高校医学院办公室文件管理中PDCA循环模式的探讨

2016-02-06马可心

中国卫生标准管理 2016年16期

关键词：医学院办公室阶段

杨萌马可心

杨萌马可心

高校医学院办公室文件管理是医学院办公室管理的重要组成部分。本文简要论述了医学院办公室文件管理工作的意义，介绍了质量管理的PDCA循环模式，分析了医学院办公室文件管理的内涵，探讨了PDCA循环模式在持续提高医学院办公室文件管理水平中的应用。

PDCA循环；医学院办公室；文件管理

【Abstract】

Office document management of medical college is an important part of the management of medical college. Briefly discusses in this paper the significance of medical college office file management work， introduced quality management PDCA cycle model， analyzes the connotation of medical office document management， PDCA circulation pattern in the continued to improve medical college office document management application.

【Key words】PDCA circulating， Medical college office， Document management

1　前言

高校医学院是一个相对特殊的单位，通常既承担作为高等院校的人才培养和科学研究的任务，又承担着临床医学院面向社会的医疗服务职能。而医学院办公室则承担着沟通上下、协调左右、联系内外的重要职能，其中很多工作是通过文件管理、特别是文件的流通来进行的，因此，文件管理是高校医学院办公室工作的重要组成部分。文件的管理和使用经常面对领导和群众、教师和学生、医务人员和患者等。特别是随着通讯与办公自动化程序的提高，文件的介质种类和数量日益增多，文件如果不能够及时地进行上传下达，将会影响政策和政令的执行，延误各项工作的开展，极大地降低办事效率，影响学院的发展和员工的利益。因此，探索优质高效的文件管理方法，具有重要的实际意义［1-4］。PDCA循环法是一种质量控制方面较为成熟的方法，并被推广应用到其它管理领域［5］。本文将探索将其应用于办公室文件管理，以期提高管理水平。

2　PDCA循环管理模式的应用

2.1 P—计划阶段

P阶段的任务是规划制定质量管理的目标，包括分析现状、找出问题、分析原因、制定目标。目前医学院办公室文件管理工作中存在的主要问题，一是文件分类方法不够明确，文件管理较为混乱；二是缺乏完善的制度保证和有效的监督制约；三是文件管理人员的素质不高，难以满足文件介质与传递手段日益多元化的要求；四是办公室不设文件管理专职人员或人员时有更换，导致文件管理熟练程度和业务水平低下。以上现状和问题的存在可能会导致文件不能及时地进行上传下达、归档管理和日后顺利地查询借阅，严重影响工作效率，甚至会造成重大损失。究其原因，一是领导对文件管理工作的重要性认识不够，二是因为高校医学院一般不是全额拨款的事业单位，必须考虑尽量降低人员成本［6-7］。

2.2 D—实施阶段

D阶段的任务就是对P阶段规划的任务进行具体实施的过程。首先，落实具体负责办公室文件管理的主副岗工作人员，并重点对主岗人员进行专业培训，提高其文件管理的业务能力。设置副岗的目的是一旦主岗因故不能到岗时，仍能保证文件的管理、特别是重要文件的及时收发不受影响。其次，对办公室现有的在有效期内的文件进行回溯分类，并形成今后文件分类的常态，做到文件的规范管理。文件管理制度的制定由办公室主抓文件管理的领导具体主持，并对制度的执行进行指导和监督检查［8-9］。

2.3 C—检查阶段

C阶段的任务主要是对照P阶段所制定的目标，检查D阶段的具体实施情况，是否达到预期效果，再将实施过程中出现的问题进行总结。检查工作应由主抓办公室文件管理的领导具体组织，在D阶段的工作进行到一定的时间、特别是文件管理制度的实施到一个可检查的时间周期时开始进行。首先，检查负责办公室文件管理的主副岗工作人员的到位情况、对办公室文件管理制度的学习和掌握情况，检查是否对其进行了专业培训、文件管理的业务能力是否有所提高。其次，检查文件类别的归档情况，是否对办公室保存的有效期内的文件进行回溯分类、是否做到了对文件常态化的分类规范管理。第三，检查办公室文件管理制度的执行情况，其中特别注重对重要性文件收发与呈送及时性、归档的及时性和文件保密工作的检查。第四，对检查工作进行总结，对文件管理的成功经验进行凝练，对检查出的问题进行整理［10-11］。

2.4 A—行动阶段

A阶段的任务是对C阶段的结果进行处理，对成功的文件管理制度和经验持续执行和进行推广，对存在的问题及时进行总结，追根溯源，分析产生问题的原因，并提出有针对性的整改措施，做到持续改进［12］。如果发现制定的文件管理制度存在缺陷和漏洞，不满足高校医学院办公室文件管理的需要，则应对文件管理制度进行修改和完善。

3　结语

美国籍质量控制之父修哈特（Shewhart）最初提出了PDS（即Plan-Do-See），而PDCA循环法就是依照该循环为模板转化而来，它由质量管理专家戴明改进而成，因此PDCA循环法又被叫做“戴明环”。该循环具体指P（即plan）先计划，D（即do）再执行，C（即check）接着检查，A（即act）最后处置［13］。执行后进行检查过程中不断总结，并实施对应的处理，在实践的考验下沉淀下来的成功经验可大力推广，并逐渐标准化；而对于失败则需吸取教训，总结其中存在的问题，及时解决，未得到处理的问题不能抹去，需放入下一个PDCA循环中，如此周而复始，认识问题、解决问题渐渐会呈现阶梯式上升势态。因此PDCA循环法是一种科学、有效、符合逻辑的循环工作程序，目前各个领域的管理都使用到了这一循环模式，切实体会到了该法的科学有效性，高效医学院既是培养医学人才的地方，又是逐渐面向社会并提供医疗服务的重要场所，而其办公室承载着整个院区的关键文件信息，文件管理是其中关键管理环节，应用PDCA循环法可在循环中不断发现问题并解决，使得整个办公室文件管理更加规范，更加井井有条［14］。

通过上述的探讨可见，PDCA循环管理模式的四个阶段是一个有机的整体，四个阶段同样重要，缺一不可。不能重计划、轻实施，重检查，轻处理（行动）［15］。只有制定了计划与目标，才知道应该去做（实施）什么；去做了，才有检查的内容；经过检查，才能发现新的问题、定出新计划。将PDCA循环管理模式应用于高校医学院办公室的文件管理工作，将使工作不断进步，水平持续提高，向全院的领导和群众、部门和个人提供出优质高效的文件信息服务，使文件管理工作成为办公室的工作亮点和医学院建设发展的助推剂。

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