就业视角下的大学生档案管理体系建设

肖囡（山东体育学院 山东 济南 250102）

就业视角下的大学生档案管理体系建设

肖囡
（山东体育学院 山东 济南 250102）

大学生档案是反映大学生在校期间学习、生活的重要材料，是用人单位选拔任用人才的重要依据。当前，高校大学生档案管理形式落实，往往只是停留在被动服务层面，本文从就业角度分析了大学生档案管理的现状，提出了构建大学生档案管理体系，发挥大学生档案的就业指导作用的具体设想。

就业视角；大学生；档案管理；体系建设

1.引言

当前我国的大学毕业生多是自主择业，用人单位对大学生的就业整体素质、就业技能、就业能力提出了更高的要求，其考核大学生能力和素质的主要依据即毕业生的人事档案，但是，目前大学生档案管理却脱离了就业，对于就业的指导作用不能得到很好的发挥。

2.就业视角下的大学生档案现状

2.1 大学生档案记载的内容单一、结构固化、呈公式化，无法全面反映学生的实践经历、品德、学习潜力、心理健康等情况，更无法满足就业市场的高要求，不能高效的为用人单位提供更好的信息服务。现在的大学生档案内容主要包括：大学生各个学年的成绩单、健康体检单、学生入团入党材料、入学材料、毕业登记表、各个学年奖惩情况、毕业通知书等。这些材料千篇一律的表格化记载内容，不能突出学生的个性化特点，大量的套话和批量化的评语，对于就业单位来说，没有太大的参考价值，大大降低了就业指导的工作效率。

2.2 档案的保存及转递方式滞后，大学生档案的作用被弱化。大学生档案的保存还停留在计划经济时期的囤积档案状态，很少有高校派专人负责管理、维护。学生考入大学后档案均是由当地教育局直接邮寄至各所高校，甚至让学生自带档案，降低了档案的严肃性、准确性。高校在清点完高中档案后就放置一旁，不做进一步的维护，一直到大四学年才突击把成绩单、入党材料、体检表、入学表、登记表装入档案，完全忽略了档案的更新和装档，造成了保存、转递中出现的遗失、虚假编造档案等现象。

2.3 大学生档案的作用被弱化。结合大学生就业工作，就业分为两种，一种是毕业前就业，毕业生准备自荐书到用人单位，用人单位凭借自荐书和面试进行用人筛选，用人单位确定聘用大学生后，和学生进行网签或签订劳动合同，这时高校才会把学生的档案转递到用人单位人力资源管理部门，通过这个过程我们不难发现，用人单位在聘用大学生前根本看不到学生的档案，而仅仅是依据大学生自己提供的自荐材料进行选择，大学生档案的就业作用没有得到任何发挥，客观上不能有效的给用人单位以参考。第二种是大学生毕业离校后就业，在校期间未落实用人单位的，学校按照要求要将毕业生档案转递到学生生源地所属的人力资源部门的人才市场进行管理，大学生这时联系工作，仍然是凭借自荐书，不能由个人或用人单位调取大学生档案作为参考。这两种就业形式中，大学生档案的就业指导作用都没有达到任何发挥。势必需要高校进一步从学校层次来构建和完善大学生档案管理体系，推动大学生顺利就业。

3.如何建立完善的大学生档案管理体系

3.1 构建全方面的大学生档案内容

当前，用人单位对大学生的选择早由单纯看学习成绩、政治面貌转变成综合分析学生的心理品质、组织协调能力、动手能力、人际交往能力等素质。因此，档案管理部门应以就业需求为导向，从以下四个方面去构建大学生档案体系：

3.1.1精准的档案基本信息。包括大学生的基本信息、党团材料、高考档案、籍贯、学习成绩、体检档案、家庭情况、学业奖惩情况、高考录取材料等。这些基本信息可精准反映学生的学习、思想、生活状况。精准的档案基本信息是档案管理体系建设之本，就高校而言，高考过后档案归档非常重要，应避免把建立档案放在毕业时才进行，应在学生入学时就准确收集学生高中档案，组织学生认真填写入学表格，把必要的入学体检报告、高考录取信息及时归档，并可结合档案信息进行新生入学排查，大大提高学生管理工作效率。

3.1.2档案中适度增加学生信息的范畴。主要有社会实践、公益活动、心理档案、诚信档案等扩展的学生基本情况。新加坡高校就在大学生的录取中特别看重学生参加了什么社会实践活动、参加了那些公益性的活动等等，这些内容是国内大学生档案的盲区。

3.1.3转变传统档案归档理念。结合目前用人单位用工特点，加入有利于大学生发展的特色档案信息，例如体现组织协调能力、动手能力、学习能力、人际交往能力、创新能力等综合素质的材料要增加到档案中，突出大学生个性化档案内容。例如，在大学生档案中设立“心理素质档案”专栏，突出大学生的心理素质包括认识能力、情绪和情感品质、意志品质、气质和性格等个性品质，用人单位可以根据这些心理档案准确的分析出该大学生的性格特点、心理倾向、认知的能力。

3.2 促进大学生档案管理的信息化建设

做好大学生基本档案内容后，就是要把档案合理的保存和更新。大学生档案管理有其阶段性特点，多是以学年为时间段更新成绩单、奖惩、心理、健康情况的信息。随着互联网高速发展，就业信息化也逐渐普遍，用电子信息技术促进档案更加缜密、准确。有条件的高校可开发个性档案管理软件，每一个学期在电子档案之中添加本年度学生的各项信息，努力推进纸质和电子档案并存的“双轨制”信息化管理模式。

3.3 提高大学生档案管理人员的专业能力

高校档案部门要重视档案管理人员的业务培训和专业技术技能学习，定期开展档案业务竞赛，促进档案管理相关人员积极掌握档案专业知识和相关法律法规。档案管理工作主要包括档案的搜集、整理、保管等，这就要求我国高校细化岗位考核要求，明确高校档案管理人员的职责，促进管理人员改进自己的业务能力。同时在档案管理系统内开展建档研讨会、讲座、交流学习等活动，通过交流学习探索改进学生档案管理的方法，不断提高档案管理人员的基本素质，提高大学生档案管理的水平。

3.4 构建大学生档案信息服务一站式平台，提高档案的应用性

档案体系的建立是为给用人单位提供可供参考的有价值的档案信息。所以再给单位提供档案的方式上要努力摆脱原有的档案公开滞后问题。例如把大学生在校期间的电子档案放到公开的电子平台或系统，供单位在招聘前对毕业生依据选人要求进行筛选，提高用人单位选人用人的针对性和高效率。充分改变档案查阅落后于招聘环节的弊端，实现高校培养人才和单位选人用人的有效对接，顺利为大学生搭建就业平台。同时，可设立档案管理监督反馈机制，为人才流动提供信息支持，全方位地满足就业市场的各种需求。通过信息的公开，整合构建“大学生档案信息服务一站式平台”，为社会用人单位提供可信的参考。

3.5 建立学生档案管理责任体系

档案管理部门要根据学校的统一要求积极配合工作，加强各部门的协同合作。学校建档的整体规划和专业指导是由学校综合档案室具体负责，学生处会同档案部门相结合负责档案工作的检查和监督，各个学院具体负责学生的档案管理和更新。学生处、组织部、教务处、各学院等部门要各司其职，积极配合大学生档案管理工作的整理和管理，对学生综合素质进行整合评价，对学生的个性材料进行收集，切实把大学生档案工作服务于大学生就业。

总之，大学生档案管理体系建设是新时期服务大学生就业工作的需要，是高校提高就业指导工作水平的需要，必将对大学生就业工作起到积极的促进作用。

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[3]李小芳.国家助学贷款的风险防范机制—大学生信用评价指标体系的建立田[J].改革与开放，2010.(6).

[4]徐益,周剑辉,申彦舒.基于就业需求导向的高校学生档案管理体系构建[N].湖南人文科技学院学报，2014(06).

此论文为山东体育学院2015年度校级课题，“就业视角下的大学生档案管理体系建设”研究成果。

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1009-5624（2016）06-0095-02