关于档案管理“双轨制”模式的探析

■ 陈 燕



关于档案管理“双轨制”模式的探析

■ 陈 燕

本文介绍了档案管理“双轨制”模式的涵义，针对档案的纸质文件与电子文件的各自特点进行了详细分析，对于档案管理“双轨制”在一段时期内存在的必要性进行了初步的探析，指出档案管理“双轨制”模式是适应现代档案管理要求的必然趋势，是档案管理无纸化进程中一个必不可少的发展阶段，并进一步提出构建符合时代特征和现代科技水平的档案管理“双轨制”模式的实施办法。

随着社会的发展，我们已经从根本上改变传统的办公模式。文件的起草、审核、签发、传递、阅办、以及接受、查询、存档、利用等都要运用计算机和网络技术来实现。

数字时代的到来，纸质档案的命运和电子档案的发展趋势日益成为档案学术界关注的话题。部分学者认为，随着社会各界对电子文件和电子档案的认识逐步深入，电子档案完全取代纸质档案的情形并非只是设想；反对者则认为，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其在真实性、可靠性方面存在风险，纸质档案始终处于无可替代的重要地位。

目前，我国各系统各单位所管理的档案普遍处于电子档案与纸质档案并存的状态，即档案管理“双轨制”。

1.档案管理“双轨制”涵义

双轨制是指纸质文件和电子文件二者的共存。即:两种版本的文件同时随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本,业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理。

档案“双轨制”管理包括了三层含义。“双轨制”的第一层含义就是要在现有的基础上继续加强对纸质档案的管理和研究。“双轨制”的第二层含义就是要跳出传统纸质档案管理的模式，寻找出一条符合时代要求和科技发展特征的电子文件管理之路。随着时代的发展，“双轨”不可能永远地平行下去，随着科技的不断进步，总有“并轨”的时候。“并轨”之后的单轨，并不是对“双轨”取舍其一，而是对“双轨”的复合，是对传统管理理念与现代科学技术的整合，是一种升华了的单轨，这也正是档案“双轨制”管理的第三层含义。

2.电子文件与纸质文件的差异

2.1电子文件与纸质文件在耐久性方面的差异

纸质的耐久性取决于纤维素的性质，只要我们在档案保护过程中，注意排除如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等，发生水解和氧化的化学反应所需要的条件，就可以使纸质文件的寿命达到上百年甚至于上千年。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。黏合剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热膨胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。

2.2电子文件与纸质文件在环境影响方面的差异

有科学家试验证明，保存纸质档案的标准温度为了14℃～24℃,相对温度为45%～60%,而保存电子文件的理想湿度为16℃～20℃，相对温度为35%～45%,可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不一样的。所以我们在保存电子文件与纸质文件的时候，要注意在合适的温湿度下进行保存。

2.3电子文件与纸质文件在信息保护方面的差异

纸质文件保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住纸质文件的形成，以文字记录的信息就得以保存。可对电子文件而言，信息和载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃、甚至被销毁的危险。计算机语言平均每三个月就会有一种问世，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想像，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还是否能被百分之百的还原。电子档案必须依赖计算机设备才能读出，这个特征给长期存储带来很多问题：如设备故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取。在此外电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐性杀手——电脑病毒。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

3.电子文件与纸质文件的优点

3.1电子文件的优点

3.1.1较易操作。管理员对有关数据进行备份、检查、修改、删除等项较易操作。

3.1.2速度快、质量高。全面高效的档案管理系统，在提高管理档案的工作效率的同时，也给查阅者带来方便。

3.1.3方便交流。通过网络传输音像电子档案，方便了档案部门之间信息的互相交流，同时也为档案的远程传播、使用打下坚实的基础。

3.2纸质文件的优点

纸质文件的载体和记录符号都是原始性的实物，是能看得见摸得着的物质，具有原始性、真实性的特点，其历史的真实性是电子文件无法相比的，纸质文件一旦形成 ，其形成材料纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。

4.信息时代的档案管理“双轨制”存在的必要性

纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，决定了必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。

双轨制的管理模式能够适应现代档案网络化、数字化建设的需要，这种管理模式既能充分开发、利用档案信息资源，同时也能起到保护档案原件的作用。使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。提高档案管理的水平，发挥档案的更大作用。

5.构建符合现代档案“双轨”管理模式的措施与对策

5.1加强现代化基础设施建设工作

档案工作是“利在当代、功在千秋”的事业。所以要想加快实现双轨制下档案管理高效率，必须增加经费投入，购置实现档案管理现代化所必须的一些设备，如档案专用服务器、网络交换机、工作计算机、打印机、高速复印机、扫描仪、工程复印机等计算机网络及数字化加工设备，满足档案人员馆藏数字化扫描、档案条目著录、图纸的复印/打印；以及维护档案安全的保护设施、配套的软件等。没有坚实的物质基础无从谈起档案管理现代化的建设问题。

5.2馆藏存量档案的数字化工作

主要是馆藏纸质档案进行数字化，对声像档案进行格式转换等，建成相应数据库，有利于保护档案原件，提高计算机管理档案的利用水平。

5.3解决电子文件档案安全性问题

电子文件档案的安全性问题是“双轨制”管理的核心问题之一。对于日益增长的电子文件档案，档案安全已经扩展到涉及密码技术、访问控制技术、网络安全技术、系统安全技术等多种技术。这些技术相互补充、相互结合，从不同角度，不同层次来解决档案安全问题，需要在档案安全体系建设中综合运用。无论是传统技术还是现代技术要经得起时代的考验，所有技术的实施具有可逆性和重现性。

随着双轨制下档案管理工作的进一步开展，档案管理将逐步进入电子化、网络化阶段。目前，我们必须按着全国档案信息化建设的目标和任务，做好纸质文件和电子文件的并存管理——“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现更为理想的档案管理模式。

（作者单位：湖南株洲中航工业航空动力机械研究所综合档案中心）