基于电子政务的高校人事档案管理思考

刘妍

（西安音乐学院，陕西 西安 710061）

基于电子政务的高校人事档案管理思考

刘妍

（西安音乐学院，陕西 西安 710061）

在电子政务环境下，高校人事工作信息化不仅推动了高校人事档案管理的现代化，而且改变了人事档案手工管理的传统模式。电子文件的现实流动性影响了人事档案的法律约束力，与人事档案稳定性、人身性、保密性相冲突。因此，必须建立适应人事档案专业特点的信息管理体系，实现人事档案数据的科学管理，保障人事档案的原始性和真实性，维护人事档案的“私密”安全，促进人事档案的科学管理和有效利用。

电子政务；高校；人事档案；管理

高校人事档案是高校从业者个人学习、工作和生活经历的原始记录，也是高校人才信息的重要载体。它以个人信息集合的形式记录了教职员工工作、生活表现、奖惩情况、行为轨迹、家庭历史背景和以往经历，能够从德、才、能、绩等多视角反映被记录人的素质、知识和能力结构与水平，因而一直被当作人才考核考查、选拔任用、晋职晋级等各种人事工作的客观凭据。这些档案在传统行政环境中，都是以平面载体的形式进行管理利用，档案文件和档案材料极其有限，档案利用范围随人员的人事关系变动而变动，较为单调。面对大数据环境下方兴未艾的电子政务，这种人工管理、手工操作的管理方式已经不能适应电子政务对人事工作随机、高效、规范、透明的基本要求，也难以及时收集、处理、分析、利用电子政务环境下的各类人事文件材料和信息数据。因此，深刻认识电子政务对人事档案工作的影响，结合高校人事档案工作特点，思考电子政务环境下高校人事档案管理的现代化就成为高校人事档案工作者必须直面的实践课题。

1　电子政务对高校人事档案工作的冲击和影响

与传统的档案管理不同，电子政务环境下的档案管理是利用电子信息技术将档案资源进行数字化的收集、存储、转送，以数字化档案形态向社会提供全方位优质管理与服务［1］。电子政务给传统档案管理带来的影响，不仅体现在载体的不同，而且涉及管理模式、工作意识、法律约束等各个方面，是贯穿档案文件生命周期始终的全过程变革。

1.1电子政务对人事档案管理模式的影响

传统的档案管理模式下，纸质档案及载体介质采取统一集中管理的方式，长久以来已经形成非常完备的管理模式与规范标准。电子政务环境下的人事工作中产生大量的电子文件，这些文件作为大数据时代的新兴产物，它们的管理流程和管理方式仍在探索中发展，还不具备相对完备的专业管理方式。这就要求现阶段人事档案管理要从数字化档案的形成、采集、整理、编目、归档和利用等各个方面着手，积极探索与电子政务相适应的管理办法，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）［2］和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》［3］，结合人事工作规律和人事档案特点完善相应的实施细则和规范标准，使新环境下的人事档案管理，也能形成完备的专业体系，在具体的操作中做到有据可依、有规可循。

1.2电子政务对人事档案工作者的影响

电子政务的发展给档案管理工作带来的巨大变化，无疑对每一位档案工作者提出了更高的要求。首先从心态上，电子政务环境下档案管理的变化不是一朝一夕可以完成，档案工作者要充分重视，摆正心态，做好“持久战”的准备。其次从业务能力上，新的档案管理工作要求档案管理者掌握先进的电子信息技术、设备使用、管理方法等。这就要求一方面档案管理部门要加强对档案工作人员的业务培训，另一方面，档案管理者也要不断加强自我学习，通过提高自身的业务能力做好新环境下档案管理理念和管理方式的调整和转变。

1.3电子政务对人事档案法律约束性的影响

档案的原始性和真实性使档案具备了法律约束性。而电子政务形成的电子文件有别于传统的纸质档案和其他平面档案，由计算机等信息技术设备产生的数据流，具有可更改性、内容与载体的可分离性等不稳定特性，在档案的收集、整理、保存甚至利用阶段，都存在数据篡改、损坏或丢失的风险，这是新环境下档案管理工作面临的一大挑战。如何确保档案的真实、完整和安全，确保档案的权威性和法律约束力，是新形势下档案管理者需要在实践中思考的现实而又十分重要的问题。

2　高校人事档案管理的专业特点

高校人事档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分，也是高校人事工作和人才队伍建设的重要工具。档案内容主要包含被记录人的个人履历、自传材料、鉴定考察材料、学历材料、技术职务材料、政治历史审查材料、入党（团）材料、奖惩材料、工资和人事任免材料以及其他参考材料等。传统的高校人事档案基于档案被记录人的不同身份和材料来源，可分为学生档案、干部档案、流动人员档案和离退休人员等。伴随着高校人事制度改革的深入，学生档案归并于学生管理部门和教务教学部门，流动人员档案大都委托地区人才交流中心统一保存管理。因此，高校人事档案管理的主体由在职教职工档案、离退休教职工档案，离职、未聘、提前离岗人员档案，去世教职工档案及零散材料等部分组成。与其他行业人事档案管理相比，高校人事档案管理因受高等院校人事制度、人员的构成结构、人员特性等因素影响，高校人事档案的管理在一般档案管理的基础上，还具有自身的专业性和特殊性［4］。

首先，档案关系稳定。由于高校编制内人员工作关系稳定，档案的流动性相对较小，这给档案的收集提供了充足的时间和稳定的外部环境。

其次，档案信息复杂。高校教职工由于知识层次普遍偏高，在学生阶段就累积了相对较多的档案信息，参加工作后伴随着职务、职称晋升、评优考核等补充材料的增加，大大提高了高校人事档案管理的信息变量。

最后，档案共享性强，利用机会多。高校人事档案是高校教职员工自身信息、工作生活信息的集合。校内人员的学历提升、职务职称变动、获资调整、科研获奖等信息均由专属部门提供给人事档案管理部门，在校内各部门间顺畅流通，并面向校内各部门和社会开展档案查询利用服务。

3　电子政务环境下高校人事档案管理对策

电子政务环境下高校人事档案管理必须遵从电子文件管理的一般原则和标准，也必须服从国家档案信息化建设战略，加快人事档案管理的信息化建设步伐，积极适应电子政务的新环境，服务电子政务的新要求，促进人事档案管理现代化。与此同时，高校人事档案也必须充分体现高校人事档案的自身特点，从数据源的原始性与真实性、数据的科学管理和数据的安全保障三方面进行思考。

3.1数据源的原始性与真实性

鉴于电子文件的特点和人事档案对真实性和准确性的高度要求，为保证电子政务环境下人事档案的原始性与完整性，高校人事档案管理工作者在日常的档案收集整理工作中，要树立敏锐的数据收集意识，将档案工作的逻辑起点提前，全面、完整地收集纸质文件及电子文件。这里可以参考广东省党政机关在档案管理工作中采取的办法［5］，即将归档细分为预归档和正式归档两个步骤，在预归档阶段全面收集文件资料及电子数据，再由档案管理部门进行整理、筛选、鉴定，并将符合条件的数据进行正式归档，最终形成具有原始性及真实性的档案材料［6］。

3.2数据的科学管理

高校人事档案记载了教职工的个人资料、政治思想、职务、职称、工资、奖惩等各类信息，能够全面反映教职工的基本情况。新环境下的高校人事档案管理工作，要树立“大数据”管理理念，充分发挥校内部门间信息渠道通畅的优越性，建立档案信息集成化管理模式，实现各部门数据资料的有效整合与融合。通过档案管理部门的收集、鉴定和编研工作，将各部门间零散的数据信息予以汇总，丰富人事档案的内容，也要在档案管理工作中完成信息去重及有效性筛选。最重要的是将各类信息用统一规范的标准进行收藏，提升档案信息的使用价值和使用效率。

3.3数据的安全

高校人事档案信息具有强烈的“人身性”，有些信息还涉及“个人隐私”。因此，高校人事档案室既要通过防火、防潮、防盗、防霉、防水的“五防”工作，保障档案“实体”安全；在档案工作中，坚持“谁用谁管谁负责”的原则，建立完备的人事档案保密机制，保障人事数据的“私密性”，确保人事档案的“信息”安全。在人事档案管理系统的硬件管理、软件处理、数据加工、信息利用等各个工作环节，严格执行档案管理的方针政策和法律法规，准确把握人事档案保密性的尺度，既不能因为利用人事档案数据而泄密，也不能因为过度强调数据的安全而影响档案的利用。对具有永久和长期保存价值的电子公文，要制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使二者建立互联。人事档案要由专人管理、专人移送或使用国家邮政系统的文件邮递渠道，不可交给个人保管或通过商业邮递系统移送。到期的档案文件材料，要及时移送综合档案机构保存或按照规范的程序销毁，防止人事档案信息的无序扩散。

总之，电子政务环境下的高校人事档案管理工作，面临着前所未有的机遇与挑战。在校园信息化的新环境中，档案工作者要把握高校人事改革的契机，有序推进高校人事档案管理与服务的网络化集成，建立管理机制完善的人事档案电子信息系统和数据库，整合人事档案信息资源，提高人事档案利用的深度与广度，使高校人事档案工作突破时间、空间及部门之间的阻隔和限制，更好地服务于教学、科研和行政管理工作。

［1］王秋楠.电子政务环境下档案信息资源作用浅析［J］.黑龙江档案，2011（2）：87.

［2］国家质量监督检验检疫总局.电子文件归档与管理规范：GB/T18894—2002［S］.北京：中国标准出版社，2002：1-6.

［3］国家档案局.电子公文归档管理暂行办法［J］.中国档案，2003（11）：28-30.

［4］何奕忠.创新服务方式拓宽服务渠道［J］.中国档案，2014 （8）：34-35.

［5］张志行，陈艳.高校人事档案信息化管理研究与探索［J］.江苏教育学院学报，2010（3）：57-59.

［6］陈永生.杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：问题与思考［J］.档案学研究，2015（2）：28-37.

Thoughts on the Management of College Personnel Files Based on ElectronicAdministration

LIU Yan
（Xi'an Conservatory of Music，Xi'an 710061，Shaanxi，China）

In the electronic administration environment，the university personnel wo rk informationization not only promoted the modernization of the university personnel file management，but also changed the personnel file management tradition mode.The reality of the mobility of electronic documents affects the legal binding force of personnel files，which is in conflict with the stability of the personnel files，personal and confidential nature.Therefore，the information management system adapting to the professional characteristics of personnel archives must be established to realize the scientific management of personnel archives data，the original state and authenticity of the personnel file security，safeguard the“confidential”safety of the personnel files，and to promote the scientific management and efficient use of personnel archives.

electronic administration；colleges and universities；personnel files；management

G273

A

1672-2914（2016）04-0104-03

2016-03-06

刘妍（1988—），女，陕西咸阳市人，西安音乐学院教师，硕士，研究方向为档案管理理论与实践。