发财务部门和报账人员之间的矛盾。

三、优化高校网上预约报销的建议

(1) 加强财务信息网络安全防范 财务信息至关重要，在使用网上预约报账系统之后，财务信息和数据的保护尤为关键。首先，应采用先进的防火墙、访问控制、数据加密、身份认证等技术，注意数据传输的安全性，加强对网络的维护和管理；其次，严格不同用户的使用权限，防范信息丢失；再次，还应该利用此系统中的数据信息，建立起相应的预警机制，防止财务风险；最后，提高系统服务器的存储和计算能力，并及时对服务器进行更新维护。

(2) 确定报销单经办人身份 网上预约报销单的经办人一旦签字，需对签字后的票据内容承担真实性的责任。因此，在报账人填写预约报销信息的摘要接口模块中建议增加一栏附加信息功能——“报账人姓名应为填写报销单的在职职工”，提示报账人填写信息时，就应确定报账人的身份。财务部门需在预处理数据库中增加“报账人姓名检索”功能，以确保财务核算人员从账务处理系统中提取预约报销信息数据时，可快速定位并提取数据。

(3) 实施报账申请单的物流化管理 财务审核人员审核过程中遇到不符合规定的报账发票或手续不齐全的报账申请，需要打电话通知报账人取回发票。而发票长期无人领回时，财务人员需要反复打电话通知报账人，电话沟通量巨大。为了解决这些问题，应当建立报账申请单的物流化管理。通过这个渠道，报账人能随时了解申请单所处的状态，如电子会签达到什么状态、申请单是否被处理、报账金额为多少、是否有退票、退票的原因及取回发票的地点等。报账申请单的物流化管理为报账人和财务人员提供了一个沟通的平台，财务人员可以通过该平台向报账人反复发送信息，解决退票大量积压的问题[4]。

(4) 优化设计网络预约页面 预约填写网络页面是报账人以最为直观的方式接触预约系统的部分，此网络页面设计好坏直接影响到报账人心理接受的难易程度。预约页面设计应简洁明了，且按日常报销格式设计，方便报账人填写，尽可能省去了与报账无关的内容；对费用提示信息中的文件、制度等规范性术语采用通俗化表述，用准确精炼的文字诠释财务规定，同时重点突出强调费用填写的具体事项；对提示操作步骤尽可能地合并和减少，缩短预约报账操作时间。

(5) 实现原始单据的数字化存储 高校科研课题结题时，内部审计和外部审计对原始单据的审查越来越细，需要花费大量的时间来查印相关的原始凭据。但由于凭证装订的原因，部分原始凭证查看或复印不方便，进而影响使用效果，查询效率不高。如果能实现原始单据的数字化存储，则可直接从系统中调取影像单据进行查看或复制，有助于提高查询效率。

(6) 定期对报账人员进行培训 首先，高校相关主管部门应充分宣传网上预约报账系统的便捷性，并适当撰写简洁的系统优势说明书，发布于校园网络，让广大教职员工完成由熟悉到参与的过程；其次，定期举办网上报销系统介绍、财务基础知识等方面的培训，并撰写相应知识信息材料发放给教职员工；再次，可以邀请相应的专家或技术人员在学校进行专题讲座，对每种类型的填报单的具体使用步骤进行说明，尤其对填报事项的填写过程、入账处理的各个环节以及信息修改操作等内容进行重点讲解。

(7) 加强对财务人员的业务培训 财务人员的能力和素质直接关系到报账的质量和效率。应定期对财务人员开展业务能力培训，使他们不但能够准确把握最新的财经政策法规，还能在业务培训中及时沟通和解决日常工作中遇到的疑难问题，将理论知识与实际操作有机结合，进而全面提升财务人员的业务知识水平，提高教职员工对预约报销工作的满意度，营造良好的财务报销工作氛围。

四、结束语

高校财务网上预约报销系统的推行，提高了财务工作效率，提升了服务质量，保证了资金安全，加强了财务监督力度，使高校财务管理工作水平得到了很大提升。但实施过程中尚存在一定问题，还需要继续改进，不断完善网上预约报账模式。此外，随着财务业务的不断增多，使用网上预约报销系统的教职员工也会越来越多，在相对集中的时间同时访问财务预约报销系统，需要强大的服务器的存储与运算功能，确保财务数据的准确及时传输。同时，财务人员要养成记录和总结的良好习惯，随时记录报账过程中出现的新情况、新问题，及时反馈给系统开发商，以便进一步修改程序，丰富操作功能，不断完善系统软件。

[1]祝菊锋. 高等学校网上预约报账的利弊探讨[J].经济师，2015,(8):102-103.

[2]王蕾. 高校网上预约报销的探析[J].经济师，2015,(9):115-116.

[3]林琴珍. 高校实施网上预约报销系统的优势及建议[J].福建农林大学学报(哲学社会科学版)，2010,(13)：50-52.

[4]刘莎莎. 新疆高校网上预约报账带来的思考[J].现代经济信息，2014,(7)：158-159.

(责任编辑谢媛媛)

Research on Advantages and Disadvantages of Online Reimbursement Booking in Universities

ZHU Jin-zhen,WANG Kai

(Finance Department, Hefei University of Technology, Hefei 230009, China)

The implementation of online reimbursement booking system in universities alleviates the reimbursement pressure of the finance department effectively, and improves the efficiency and service level of financial work. This paper analyzes the advantages and disadvantages of online reimbursement booking, and proposes some suggestions in this respect including strengthening the financial network security, identifying the expense report manager identity, etc. The study is valuable for improving the reimbursement modes and solving the difficulties in the reimbursement in universities.

university; reimbursement; online booking; advantages and disadvantages

2016-02-02

朱锦珍(1967-)，女，浙江衢州人，会计师。

G647

A

1008-3634(2016)03-0137-04