基于信息化背景下高校档案馆信息服务策略分析

2016-02-22王海燕

西部皮革 2016年24期

关键词：档案馆档案管理理念

王海燕

(西京学院，陕西西安 710123)

基于信息化背景下高校档案馆信息服务策略分析

王海燕

(西京学院，陕西西安 710123)

随着我国高校信息化建设日益进步，以及高校档案馆建设的逐渐完善，使得我国档案的信息化建设不断朝着更多种方向发展，在此基础上建立起来的高校档案馆信息服务也在稳步的开展。在高校不断增强档案信息化建设时，档案馆工作者也要深入对档案服务策略分析，从而为学校发展及教育工作提供服务。

信息化；高校档案馆；信息服务；策略

引言

在当今信息化的背景下，高校档案馆服务是为了给广大师生提供高效、方便的档案信息。高校档案馆既是我国档案系统的重要部分，也是学校行政体系里的一个部分。努力实现高校档案服务的社会公共化，已经成为现在高校档案馆的一项主要工作，继续提升高校档案的服务水平，有利于体现高校档案的重要价值。

1 目前高校档案馆的现状

1.1 管理员落后的服务理念

现在，我国高校档案馆的管理理念难以符合师生们的需要，这就使其在进行信息化建设时的进程缓慢，馆藏资源也非常的少。在以前很长一段时间，高校档案馆都是服务于政治的，致使其现在的服务理念比较差。所以，我国的高校档案建设虽然已经实现了信息化，但在进行服务时却明显暴露出来了服务能力不足的问题。此外，由于档案管理员存在着较为落后的服务理念，高校档案在建设时也出现了只注重收藏而忽略服务的情况。

1.2 管理方法落后，服务较差

当今我国的一些高校的档案管理还是沿用着传统的服务模式，虽然大部分高校已经基本上实现了档案管理的信息化，但受到服务方式和服务理念的影响，高校档案馆的智能服务水平还是非常的有限。高校档案管理员的个人素质不高，工作时主动接受新事物能力也非常差，也导致了高校档案馆的服务水平不高。

1.3 管理工作没有落到实处

我国现代高校的档案里所包含了很多的私密内容，这就使高校档案馆在服务时的情况比较特殊。我国已加大了对档案服务的重视力度，而且也联合高校共同的不断投入了更多的资金支持。这些都促使高校档案管理的内容越来越多，管理方法也更加的科学，档案管理工作也越来越重要。

2 提升高校档案馆信息服务质量的策略

2.1 提升档案信息服务水平

为了继续提升高校档案馆的信息服务水平，应该在高校档案管理的过程里运用绩效考核法，具体的讲就是利用平衡计分法对档案馆信息服务进行评价。这种方法主要是创新的和后续的服务。其中后续服务有助于让高校档案馆服务的发展实现自我完善和循环，高校档案馆的后续服务就是在服务进行完之后对服务的效果进行跟踪调查回访，分析高校档案馆产生的社会方面和经济方面的效益，从而更好的改善高校档案馆的服务质量。高校档案馆的后续化服务主要表现在以下方面：提高科研工作的调查和预判，要建设与之对应的档案信息数据储备库，事后对用户反馈的调查分析，以及对高校档案馆服务的效益研究。随着高校档案馆地位在社会上的地位越来越突出，必须要把高校档案馆的后续服务融进高校档案管理工作之中，从而不断加强档案服务的水平。

2.2 完善档案整合，提高服务能力

高校档案资料是进行服务的根本。由于传统的高校档案馆服务有着许多的弊端，所以要提升档案主题的完善。把高校的档案信息进行整合，具体来说就是要从众多的高校档案里选择那些与某个已知主题有关的信息，然后再给档案的对象进行信息服务，从而把档案信息里的全部作用发挥出来，这样就要求从事高校档案馆管理工作的员工在提供服务前，首先要把所有的档案信息统一的给分出类别并且适当的整合。对档案信息的即时有效特征进行评判的时候，有的人时常把找寻档案信息比喻成就像是谋求食物那样，人们只能在一定的时间里找到相对比较美味的食物，但却不能找到那个永远都是完美的美食。建立信息化的高校档案馆，就是要把所有的纷繁复杂的档案信息依据一定的主题和类别去整合，能够保证当师生们需要去查阅翻看的时候，只是通过方便快捷的搜索就可以找到他们想要的信息。高校档案馆在管理时一定要让所有的档案信息都具有一定的主题，从而不断增加高校档案服务内容和范围，为广大师生提供更好的服务。

2.3 树立正确的服务理念

高校档案馆的信息化建设虽然已经获得了一些成就，但其服务能力问题是一个很大弊端，究其原因，从事高校档案管理的工作者自身的服务理念很落后是个重要影响因素。他们还只是使用传统的档案管理模式，还只是认为高校档案馆的工作就是对各种各样的凌乱档案进行搜寻、整合和保存，而没有对所管理的档案信息的重要性给予应有的重视。