国有企业档案管理思考

文/田 媛

国有企业档案管理思考

文/田 媛

企业档案是企业科技管理、生产管理、经营管理等活动的过程、成果及其载体的完整统一体,随着改革的深化和社会主义市场经济的不断发展,国有企业正在全面走向市场,其产权结构、组织形式、经营机制和管理制度都将发生重大变化,这将给国有企业档案工作带来一系列新的情况和问题,同时对档案管理提出了更新、更高的要求。那么,国有企业档案的管理如何适应这一形势。

一、国有企业档案管理现状

（一）主管负责人思想意识

在很多的情况下，国有企业的分管领导或负责人单方面注重企业经济效益增长，对档案管理工作意识淡薄。部分领导对档案知识储备甚少,不了解科学、有效的档案管理对国有企业生存、发展的重要意义，因此没有将精力放在搞好档案管理工作上，影响了国有企业档案工作的正常开展。

（二）管理的规范制度

目前国有企业档案管理规章制度自上而下基本能形成一种规范的模式，在同类型的企业中发挥这补课或缺的作用，然而对于企业的实际规范层，却缺失了一种个性化的创新方法；少数国有企业档案借阅手续不健全、审批不严格，造成重要资料借出后长期不归还或者被随意复制的窘态，致使国有企业商务机密和核心业务被泄露，对国有企业的生产经营造成巨大损失。

（三）管理中的基础建设

部分国有企业没有专门的档案室，档案资料与其他物品存放一起；有的国有企业档案管理方式僵化，没有电子查阅检索系统，采用传统的手工翻阅检索，查找资料耗费时间长，给经营管理带来诸多不便；有的国有企业档案室缺乏消防、防盗等设施，存在严重安全隐患。

（四）管理人员素质问题

一些小规模国有企业对档案管理虽然制定专人负责，但由于其规模小、人员少，档案员需要同时兼任其他工作，难以将更多精力放在文件材料整理、归档、管理上；有的国有企业安排的档案管理人员多是不能胜任其他工作而被调整到档案管理岗位上来，其素质不到，能力不强，业务不通，致使档案管理难以适应国有企业生产经营的节奏。

二、国有企业档案管理的思路

（一）转变传统观念、加强档案宣传

档案工作一般在企业领导和企业员工的眼中是可有可无的工作，这与企业领导、企业员工的档案意识淡薄，档案观念落后有关，也与企业领导重生产经营、抓眼前工作、政绩工作，重眼前利益的短期行为有关。原因虽在企业领导，但笔者认为其根本原因还在档案人员身上。一些档案人员传统观念比较严重、安逸现状，不主动做档案的宣传工作。

企业的档案工作要保留要发展，档案人员应积极行动起来，为了企业的利益和企业的档案工作，要敢于丢掉面子，迈出本部门的小圈子积极主动地开展宣传工作，宣传档案工作的重要性,档案具有潜在的价值能给企业带来经济效益，宣传企业改制与档案工作的关系，并宣传企业在生产经营等活动中形成档案材料的收集、整理、归档的重要性和必要性，以引起企业领导和有关部门的重视，支持档案工作人员参与改制工作。

（二）务实基础,确保立卷质量

陕能集团按照集中统一管理的模式，对集团本部1991年成立以来文书、会计、基建、房产、地质、撤并、实物、声像、设备等九类共7198卷、55446件档案实行统一管理。着力体现以法治档原则,使档案的收、管、用切实按照档案法的规定有程序地运行,逐步形成集中统一、功能齐全、运转协调、灵活高效的企业档案管理体系。

确保档案立卷质量,应从以下几方面着手:

1、文件材料收集要齐全完整。企业在日常经济活动中形成许多文件材料,例如:召开重要会议形成的文件材料;重大事件、重大活动形成的文件材料等,对这些文件材料要及时收集,最大限度地记录历史过程。对于发文和收文,属于归档范围的文件材料要及时登记、存档,对每份文件的来龙去脉做到心中有数。承办部门办理完毕后要及时清退,文书人员要定期清退未办结的文件。同时,还应及时收集企业领导人或部门工作人员参加各种会议带回的文件材料。

2、科学分类,合理组卷。根据企业情况制定科学有效的分类方案,判定每份文件的价值,去粗取精,按分类原则,在问题相同、期限一致的情况下,合并同类项,优化组卷,在每卷内按文件形成规律,进行卷内文件排列,经过鉴定的文件组卷后,应齐全完整、突出核心、分类清楚、组卷合理。

3、划分保管期限,拟写案卷题名。做到保管期限划分准确,卷内目录填写清晰,案卷标题简明确切。

（三）做好服务,强化开发利用

档案使用是实现其价值的主要途径。一要转变坐、等、靠的被动思维方式,树立主动积极直接参与的动态思维。档案工作者的一切活动都要以企业经营市场为中心,直接参与企业各项活动,使档案管理的目标与企业发展目标一致起来。二要实行档案咨询服务,根据利用者的需求,帮助解决难题。三要开放用活档案信息,随着企业的发展,主动、连贯、及时地挖掘和提供档案信息,变被动服务为主动服务,做到企业各项工作开展到哪里,档案工作就延伸到哪里。四要编研资料,根据企业的实际需要,对企业档案中储存的大量信息进行有目的、有计划的整理、筛选,经过分析、研究、综合、归纳、提炼出典型性、规律性的结论,编辑加工成能说明某一主题的汇编、简介等,及时为利用者提供服务。

（四）创新发展理念，革新技术

社会信息化程度的大幅提高，各行各业对信息依赖程度的逐步加强，促进了各种信息系统的建成和投入使用。档案管理的数字化、信息化是现代国有企业档案管理的必然要求。传统的档案管理模式已经无法完全缓解越来越多的国有企业档案给保管和服务带来的压力。因此国有企业应该在信息化建设和档案管理上进行必要的投入，加强基础建设，对原有设施进行改造，利用现代技术将纸质档案转换为电子档案，按照《归档文件整理规范》要求，提高管理效率，提升管理质量，有力促进国有企业的生产经营。2015年陕能集团本部建立了数字档案管理系统，并对1991年成立以来永久、长期保存的档案进行数字化加工，累计扫描500111张，录入案卷信息7198条、文件信息55446条，挂接电子文件37615件。系统运行以来，档案查询量已达38142人次，极大地提高了档案的利用率和办公效率。

（五）强化档案管理人员业务培训

档案管理是一项专业性很强的工作，它要求承担这项工作的人员既要有较强的事业心和责任感、良好的道德操守、沉稳严谨的工作态度，又要有扎实的专业知识和利用现代科技手段管理档案的基本技能。国有企业要坚持“学用结合、注重实效”的原则，投入必要的培训经费，组织档案管理人员参加省、地、市档案管理部门举办的各类培训班，开拓视野、更新知识、提高技能、增强素质，有条件的国有企业要把档案管理人员的专业技术职能与本人收入挂钩，有利于调动他们的工作积极性。

企业档案工作者必须紧紧抓住为企业生产经营服务这条主线,进一步推动企业档案工作管理模式多样化,管理行为法制化,服务内容综合化。企业档案部门服务对象不但要面向企业,而且要面向市场,实现高效服务,依靠科技兴档,探索与社会主义市场经济相适应,符合现代化企业发展要求的档案工作新路。

(作者单位：陕西能源集团有限公司)