铁路档案创新管理模式之探析

2016-02-12姚琳

质量探索 2016年6期

关键词：干部人事纸质铁路

姚琳

北京铁路局石家庄职工培训基地，河北石家庄 050000

铁路档案创新管理模式之探析

姚琳

北京铁路局石家庄职工培训基地，河北石家庄 050000

干部人事档案管理工作是干部人事工作的重要基础，干部人事档案管理工作的水平直接影响着干部人事工作的效率和质量。目前铁路干部人事档案的管理模式较为单一，在电子时代的背景下，铁路干部人事档案管理工作也要与时俱进，在管理意识上与管理方式上不断创新，逐渐实现干部人事档案管理的传统化与电子化融合共存。文章主要论述了铁路干部人事档案档案管理模式的现状与原有纸质档案管理模式的优缺点，提出了新形势下创新铁路干部人事档案的相关对策，以期为铁路干部人事管理工作提供更全面、准确的参考价值。

铁路人事档案管理；创新管理；电子化管理；自动化—一体化管理模式

铁路干部人事档案是记录铁路企业历史发展与现实情况的真实、重要的信息资源，属于铁路企业重要的无形资产。随着物联网、云计算等信息化技术的不断发展，原有的铁路干部人事档案管理体系与制度已经不再能适应新时代的发展需求，应在分析现有人事档案管理存在问题的基础上，加强对铁路人事干部档案的管理创新，加速铁路干部人事档案信息化改革步伐。

1 干部人事档案管理工作的重要意义

（一）干部人事档案室是考察、选拔干部的重要依据

干部人事档案室组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作爱表现、工作实绩等内容的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

（二）干部人事档案管理直接影响干部人事工作的效率和质量

干部人事档案管理工作，是干部人事工作不可缺少的一个重要组成部分，是为贯彻党的干部路线、方针和政策服务的，是做好干部人事工作的基本条件之一。这项工作做好的好坏，直接影响到干部人事工作的效率和质量。

2 铁路干部人事档案管理模式现状

（一）领导重视不足

干部档案管理工作需要领导的高度重视，但在实际工作中还存在着一些认识误区：一是认为比起干部档案来说，更看重干部的现实表现；二是认为干部人事档案管理工作就是简单的收存资料，不需要亲自抓；三是认为干部人事档案管理不是火烧眉毛的事情，只要保管好，能通过检查即可。

因此，实际工作中就存在：一是管档人员配备不到位，没有按规定比例配备专职档案管理人员，一方面由于非专职人员本身缺乏档案管理专业技能，另一方面非专职人员忙于其他工作，档案管理工作效率低下。即使是配备了专职档案管理人员，仍有许多其他工作安排，影响档案管理的效率；二是档案管理人员队伍不够稳定，变化较大；三是干部档案人员政治经济待遇不高。这些问题既影响干部档案管理人员的积极性，又在一定程度上制约了干部人事档案管理工作的水平。

（二）档案管理模式较为单一

目前，铁路干部人事档案管理采取纸质管理的模式，由档案管理人员对各部门形成的纸质归档材料进行甄别、收集、归档、整理、保管及保护，并负责档案的查借阅、转递移交、接收等管理工作。

（三）干部档案管理方法较为落后

铁路干部人事档案目前多数处于手工操作阶段，程序烦琐，效率低下。有些档案管理人员服务意识淡薄，缺少创新观念，整体水平有待进一步提高。虽然目前已经使用人事信息系统，但随着数字化进程的不断加速，对铁路干部人事档案管理数字化信息化水平提出了更高的要求。

3 原有纸质档案管理模式的优缺点

（一）纸质档案管理模式的优点

1.原始性

质档案体现了档案的本质属性—原始记录性。它所记录的信息不易被修改，具有凭证参考价值，是第一手资料。

2.载体稳定性

纸质载体稳定，保管寿命长。

3.凭证性

档案所记录的内容信息是客观、可靠的，这些档案材料所记载的内容可以印证过去发生的事件和活动。

（二）纸质档案管理模式的不足

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1.纸质档案的管理总体的工作量大

纸质档案保管条件要求高和保管任务较重，档案管理人员需要对每一份收集的归档材料进行分类、排序、折叠、剪裁、缝纫、裱糊、装订等工作，手工操作工作量大，直接影响到管理人员的工作效率。

2.纸质档案管理易损性大

档案中每添加一份归档材料，就要对整本档案重新进行装订，且单位各部门对干部本人档案查借阅，都增加了档案中原始材料的磨损度和易损性。

3.查阅检索耗时长

查阅档案中相关材料，需要到档案室查找，耗时较长，降低档案材料的利用效率。

4 新形势下创新铁路干部人事档案的相关对策

（一）提高领导的重视程度

要做好干部人事档案管理工作，首先，需要上级部门加大宣传力度，进一步提高领导对干部人事档案管理工作重要性的认识，加强对档案工作的领导；其次，对各单位档案管理人员的工作部署提出更严格的要求；三是关心管档人员的政治、生活待遇，从而从整体上提高干部档案管理的工作水平。

（二）加强档案管理人员培训，完善档案管理规范

进一步加强现有档案管理人员基本能力培训，强化管理人员责任意识，提升档案管理人员的整体服务水平，创新档案管理流程，从而不断提升铁路干部人事档案管理质量与效率。

（三）建立电子档案管理模式

随着物联网、云计算等现代信息技术的不断发展，铁路干部人事档案管理信息化已然成为未来发展的必然。所谓电子档案是由电子文件（ElectronicRecords）转化而来，是指通过计算机磁盘等设备进行扫描、存储，与纸质档案相对应、相关联的通用图像文件综合，通常以案卷为单位，是具有归档保存价值的电子文件。电子档案优于纸质档案的表现为海量存储记录信息、查询检索效率高、保护了纸质档案原件、节省保管空间、不受时空限制、随时随地可以利用等。它迅速成为档案信息现代化管理的重要内容。

（四）实现纸质档案与电子档案共存的创新管理模式

通过以上论述，可以看出纸质档案和电子档案都具有自身的优点和不足，采取任何一种单一的管理模式，都有不利于干部人事档案管理。因此，进行铁路档案管理模式创新，将纸质档案与电子档案融合共存，二者相互补充、取长补短、并行不悖，各取所长，使电子档案纸质化，纸质档案电子化，进行双模式管理，为铁路干部人事档案的管理提供更有效的管理模式，为铁路干部人事工作提供更有力地效率和质量保证。

（五）建立自动化—体系化档案管理模式

铁路干部人事干部档案自动化包含信息数据的自动收集、自动筛选、自动检索等。铁路干部人事档案自动化管理模式可以实现人事档案信息资料的自动处理与批处理功能。同时结合体系化档案管理，实施档案文档一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化等体系化建设过程。