数字时代，档案信息化公共服务能力创新

谭伟贞

（湖南人文科技学院档案馆　湖南娄底　417000）



数字时代，档案信息化公共服务能力创新

谭伟贞

（湖南人文科技学院档案馆湖南娄底417000）

档案信息化公共服务能力的提升，是“十三五”期间我国档案事业发展的主要任务，主要依托数字档案馆和网络技术。通过对数字档案馆与传统档案馆在服务方法、服务功能、服务对象、服务内容等方面进行比较分析，梳理了数字时代创新服务方法、对象、内容、健全服务功能对提升档案信息化公共服务能力的重要性，同时，探索出主动向经济市场出击，不断跟经济社会发展中出现的新领域是档案公共服务能力创新的新动态，提供特色和个性化服务是公共服务能力创新的新内容。

数字时代 数字档案馆 公共服务能力 创新

档案信息化公共服务能力顾名思义是档案公共服务建立在信息化技术基础之上，以档案馆和网络为依托，为档案公共服务提供的软、硬件设备、档案服务人员、档案信息等，以满足社会各界利用需求，所体现出来的服务技能。档案信息化公共服务能力的提升是“十二五”期间，也是“十三五”期间我国档案事业发展的主要任务，由此可见公共服务能力的重要性。但是，由于受许多瓶颈因素如：档案资源缺乏、综合人才问题、观念意识问题、标准化管理问题以及档案信息化建设滞后等影响，档案公共服务能力的提升受到了一定的限制，如何破解之些难题，将是我们档案工作中亟待解决的新课题。下面就信息化公共服务能力的创新问题提出自己的见解以供读者参考。

一、服务方式的创新

传统的档案服务方式主要是以档案查阅、外借、档案编研、证明以及档案目录检索等方式出现。进入数字化时代，公众获取档案信息的方式和渠道呈现了广泛性和多元性等特点，传统的服务方式很难适合公众日益增长的信息需求，档案馆必须不断拓展服务方式，开辟服务渠道，实现传统方式与现代方式齐头并进；单一性与多元性相结合；有偿服务与无偿服务互为补充，这样才能实现档案信息化公共服务形势的多样化。［1］同时还要从实际出发，以公众满意为目的，以公众需求为核心，不断创新公众易亲近、易接受、喜闻乐见的服务方式，把传统的封闭式的 “死”档案，变成数字的开放式的“活”档案，把档案服务从被动、静态服务变成主动、动态服务。［2］

1.从阶段性服务转变为全过程服务

传统的服务方式是一种阶段性服务，主要有接收查阅信息、档案查阅、档案利用这三个阶段，进入知识经济时代，档案的服务方式转变成了一种知识性服务，强调全过程的服务。全过程服务不仅包括上述阶段性服务，还包括档案利用前期服务与档案利用后期服务，前期服务即信息预测期，主要是了解和掌握公众对信息的需求，并向其宣传档案有关业务知识，传授检索和利用技巧。后期服务即反馈信息期，主要是了解公众对档案利用的效果和新信息需求以及用户对档案馆的建议和意见。［3］

2.利用网络和档案管理系统，为公众提供咨询互动平台

信息化高度发展的今天，各档案馆都各自选择适合自己的管理软件进行档案管理，为此，在选择管理软件时，档案馆必须高度重视服务互动平台的建立，只有这样，用户才能与档案工作人员自由沟通、交流和意见反馈，这一平台实际上也是对档案馆履行公共服务职责的一种监督，同时也是对档案馆公共服务能力的一种提升。“兼听则明，偏听则暗”，档案馆只有不断倾听用户意见，了解用户心声，才能提高公共服务能力和确立努力方向。除此之外，档案馆还可以开辟各种不同渠道，如：建立公众微信号、QQ号、开通微博、博客等方式去了解用户，为用户提供多层次的服务。

二、健全服务功能

进入数字化时代，信息化给档案馆的服务带来了新的机遇，健全档案服务功能可更全面的提升和创新公共服务能力。

1.加快网上查阅功能的建立

网上查阅功能的建立是档案现代化服务体系最基础的功能内容，档案馆要想最大限度地发挥档案信息资源的作用，就必须在不断收集档案信息资源的基础上，建立数据库，实现档案信息资源共享。

2.安全监控功能

数字化是信息化档案公共服务的基础，档案部门要实现资源共享，就必须全面推进规范化、标准化统一的档案管理系统。由于网络环境的不安全性和档案数字化加工过程中存在的一些不可控因素，过去简单的防护措施已不能解决数字时代信息档案的安全保密要求，这就要求档案部门必须运用新的技术和管理手段来防范档案的安全体系，因此，建立一个可靠的安全监控系统就显得尤为必要了。

第一、实行身份认证和权限控制。主要是对身份和计算机进行绑定，没有授权的用户和没有认证的计算机无法打开数字化文档，严格对计算硬件进行控制。

第二、在扫描和传输过程中实行加密。在扫描过程中，设计扫描完成自动加密，同时采用隐性水印技术来记录数字档案的原始数据，以防数字化档案被套改，同时，结合网上审批系统，对水印数据进行监控，在档案信息查阅或打印时显示水印，以确保档案信息的真实性和版权。

3.提高互联网索引功能

数字档案馆所用的管理系统是一个高度可扩展的数字档案信息处理系统。在日常管理中，电子文档的产生均依赖于不同计算机技术平台，呈现出不同的结构性和多样性。档案管理系统必须支持多种存贮的外部系统平台，数字档案馆也必须具备自己的存贮器用来集成管理档案的异类信息。

三、服务对象创新

长期以来，由于受传统思想的影响，各级档案馆总是以行政机关的附属机构而存在，其服务主要围绕党政机关和社会团体，很少考虑到公众的真实需要和利益。新时期在公共服务功能的拓展下，服务对象由党政机关、社会团体向公众服务转换，“以人为本”、“以公众为主”、“亲民”成了档案公共服务的主要拓展方向。

1.信息化公共服务社会化、多元化

数字化时代，人们从事科研、生产等各种活动已变得越来越复杂，因此，对各类信息的利用需求也变得越来越迫切，对档案信息的利用必将被网络检索所获得的综合资料所代替。

2.主动向经济市场出击

数字化时代，档案馆已不再是传统的“保管室”，工作人员也不是 “保管员”，而是财富的集结中心和传播者，在知识经济高度发达的今天，数字档案馆拥有科研、生产等原始且已数字化了的信息，只要档案工作人员灵活运用这些数字信息进行综合、加工、整理，并从中提炼出有价值的信息，形成档案服务实体，创建档案信息服务产业，主动向社会开放利用，从而产生经济效益和社会效益。

3.不断跟进经济社会发展中出现的新领域

数字化时代，档案部门这个财富的集结中心必须紧跟时代的步伐，主动跟进经济社会发展过程中可能出现的新领域，并不断加强与新领域的主管部门的联系，了解他们的动态，预测新领域对档案信息的需求，从而完善新领域的专业档案，准确、及时尽可能多地为他们的发展提供最专业、最全面的档案信息与技术服务。

四、服务内容创新

传统的服务内容由于受到服务对象、服务范围以及服务意识等因素的影响，服务内容也比较单一。进入数字化时代，档案用户需求日益社会化，由一般性档案查阅、利用，转向档案咨询、档案文化、休闲、娱乐、档案鉴定等；满足用户的一般需求，转向依用户的兴趣、爱好、背景、角色等提供个性化服务；由被动查询服务，转向提供主动、知识性档案服务；由馆内服务，转向馆际互借服务。面对纷繁复杂的用户需求，对档案服务内容提出了更高的要求。［4］

1.加强信息资源建设

信息资源是信息化公共服务的前提和基础，档案部门必须拥有内容丰富，结构合理的档案信息资源，才能创新档案公共服务能力，否则，将会是一句空话、大话。

（1）库存档案信息数字化。这一过程是运用现代化管理手段取代了手工操作，多功能档案信息采集平台取代了枯燥无味的信息传播方式。库存档案数字化是利用电子设备把档案扫描，按存储格式保存在档案系统中。扫描后档案信息可以转换成各种存储格式，包括文字，音频、视频、影像等建立各种数据库。通过档案信息数据库的建立，把档案公共服务部门与部门之间，地区与地区之间，以及整个社会统一联系起来，进而建立一个跨部门、跨行业、跨地区甚至跨国界的共享网络系统。［5］

（2）加大征集力度，改善馆藏结构。数字化时代，人人都是档案的生产者和拥有者，档案部门要加大征集力度把分散在个人手中的数字档案自动采集归档。另外还要征集民间有特殊价值的名人家谱、簇谱等个人档案；深挖优秀传统文化资源，如历史人物、先进事迹、名人档案等；培植具有浓厚地方文化特色的文化品牌；拓展档案寄存、代管等业务，来丰富馆藏和改善馆藏结构。在馆藏建设过程中重点体现出“你无我有”、“你有我独”、“你独我专”，不管数量、质量还是品味都要体现出自己的特色和个性。

（3）整合档案信息资源，加强馆际之间的横向联系。数字化时代，知识和信息总量急剧增长，档案信息资源越来越丰富。面对如此浩大的信息海洋，任何单位、个人是无法全面收集和保管，因此，只有加强信息资源整合，着重顶层设计，建立一个完整的、先进的社会化信息系统，才能实现档案信息资源共享。

2.依据本单位档案特色，为公众提供个性化服务

档案的服务是“以人为本”，服务于人是档案服务的根本，档案工作人员面对越来越复杂、全面、具体的公众需求，开展多层次公众服务，充分利用自身丰富的馆藏资源优势，结合并挖掘网络信息，主动提供多元化的传播方式，开展具有自身特色的个性化档案服务。例如：可以将具有浓郁地方特色的文化品牌档案，特有的优秀文化精神所包含的深刻内涵进行重新包装和通俗解释，使之以平民化的形象走进百姓生活，这不仅可以宣传档案馆独特的文化特色，而且可以提高公众的文化素养；还可以设置用户服务采集平台，自动收集用户的需求信息，然后根据用户的需求，为用户定制符合个人需要的档案信息主动传送给他们。［6］特色和个性化服务是数字时代，档案信息化公共服务创新的主要内容。

3.坚持公平、公正的原则，为公众合理分配服务资源

档案信息公共服务要坚持公平、公正的原则，档案工作人员要公平、公正地对待自己的职业特权，尊重用户，不要因为利用者的职业，家庭背景和个人收入而去歧视别人。不管是政府部门、社会团体，还是个人都有享受档案公共服务的权利，档案工作人员要尽力维护用户的档案知情权和参与权。在公共服务过程中，不仅要重视大众化服务 ，也要重视小众化，特别是弱势群体的服务，要根据他们的要求为其量身定制出更贴切、更全面、更及时的服务。［7］

［1］.王静.综合档案馆公共文化服务研究［D］. 合肥：安徽大学，2014-40

［2］.朱丹.钟楚巧.现代图书馆服务理念创新分析与研巧［J］.固书馆论坛，2009（03）：120-123 。

［3］.陈舅.论电子政务环境下档案用户需求的新变化［J］.档案学通讯，2006（4）：72-75

［4］.王媛媛.数字环境下档案公共服务研究［D］. 合肥：安徽大学，2015。

［5］.饶露.加强馆藏建设，打造真正意义上的公共档案馆［J.］山西档案，2010（04）：25

［6］.刘思思.数字化时代背景下档案馆公共服务延伸研究［D］. 福建：华侨大学，2015。

谭伟贞，女、湖南人文科技学院档案馆、职业技术教育学硕士、副研究馆员