浅议如何提高企业管理体系内审员能力和水平

李晓红

（方大特钢科技股份有限公司，南昌 330012）

浅议如何提高企业管理体系内审员能力和水平

李晓红

（方大特钢科技股份有限公司，南昌 330012）

本文结合作者多年来从事质量、环境、职业健康安全等管理体系内审工作的实践经历与体会，就如何提高企业管理体系内审员能力和水平提出了建议。

管理体系；企业内审活动；内审员；能力提高

自20世纪90年代初我国导入ISO 9000系列标准并开始推行质量体系认证制度以来，越来越多的企业取得了认证资格。根据2016年1月25日全国认证认可工作会议上了解的数据，截止2015年末，我国累计颁发有效认证证书147.9万张，证书及获证组织数量连续多年位列世界第一，中国已成为认证大国。[1]与此同时，我国规模较大企业通过的管理体系认证项目也是越来越多，以笔者所在公司为例，就已通过了质量、环境、职业安全管理、测量、两化融合、内控等多个体系认证。但是，中国要从认证大国转变为认证强国，还有许多的路要走。对于已经取得认证资格的企业而言，切实贯彻好各体系标准，将体系要求融入到企业的日常经营活动中，并持续改进管理体系运行的有效性，从而提升企业的经营绩效，是当前所有认证企业应共同努力的方向。

1 内审员的职责

一个企业的各项管理体系能否有效运行并持续改进，除了领导重视外，企业管理体系内审员（以下简称内审员）的作用同样不可忽视。通常情况下，企业内的内审员一般都是兼职的，既可以是企业管理人员，也可以是专业技术人员。内审员在做好本职工作之余，需要参与管理体系的策划活动，对各部门体系的运行给予指导，并且定期或不定期地对企业体系运行情况进行审核与评价。当体系运行出现或者可能出现不符合时，还要参与相应的预防和纠正措施的制定、实施及措施有效性的验证。内审员在企业内的职责决定了其应熟知内审程序，熟悉管理体系相关的法律法规和规章制度的规定和要求；要具备所审核产品和过程的相关专业知识，并掌握审核方法和技巧；同时还应具备诚实谨慎、客观公正的道德素养，和主动观察、善于沟通、思想开明、坚持不懈、明断、自立、有感知力、适应力强等业务素质。

内审的目的是评价和改进企业相关管理体系。当一次内审活动结束后，都应就发现的不符合向责任部门下达内部审核不符合报告，提出改进要求及完成时间，并实施纠正预防措施。纠正预防措施要形成书面文件。内审员还应对责任部门提交的不符合报告进行审核把关，如是否针对不符合事实进行了原因分析、原因分析是否彻底、是否就不符合原因制定相适宜的纠正预防措施、是否按措施实施。为保证措施有效，内审员还要到现场查验实施纠正预防措施的效果，并在不符合报告的纠正预防措施的验证栏中对实施后效果进行评价。相关的内审过程活动记录均应存档保留，内审结果还应作为管理评审和认证机构跟踪审核的证据。

2 内审员的作用

根据笔者在企业多年从事内审工作的实践经验来看，管理体系的运行主要在文件控制、记录控制、过程绩效监测与评价、不符合及纠正预防等方面存在较多的问题。通过有效实施内审，可以及时发现问题并加以纠正，从而夯实企业的基础管理工作，有利于企业进行持续改进。

2.1 夯实企业的基础管理工作

目前，国内有不少企业的基础管理不够规范，存在诸如文件管理编审批权限规定不严，作废文件、部门文件和外来文件具体的定义和范围不清晰，作废文件不能及时标注作废标识并回收和销毁，外来文件不能做到有效识别并控制其分发等乱象。内审员在审核过程中应及时发现并纠正这些方面的不足，从而夯实企业的基础管理工作。比如：针对记录管理方面存在着的不注重记录控制、现场记录不及时、文件填写不规范、格式随意修改等情况，内审员应及时发现这些问题，下达不符合报告并要求整改，制定相应的纠正措施并就实施进行监督。通过内审，使员工们认识到记录作为体系有效实施的客观凭证的重要性。

2.2 有利于企业进行持续改进

认证机构派出的外部审核组每年都要对证书持有者的管理体系进行监督审核，主要目的是寻找企业体系运行的符合性证据，依据证据评价企业管理体系运行是否符合相关的认证标准要求，从而决定是否向认证机构推荐该企业保持认证注册资格。而内部审核则是企业自我提高、自我完善的一种有效的管理活动，内审工作开展有效，更有助于企业持续改进。比如：在审核环境与职业健康安全管理体系时，我们发现各部门能够按照标准要求及时识别与评价环境因素和危险源，也采取了一定的控制措施，但往往存在控制措施不合理、日常也未对控制效果进行监测与评价的情况，使得控制效果不佳，不能实现预期的体系目标，严重时甚至可能无法满足法律法规及相关要求。通过内审活动的有效开展，就能及时对过程进行监控，确保持续改进的有效性。

3 内审员的能力提升

对于如何提高企业内审员自身的业务能力及审核水平，我们认为可围绕以下三个方面进行努力：

3.1 加强对标准的学习，充分理解不同管理体系标准要求

内审员应对本单位认证的相关管理体系标准（如质量、环境、职业健康安全、能源、测量等管理体系标准）及具体要求多加学习并运用。通过强化自我学习提升、参加系统培训等多种形式，不断加深对标准具体要求的理解。IS0 9001、IS0 14001、0HSAS l8001、TS 16949等系列标准，广泛应用于我国各类生产性与服务性企业，要成为一名合格的内审员，就必须把这些标准学精吃透，并结合工作实际活学活用。

3.2 注重知识更新，熟练掌握企业主要生产和服务活动过程相关技能

随着新知识、新技术不断发展，内审员应不断更新自身的知识结构，不但要学习相关法律法规及其他要求等有关资料，还要注意学习和积累一定的专业知识，更要充分了解企业的产品实现过程、关键的工装设备、工艺特点和水平等。在QEO管理体系（即质量管理体系ISO 9001、环境管理体系ISO 14001、职业健康安全管理体系OHSAS 18000整合在一起形成的综合管理体系）建立和运行过程中，内审员应对照标准判断所在企业具备哪些产品特点，并充分考虑企业行业特性。比如：钢铁生产是一个比较复杂的过程，从生产过程来划分，包括有焦化、烧结、炼铁、炼钢和轧钢生产过程，涉及风险监控、安全技术、环境噪音、污染物排放等诸多方面。钢铁企业的内审员应充分了解钢铁的产品特性和生产流程，清楚生产过程控制的重点，掌握生产过程中相关的环境及职业健康安全要求和标准，这样才能有针对性地参与策划编制QEO管理手册和程序文件及管理制度等。

3.3 熟悉内审程序，做好审核策划，提高审核技巧

审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。[2]管理体系审核一般是针对相关管理体系或其要素、过程、产品或服务而进行的。审核的目的主要是验证管理体系的有效性、适宜性和充分性，评价是否采取持续改进或纠正预防措施。[3]审核活动是一项客观的、系统的和独立的活动。内审员要熟悉建立、运行和审核相关的管理体系的方法和步骤，了解审核相关管理体系的主要依据（如企业管理手册、程序文件和管理制度等）。内审员还要明白管理体系内审活动应做哪些工作、如何去做，以及做到什么程度。

管理体系内审活动的主要流程为：指定审核组长→确定审核目的、范围和准则→组成内审组→制定审核计划→准备内审文件→首次会议→现场审核→准备结论→末次会议→编制审核报告(包括不符合报告)→内审的后续活动(进行纠正措施并验证)等十一个主要阶段。要实现预期的审核目的，就必须做到独立、公正地开展审核活动。由于内审过程时间有限，内审常采用抽样方法来收集证据以验证审核对象是否符合、是否有效，这就要求内审员应掌握合理抽样的原则，以使抽样具有代表性，如：标准条款不能抽样，部门不能抽样；当以部门为中心进行抽样时，要兼顾部门相关管理体系职能活动所涉及的其他相关条款；当以条款为中心进行抽样时，要考虑条款所涉及的其他相关部门等。为充分、有序、高效地完成审核任务，内审员在审核活动前要做好功课，准备好审核检查记录表，进行审核策划，做到未雨绸缪。现场审核时收集信息的目的在于寻找符合性证据，收集信息的渠道包括：面谈、观察、查阅文件、检查记录、资料总结和分析指标及来自其他渠道的报告。审核时应注重审核技巧，即善于运用审核方式（顺向追踪或逆向追溯审核）收集和利用相关信息与客观证据，要合理分配好文件审核及运行过程审核、不同部门、不同体系、不同条款的审核时间与路线。

4 小结

综上所述，具备良好的道德素养和过硬的业务素质是内审员胜任审核工作的基本条件，不断加强知识学习和强化专业技能则是内审员提高工作能力和水平的关键。在企业中培养和建立一支懂标准、会审核的优秀内审员队伍，有利于及时发现企业相关管理体系运行过程中的不足，确保体系有效运行并持续改进，从而提高企业管理水平，增强市场竞争力，促进企业的可持续发展。

[1]初建华.我国已成认证认可大国[N].中国食品报,2016-01-27.

[2]GB/T 19011-2013,管理体系审核指南[S].

[3]曾顺和.内审员手记——我是如何进行质量体系内审工作的?[J].中国标准化,1998,(10):37-38.

Discussion on how to Improve the Ability and Level of Enterprise Management System Internal Auditor

LI Xiao-hong
(Fangda Special Steel Technology Co.,Ltd.,Nanchang 330012,China)

Combining the experience and feeling of the internal audit work in the quality,environment,occupation health and safety management system for many years,this paper gives some suggestions about how to improve the ability and level of enterprise management system internal auditor.

management system;enterprise internal audit activity;internal auditor;ability improvement

F273.2

A

1672-6286(2016)09-0063-04

李晓红（1970-），女，江西余干人。质量、环境、职业健康安全管理体系国家注册审核员，主要从事公司综合管理体系策划、实施及改进工作。