提升高职院校办公室管理服务效能的路径探析

陈洁琼

(泉州医学高等专科学校，福建 泉州 362011)

提升高职院校办公室管理服务效能的路径探析

陈洁琼

(泉州医学高等专科学校，福建 泉州 362011)

职业教育进入内涵式发展的关键时期，国家和社会对职教改革提出的要求越来越严格，高职院校党政办公室作为重要的综合管理部门，它的工作质量与服务效能高低直接影响着学校的整体运行质量与效果及整体管理水平。因此，本文从办公室管理制度、队伍建设，思想观念的转变，服务理念的树立，工作方法的创新等方面探析提升办公室管理服务效能的路径。

办公室；服务；工作方法；队伍建设

0 引言

伴随着职业教育体系建设和高校改革的不断深入，我国职业教育规模持续扩大，教育创新和体制机制改革不断深入，职业教育在教学、科研、社会服务等方面都取得了瞩目的成绩，在职业教育快速良好的发展过程中，高职院校与兄弟院校和地方企事业单位的交流越来越频繁，举办高水平的学术会议和国际交流活动的机会越来越多，而这些工作任务的主要承担主体均为高职院校的办公室。在日益繁重的工作任务压力下，提升办公室管理效能是学校改善服务、凝聚力量、深化改革、提升整体竞争力的迫切需要。

1 提升高职院校办公室管理服务效能的重要性和必要性

近年来，随着职业教育体系改革的深入和不断推进，很多高职院校也随之发生天翻地覆的变化，办学规模在不断地扩大，办学层次不断提高，办学形势也在不断发生着变化，内外办学环境的变化势必会对高职院校办公室工作提出越来越高的要求，不断提升办公室管理服务效能，更好地为学校发展服务显得尤为重要。

作为高职院校的综合办事机构，办公室在学校管理系统中占据着中心地位，是协助学校领导办理专门事务、辅助开展日常工作的部门，在学校各项重要工作中起着策划、组织、协调、指导与落实的作用，是联系上下、协调左右沟通内外的桥梁、是协调学校行政事务运行的枢纽、是学校形象窗口的阵地。目前，很多高校的领导者大都是学校某一专业领域的学术带头人，他们不但需要花费大量时间做学术研究科研活动、出席各种学术会议，还要负责学校的领导工作，其工作任务何其繁重可想而知，因此，办公室如何能更好地为领导服务，做好领导的参谋助手是值得每一个办公室工作人员深思的问题。此外，由于办公室的窗口形象地位，它需要与全校师生、各个部门、学院、以及兄弟院校打交道，不断地开展基层调研，调查群众需求，总结群众经验，通过纵向和横向比较的方式，在学校、部门、学院及同类院校的发展中比较各种优劣势和各种机遇、挑战，在调查研究中掌握第一手的基层资料，梳理出有价值的导向信息，并及时反馈，为领导积极主动地提供真实、有效、科学的决策依据。所以，办公室管理效能的提升在高职院校行政管理中的地位和作用不容忽视。

2 高职院校办公室管理服务存在的问题

2.1 服务意识淡薄

服务是宗旨，办公室效能的提升必须首先增强工作人员的服务意识。但是，长期以来，办公室工作事务多而繁杂，急而突发，工作人员往往被繁杂琐碎的事务牵着鼻子走，长此以往，容易形成被动保守的处事思维，服务意识淡薄，服务的层次得不到提高，也就难以创造性的开展工作，无法适应新形势的变化发展。

2.2 管理制度不健全

岗位制度没有制定，职责不清晰，导致办公室工作人员不能清楚地定位自己的工作内容，有些工作该怎么做，做到什么程度，没有一定的标准，缺少一定的制度规范，容易在工作中出现推诿拖拉的现象。而且由于办公室突发应急的事务较多，如果没有一定的应急预案的话，突发事件无章可循，得不到有效及时处理，容易铸成大错。

2.3 工作人员整体素质偏低

办公室在整个学校运作中的作用举足轻重，必然地，对办公室人员的要求也相对比较高，必须具备过硬的政治素质、业务能力，扎实的工作作风、无私的奉献精神，才能满足工作的需求。但是，目前，纵观许多高职院校办公室工作人员，大多是从机关各部门选调或者留校毕业生，甚至是老一辈的工勤人员等，并不是专业的人才，基本上处于半路出家，学历参差不齐，专业知识、知识结构各不相同，责任心不强、为师生服务的工作热情也不高，缺乏复合型的综合管理人才，直接影响着办公室职能的有效发挥。

2.4 管理方式和管理手段滞后

随着信息化技术的飞跃发展，高校的管理工作也进入一个全新的网络环境，对于高校办公室的各项管理工作也提出了更高更多的要求，尤其体现在信息的时效性传达、信息资源的及时有效利用，传统的办公方式和手段已经很难满足社会信息化发展的需要，很难与高校的改革发展相适应，实现办公的自动化和信息化已经成为提升办公室管理效能和工作效率的迫切需求。

3 提升高职院校办公室管理服务效能路径探析

3.1 转变思想观念，增强服务意识

办公室的最终目的是服务于学校的人才培养和教学科研一线的工作，服务全校的师生员工,所以，办公室工作人员应树立“以人为本”的思想，服务的目的是为“人”服务，要从基层的实际需要出发，真正想群众之所想，解群众之所难，从大局出发，为群众办实事、做好事，全心全意为全校师生服务，切实服务于学校的教学科研工作，使学校的各项决策得到贯彻落实。同时办公室工作人员还要要有自觉主动的奉献之心，不计较个人得失，对群众办事不推诿扯皮，把握急事急办、特事特办的原则，彻底摒除“门难进、脸难看、事难办、话难听”的现象，热情有礼、尽心尽力为群众解决实际问题，真正使学校各项工作任务上传下达，为教学科研一线的师生员工做好服务工作，真正提升服务水平。

3.2 建立健全规章制度，完善体制机制

“没有规矩，不成方圆”，完善的规章制度是提升办公室管理服务效能的基础和前提。一是要从学校实际情况和发展需要出发，制定出一套操作性强、效果明显的规范化规章制度，严格规范文件办理、事务处理、会务接待等各项工作程序，使办公室的每一项工作任务严格有序，有章可循。二是规范办事程序，明确办事流程，尽量让对外公开服务的每一项工作都能做到制度、流程上网、上墙，清楚明了了解办事步骤，不推诿不越级，科学化工作程序，增强办公室的工作活力，提升服务效能。三是要建立健全岗位责任制度和完善考评机制，明确岗位职责，强化岗位责任，让工作科学合理地得到安排和分配，让每个人都能在自己的岗位上发挥最大的作用，避免因为事务繁忙出现差错；同时，完善效能考评机制，严格进行考评，根据考核结果严格进行奖惩，责任到人，落到实处，真正起到督促约束的作用，不让考核流于形式，确保工作人员能够各司其职各尽其责，办公室各项工作得到高效运转，切实提高服务水平。

3.3 切实提高工作人员素质，提升服务效能

办公室作为一个高职院校的综合办事机构,主体是办公室工作人员，直接反映了办公室的精神风貌和工作作风，他们的综合素质和管理水平直接影响着办公室工作的质量和服务的效率。因此，如何围绕工作中心，服务大局，履行好办公室职责，提高办公室服务水平，使办公室工作从“多、忙、繁、杂、急”的事务中摆脱出来，真正发挥好办公室的参谋助手作用，使其科学、规范、高效运行，充分发挥办公室的各项职能，提高办公室工作人员的综合素质是关键。

3.4 大力推进信息化建设，提高服务质量

信息化时代，计算机、网络技术等软硬件的快速发展，使得高校办公室自动化管理已经成为大势所趋。“工欲善其事，必先利其器”，信息化建设成为提升办公室管理服务效能的重要利器。信息化办公可以将传统的办事流程电子化、数字化，打破时间和空间的限制，从而解放大量的人力、物力，降低运行成本，大大提高工作效率。

为此，必须先完善办公室的硬件设施，配备配齐办公室工作人员的高性能计算机，它是信息化办公的最基本的办公工具，同时促使办公室工作人员必须加强熟练掌握计算机的使用技能，并参加相关信息化办公软件的培训和学习，得心应手地在网上处理一些办公室实务，节约时间，提高工作效率，并通过电子邮箱、网络通讯等便捷的网络信息交流工具，构建学校与师生员工之间的沟通桥梁，广泛收集第一手的信息资料，及时反馈、收集师生员工对学校改革发展的建议和想法，同时也能及时发布学校各项相关信息，使全校上下凝聚一心，齐心协力，共同为学校发展贡献力量。同时，信息化网络也能及时带来大量的国内外职业教育改革、兄弟院校动态、学校发展等最新动态消息，便于及时调整决策方向、更新观念，为领导决策提供科学依据。

4 结语

尽管办公室工作多元化，呈现出内容繁杂、千头万绪的特点，但每一个办公室成员都应树立“办公室工作无小事，事事皆大事”的服务理念，齐心协力，紧紧围绕全校各项中心工作大局，充分发挥办公室的工作职能，进一步在综合协调、上传下达、组织服务、督查落实等方面创新工作思维，改进工作方法，改善服务方式，办公室的管理效能就能得到有效的提升，从而促进学校各项工作的优质高效开展。

[1]孟成民.高校机关服务效能与管理能力提升的途径探索[J]．教育教学，2013(7).

[2]叶明生．提升高校办公室工作水平的若干思考[J]．福建农林大学学报(哲学社会科学版)，2006(05)．

[3]张建军；蔡宇青．高校办公室工作人员素质浅析[J]．科技创新导报，2013(01)．

(编辑 赵欣宇)

An Analysis of the Ways to Improve the Efficiency of Office Management Service in Higher Vocational Colleges

CHEN Jieqiong

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Vocational education entering the critical period of connotation-type development, the state and society have put forward more stringent demands for vocational education reform. As an important integrated management department, the quality and efficiency of the party and government offices of vocational colleges have a direct effect on the overall operation quality and effectiveness and overall management level. Therefore, exploration is made from the office management system, the team building, the change of idea concept, the establishment of service concept, innovation of work methods and other aspects in this article, to find ways of enhancing the efficiency of office management service.

office; service; working method; team construction

2016-09-26

陈洁琼(1985-)，女。研究实习员。主要研究方向：高校行政管理。

G712

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1672-0601(2016)12-0022-03