浅析办公自动化的发展状况及发展趋势

盛红红

（山东协和学院 网络信息中心　山东济南　250109）



浅析办公自动化的发展状况及发展趋势

盛红红

（山东协和学院 网络信息中心山东济南250109）

随着计算机科学技术的发展，一个新的概念办公自动化产生了。办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统，是美国在20世纪60年代初提出的，译为“办公室自动化”，它利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。实现了人们从靠纸张工作到全新的网络信息时代。办公自动化系统由办公机构、办公人员、网络环境、办公信息等几个基本要素构成。本文介绍了办公自动化的现状及发展趋势。

办公自动化 历史现状 发展方向

一、引言

互联网的出现与迅速发展，信息技术的推陈出新，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争的过程中，针对于一个集团一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业竞争能力的重要因素。办公自动化的基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或计算机网络等其他先进设备复制、传递文档。［1］

二、OA的相关技术

1.J2EE构架

J2EE平台提供了多层分布式的应用模型、组件再用、一体化的安全模型以及灵活的事务控制。

2. Web技术

Web出现于1989年3月。从技术层面看，Web技术核心有三点：1） 超文本传输（HTTP）协议；2） 统一资源定位符（URL； 3） 超文本标记语言（HTML）。Web是一种典型的分布式应用结构。Web应用中的每一次信息交换都要涉及客户端和服务端。因此，WEB技术指的是开发互联网应用的技术总称，一般包括WEB服务端技术和WEB客户端技术。［2］

三、OA系统的分析

企业办公自动化系统主要应由以下几个部门构成：

1.文件制发。简单的说就是文件的制定和发布，也就是说办公自动化中的需要各部门完成的下发通知、决定等各类文件的制发工作。

2.文件接收。可以接收上级领导传来的若干文件，使文件能够达到有效的传阅。

3.信息发布。现代社会中，信息无处不在，信息的发布包括文字、声音、图形、图像、动画、视频等等。

4.电子邮件。电子邮件是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。

5.会议管理。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。［3］

6.日常事务。主要有：日常办公事务管理、办公物品及设备管理、车辆管理、后勤保障事务管理、人力资源管理等。

7.系统维护。当系统运行后，这时的主要任务就是日常管理和维护，并根据运行情况对系统进行检查和适当的修改，保证系统为管理工作提供良好的服务。系统维护工作包括三个方面：硬件维护、软件维护、数据维护。

四、办公自动化的现状及存在问题

1.办公自动化的发展现状是不平衡的

一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。我国办公自动化是80年代中期才发展起来的。

2.办公自动化系统的管理亟需要完善和升级

办公自动化系统是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统，它采用Internet/Intranet技术。现如今国内的各个单位和大中型企业基本实现了不同程度的企业信息化运作，并且随着应用与需求不断增长和变化，各个单位和企业也不断对其信息化系统进行完善和升级。

3.办公自动化应用中必须的硬件不足和规章制度也不健全

目前，很多企业离实现办公自动化人手一机的最基本要求还有相当的距离，且大部分计算机的运转速度慢，故障多，不能有效的开展工作。电脑的配置落后和严重的基础设施不完善，远远不能满足现代办公的需要。因此，办公自动化还有很大的开拓空间。

4.很多人员缺乏办公自动化应用要求具备的基本素质

简单的说，工作人员需要掌握：

（1） Offi ce办公软件的使用；

（2） 商务办公基础（打印机的使用，复印文件，传真的收发）；

五、更好的推进办公自动化系统建设的对策

1.讲究实效，形成一定的工作制度

办公自动化系统的生命力很强。我们在应用中要讲究实效，形成严格的工作制度。定期的举办一些培训、个别讲解，帮助下载、设置、操作演示等方法，让工作人员熟练掌握办公自动化系统的操作，从而提高工作效率。［4］

2.养成不断学习的良好习惯

针对于办公自动系统这一新生事物，我们都要做到多学习、勤思考和不断的改进才行，多动脑才能发现问题，多动手才能解决问题，不要在工作中养成“拖拉”和“踢皮球”的坏习惯。

3.技术结构方面的改善

尽快从Client/Server结构体系转向Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器。这样系统的负载变轻，开放性变好，系统的维护升级变得更加方便。

六、办公自动化的发展方向

个人认为办公自动化发展方向应是：无纸化办公，缩减相关人员配置。

如今的知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业办公自动化的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。

七、结束语

伴随着日趋激烈的人力资源竞争、物力资源竞争等，提高办公效率，降低办公成本、增加办公效益已经成为企业领导者和管理者们关注的重点。企业办公自动化系统的实施，对于企业的发展，提高企业核心竞争力具有决定性的意义。办公自动化管理系统的开发和运用将是企业知识资源的一把利器，企业要想在知识经济时代里保持持续的竞争力，实现自己的战略目标，就应该建立一个优秀的知识共享平台，从而激发员工的潜能，让他们更富有创造力。

［1］秦长坤， 朱光华. 企业办公自动化系统的设计与实现［J］. 计算机与现代化， 2009，9：47-49.

［2］张志刚. 网络化办公中信息安全技术的探讨［J］. 天津城市建设学院学报， V01.9.

［3］邵雷， 李毓伟. 基于工作流技术和B/S结构的办公自动化系统研究［J］. 浙江科技学院学报， V01.15.

［4］宋广强， 李宗强，李学斌. 办公自动化系统的实践与探索［J］. 电脑知识与技术（学术交流），2005，6（11）：79-80.