高校招生考试录取档案的管理与利用

■卢岩红

高校招生考试录取档案的管理与利用

■卢岩红

一、 高校招生考试录取档案的管理

(一)录取档案整理的时间

高校招生考试录取档案也就是《高校录取新生简明登记表》(以下简称《登记表》)，一般是在集中录取现场打印两份并加盖招生录取专用章，一份寄给高校，作为发放《录取通知书》及新生入学后在教育部网站注册的依据，一份由省级招生考试管理部门存档，它是证明考生合法录取的唯一纸质依据。教育部规定，高校组织考生报到后会对考生进行入学资格审查，还会因各种原因出现考生退档、改录等问题。为保证录取考生存档数据的准确性，集中录取现场只打印一份《登记表》寄给高校，省级招生考试管理部门存档的《登记表》的打印时间应安排在每年11月份，留出考生报到后两个月的时间核实情况，处理遗留问题，以使最终存档数据完整、准确。

(二)录取档案整理程序

招生录取档案的整理一般是由省级招生考试管理部门业务处室或档案室单独整理。主要程序是：打印—盖章—排序—装订—编号—存档。为保证入库存档信息与招生录取数据库信息绝对一致，应严密设计录取档案整理流程，增加多次校对环节。《登记表》在高校招生录取现场的打印工作一般由录取服务组完成，招生录取工作结束后，要进行《登记表》的再打印及整理工作。把纸制档案重新整理后交印刷厂装订成册，装订完毕后由录取服务组与信息处共同清点并进行现场交接；信息处依据数据库信息对装订成册的《登记表》进行数据比对校核，重点核对录取高校名单及各校各科类录取人数，核对完毕确认无误后交档案室保存。各环节进行交接登记，登记记录随存档《登记表》归档。

(三)录取档案的保护与管理

档案保护，是指对已整理好并存入库房中的档案进行日常的维护、保护性管理工作。一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序。要求档案管理人员建立良好的工作习惯；档案入库要严格交接，认真清点，排放有序;使用档案时，当日必须归还，用毕放回原处。二是保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。

档案管理，就是维护档案的管理秩序。一是档案的库房管理，即保证库房坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施，建立库房管理制度，定期进行检查。二是档案流动中的管理，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护，防止丢失。建立档案查阅利用制度并严格执行，不能因为人情关系或觉得事小无所谓而模糊管理。三是为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

二、高校招生录取档案信息资源的利用

(一)高校招生录取档案的现实需求

省级招生考试管理部门存档的《登记表》主要是用于为高校补办《登记表》的依据或教育行政部门在需要核实考生报名资格或毕业生时的备查。但作为省级招生考试行政管理部门，各单位均将其作为考生入学途径认定的权威部门。

(二)现实需求与传统管理模式相冲突

《登记表》作为高校录取考生的名册，目前是以汇总表格形式记录录取考生的信息。传统的管理模式一般是仅供保存单位内部使用，不对外提供复印件或影像件。而随着社会对学历、对个人诚信的重视，各单位纷纷要求省级招生考试管理部门提供《登记表》复印件。《登记表》作为内部资料是否应对外公开，成了长久以来争论的焦点。而从档案保护角度考虑，过度频繁地查找、复印这些纸质材料，不利于档案的长久保护。

(三)建立录取档案利用的程序

《登记表》对外开放需经保存单位同意，也就是说，保存单位也可以不同意公众的请求。但对拒绝公众开放的行政行为，《档案法》没有规定相应的救济手段。单位或个人要求查询录取档案的大多与人事档案有关。作为保存《登记表》的单位中唯一具有行政职能的考试机构，具有其他机构无法比拟的公信力，受到单位、社会的高度认可。《登记表》是高校录取考生的汇总表，对外开放有泄漏个人隐私的隐患，应制定《登记表》查询利用的规范性文件，建立查询工作流程，将“复印《登记表》”需求改为由各省招生考试行政主管部门开具《录取证明》。《登记表》记载的个人信息全部体现在录取证明上，与复印《登记表》具有同样效力。单位出具公函或个人凭身份证件均可提出申请，招生考试机构受理后，明确回复时间，并对申请、回复资料进行存档。

(四)健全录取档案查询的保障机制

明确录取档案查询的责任主体和监督主体，这样，既可以防止档案利用工作中的相互推托、责任空缺、随意延迟，又有利于将档案查询工作责任落到实处。查询纸质录取档案应为两人，出具证明时需经单位信息部门核对数据库信息，以确保出证准确无误。档案管理人员要积极参与高校录取工作，了解招生录取工作动态和相关业务情况，以利于完善收集录取信息工作，更科学地整理录取表册，便于录取档案准确无误地保存和合理利用。

(作者单位：山东省教育招生考试院，山东济南250011)