信息时代强化高校档案管理工作的策略分析

刘 波

（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古呼和浩特 010030）

信息时代强化高校档案管理工作的策略分析

刘 波

（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古呼和浩特 010030）

信息技术的发展对新时期档案管理工作带来了一定的影响，提升了档案管理的水平，增强了传统档案管理的效率，同时也对传统的档案管理工作带来了严峻的挑战。高校档案作为高校发展的重要资源，记录着高校的辉煌历史和成就，也包含着千万学子的信息，传承和发扬着高校的精神，其重要性是不可忽视的。为此，需要加强高校档案管理，不断创新管理方式，积极应对信息化带来的挑战，增强档案管理的综合水平。

信息时代 高校 档案管理 策略

信息时代的发展促进了高校档案管理从实体化走向信息和实体结合的管理模式。现代信息技术在高校档案管理中的应用可以实现信息传递的网络化，有利于突破传统档案管理的限制，将计算机终端连接起来，从而形成计算机检索网络系统。为此，高校档案管理应该有效把握时代的脉搏，发挥信息资源的优势，加强传统档案管理方式的全面改革，才能够促进高校档案管理的持续发展。[1]

一、信息时代对高校档案管理带来的挑战

1．电子档案的安全性受到威胁

电子文件的出现使得电子档案的管理内容发生了较大的变化，电子档案具有信息和载体相分离的特性，通过多媒体技术的应用使得电子档案信息的存在形成呈现多样化的状态。信息化时代的电子文档是相对独立的，内容方便修改，并且整体文档的缺乏固定性，严重影响到电子档案的原始性和凭证作用。学校日常档案管理工作随意性较大，导致档案的内容和数据都无法得到有效的保障。[2]

2．档案立卷制度受到冲击

信息技术的发展对我国高校沿用多年的档案立卷制度形成冲击，传统的案卷级管理方式发生了改变，出现了文件级管理，文件不裁不订等方式都是为了适应计算机管理的基本要求。传统的档案立卷制管理方式对高校档案管理带来方便的同时也阻碍了档案管理的发展，由于缺乏统一的管理制度，在信息技术的探索使用中，各高校的档案保管工作都是各司其职，导致档案保管和统计整理呈现混乱的状态。[3]

3．对档案管理人员的综合素质要求提升

信息时代的到来对高校档案管理人员提出了更高的要求。由于档案管理中应用到现代化设备，作为档案管理人员，首先应该具备先进的管理技术。档案管理人员综合素质的提升还包括理论水平和实际工作能力的提升，计算机应用能力的提升等。高校档案人员仅凭原有的管理知识和经验无法满足现代化档案管理的基本要求，也不能适应社会发展中对档案管理人员的基本需要。

二、信息化背景下强化高校档案管理的策略

1．转变档案管理理念

档案管理工作是一门社会性的学科，有其自身的理论和发展规律，作为档案管理人员，应该正确认识到档案管理工作在整个高校管理工作中的重要性。并且认识到信息化技术在档案管理工作中应用的优势。在管理职能上，由传统的管理型向着服务型职能转变，以服务促进管理，以管理促进服务发展。同时，档案管理人员还应该树立创新意识和质量管理意识，增强自身的信息化技术应用水平，采用信息技术加强档案形成的全过程控制，抓好每一个档案制作的环节，避免档案操作中出现错误信息，从而保证档案信息的准确性和真实性。

2．加大档案管理模式的优化

信息时代的到来使得数字化信息技术被广泛的推广，给社会各个方面带来了影响。这种背景下，高校档案管理工作也应该不断加强改革，才能更好地适应时代发展的要求。数字化档案成为当前高校档案管理工作的发展要求。加大高校档案管理模式的优化，采用数字化的档案管理模式，不仅可以提升高校档案管理的效率，实现档案信息资源的共享，还能够实现档案管理的规范化和智能化。采用数字化的档案管理模式实现了信息技术和网络技术的双重结合，使得两种技术的优势得到最大限度的发挥，有利于增强档案管理的便捷性和高效性。高校档案管理中建立数字化的管理模式，需要加强电子信息技术的充分利用，以计算机和网络技术作为基础支撑技术，加强档案管理工作模式的创新，最终实现档案管理的智能化和数字化的发展。[4]

3．加强档案管理体制的完善和创新

信息时代背景下，高校档案管理工作应该摒弃传统的管理制度和方法，采用新的档案管理制度，才能够真正的做到与时俱进，紧跟时代发展的步伐，满足学校档案管理的根本要求。高校领导要起到带头作用，组织学校教师和相关管理人员开展以创新为主的学术活动，增强师生的创新意识，并且鼓励档案管理人员不断尝试新的管理方式，从而调动他们加强档案管理工作的积极性和创造性。此外，在档案管理体制方面，需要做到明确分工，建立岗位责任制，确定档案管理的具体目标，采取目标管理的方式，加强内部管理机制的完善。高校还可以加强同企业之间的沟通和交流，引进企业先进的档案管理制度，将其应用到高校档案管理过程中，增强档案管理的整体效率。为了增强档案信息的安全性，需要建立档案信息防护机制，对档案信息的借阅进行登记，避免信息出现外漏的现象，同时加强计算机系统的安全防护管理工作，从而保障档案信息的安全性和档案管理的规范性。

结语

新时期高校档案信息管理应该发挥自身的资源优势，作为档案管理人员，需要根据学校的实际档案管理状况，有针对性的制定档案管理策略。一个合格的档案管理人员还应该具备现代信息技术的应用能力，增强自身在档案管理方面的服务意识，不断审时度势，紧跟时代发展的步伐，做好档案管理工作流程。同时，还应该转变档案管理模式和手段，信息技术在档案管理工作中被广泛应用，但是文件和档案的关节点问题仍然严重的困扰着人们，档案管理工作尚不能够生成完整的文件，为此，需要转变管理模式，将文档的后端管理模式前移，并且对文档工作实施全程控制管理，有利于增强整个档案管理的质量，促进学生档案管理的全面发展。

[1]单英. 浅谈信息时代高校档案管理改革[J]. 辽宁师专学报(社会科学版),2015,06∶131-132.

[2]商桂君. 信息时代高校档案管理服务模式创新[J]. 赤峰学院学报(自然科学版),2016,10∶153-154.

[3]薛英,高红雁. 信息时代高校档案管理安全性研究[J]. 民营科技,2012,08∶198.

[4]景通. 论信息时代高校档案管理注意的问题[J]. 科学中国人,2016,12∶81.

刘波，男，硕士，助理馆员