根原因分析：问题原因头脑风暴的工具

◆比约恩·安德森　汤姆·费格豪 著

贾宣东　李文成　译



根原因分析：问题原因头脑风暴的工具

◆比约恩·安德森汤姆·费格豪 著

贾宣东李文成译

在本阶段可以使用如下工具：(1)头脑风暴法；(2)书面头脑风暴法(Brainwriting)；(3)是-非矩阵(Is-Is Not Matrix)；(4)名义群组技术(Nominal Ggroup Technique)；(5)配对比较(Paired Comparisons)。

头脑风暴法

针对一个给定的问题，在产生尽可能多的好想法方面，头脑风暴法是一个伟大的方法。其目的是：(1)得出并产生一系列可以改进的问题领域；(2)通过对问题的分析，识别可能的结果；(3)得出产生问题的一系列可能的原因；(4)鼓励对消除原因的途径的思考。

使用步骤：(1)清晰地界定头脑风暴的主题，并把它写在白板上或活页纸上。(2)让参与者按照所采用的结构化的或非结构化的方法提出各自的想法。(3)写下每个人提出的想法，使用同样的字体作为初始的建议。(4)不要讨论、批评或评价任何想法。(5)当提想法过程有中断时，想办法使之重新“流动”，因为这个过程往往可以再继续。只有当提出的想法都是以前的变换说法时，或者实在没有什么新的想法时，才终止这个过程。(6)评价这些想法，按照主题或降低的可能性，将它们分成不同的组。

检查清单：(1)在实际头脑风暴开始之前，要针对讨论的问题进行清晰地界定和沟通。(2)确定应用何种方法提出想法，自由发言还是轮流发言。(3)记录每个人的想法，不要试图修改或重新界定。(4)让每个人都有机会(或时间)提出想法。(5)在激发想法的阶段，不允许提出批评。(6)一旦提出想法的速度放缓，设法继续，不要中断头脑风暴这一过程。(7)当提出想法再次放缓，或者提出的新想法是对以前想法的重复或简单修改，终止头脑风暴过程。(8)评价(和重新完善)这些想法。(9)将这些想法汇总和分组。

书面头脑风暴法

当书面头脑风暴法与头脑风暴法的目的一样时，它有如下优点：(1)每个人都较好地参与这个过程；(2)参与者可以描述得更详细和提出连贯的想法；(3)当处理一些敏感问题时，可以保证参与者的匿名。

在进行根原因分析时，书面头脑风暴法的一些典型应用，包括对问题、结果和方式提出想法，消除如下方面的不利因素：(1)期望获得复杂的想法；(2)假如应用口头表达，一些人可能会主导头脑风暴进程。

使用步骤：(1)有关头脑风暴法，开始时是通过明确地确定主题来对可能原因进行头脑风暴的，这取决于用什么方法写下主题：用陈列室法写在白板上；用卡片法写在参加者的个人卡片上。(2)参加者在他们的卡片或白板上写下想法，鼓励做出准确解释。(3)允许参加者添加其它想法用来识别出汇总的想法或者进一步扩充这些想法。(4)让团队来讨论这些想法，如果可能，把它们分类。

检查清单：(1)在开始书面头脑风暴前，清晰界定并与团队每个成员沟通会议的主题。(2)确定应用哪种方法，是陈列室法还是卡片法。(3)激发每个参加者提出想法，并写下想法。(4)在每个人完成了想法激发时，让团队试着完善彼此的想法，汇总并扩展这些想法。(5)评价(或重新完善)这些想法。(6)将这些想法汇总并分组。(7)假如书面头脑风暴法是一个大型项目或过程的一部分，而且对有明确责任和时限的任务达成一致时，接下来就要进行头脑风暴结果之后的活动。

是-非矩阵

是-非矩阵可以帮助我们区分不同的想法，以及澄清这个问题是或不是针对什么。其目的在于：(1)理解似是而非的问题原因；(2)识别与所讨论问题毫无关系的想法。通过比较“是”和“非”，能更快地确定哪些地方是需要更加注意的。

使用步骤：(1)建立一个6行4列的空矩阵表。(2)在矩阵表的左上角，描述需要分析的问题。(3)在第二栏中填写“是”的信息，什么受影响、在哪里、什么时候、谁，等。(4)用同样的方法，在第三栏中填写“非”的信息。(5)比较第二、三栏中的信息，找出不同或特别之处，填写到第四栏中。(6)认真分析第四栏中的每一个信息，看是否可能是问题的一个原因。(7)检验通过此方法找出的可能的原因，能够解释“是”栏和“非”栏中的全部内容。假如能解释，这个或这些就可能是问题的真正原因。

检查清单：(1)创建一个6行4列的空白矩阵，并填上适当的表头。(2)在第一列中填上标准的内容，包括：发生了什么，什么受到了影响；问题发生在哪里；问题是什么时候发生的；问题的程度；谁与这些问题有关。(3)清晰地界定问题，并把它填到矩阵的左上角。(4)进行头脑风暴，并在“是”栏和“非”栏中填上准确的内容。(5)考虑是否在“非”栏中有一内容本来期望发生但是实际却没有发生。(6)比较“是”和“非”两栏，在“区别”一栏中填上适当的内容。(7)假如矩阵填好之后，没有发现可能的原因，就需要重新审视矩阵以找出更多的信息。

名义群组技术

头脑风暴时，声音最大的人或一些人有时会主导讨论活动。当讨论想法时，这些人将继续主导，最终可能导致群组达成少数人的决策。

匿名群组技术可以形成另外一种头脑风暴方式，这种方式可以让所有参与者在选择方案时有同样的投票权。

典型的根原因分析的用途是：(1)发挥整个群组的潜能，以及激发出更多有效的想法；(2)对哪些想法需要继续全面分析达成一致。

使用步骤：(1)每一个人提出想法，都将这些想法写到想法卡上，一个想法一张卡片。(2)每场会议的组长给每个想法分配一个字母(从A开始)，标到一张活页纸上。参与者简要讨论这些想法，澄清认识和消除相似的想法。(3)参与者独自在排序卡上给这些想法排序，选出5个相对重要的想法并给出1～5的分数，最重要或最好的给5分，最不重要或不好的给1分。(4)会议组长收集排序卡，汇总分数。(5)总分最高的想法就是小组最优先的想法或方案，将作为根原因分析后续活动的起点。

检查清单：(1)在开始头脑风暴寻找可能的原因之前，清晰界定主题，并告知参与讨论的每一个人。(2)挑选一名讨论会小组长。(3)给参与者发放想法卡片。(4)每位参与者提出想法，并写到自己的想法卡片上。(5)当所有人都提完想法后，把这些想法写到白板上或活页纸上，给每个想法标记一个字母。(6)讨论这些想法，澄清其中含糊不清的想法，并去掉类似的。(7)让参与者在不受其他人影响的情况下，使用排序卡独自把这些想法排序。(8)让讨论会小组长收集卡片，计算所有想法的总点数(分数)。(9)将排序最高的想法作为团队达成一致的结论。

配对比较

供选择的想法可能有许多，而且各不相同。在这种情况下，可能很难决定投哪个想法一票，最终结果也许只有通过巧合来确定。

配对比较瞄准的是优先权和达成一致，这要通过一系列的配对比较。二选一的决策要比从众多方案中选出一种容易得多。

配对比较的典型应用包括：(1)对不同的备选问题或原因进行优先排序；(2)当有多个选项时，使决策直观、容易。

与配对比较相似的方法有：(1)平衡表(Balance Sheet)。一种用于列出备选想法的正反两方面特点的简单工具，可以用于澄清哪一个想法会继续保留;(2)标准评分表(Criteria Rating Form)，有时也称为标准检验(Criteria Testing)。这是一种数字方法，使用某种评价标准在多个想法中作出选择；(3)加权投票(Weighted Voting)。与匿名群组技术相似的一种方法。

使用步骤：(1)清晰地界定要比较的备选项。总数量用N表示，备选项数量应该在可以管理的范围内，一般不超过8项。(2)建立一个矩阵表，备选项用单个大写字母表示，作为行的表头；配对的大写字母作为列的表头，这样可以节省空间。配对的数量p由公式决定：p=N×(N-1)÷2。(3)所有参与者逐列给每个备选项投票，将票数填到矩阵中。(4)在所有参与者对全部配对进行完投票后，按照列计算出每个配对的总票数；这个数应该与参与者人数相同。(5)按照行计算出每个备选项的总票数。票数最高的备选项就是群组要找出的。

检查清单：(1)配对比较开始之前，先想出一列备选项，例如，通过头脑风暴法或书面头脑风暴法。(2)减少备选项的数量，以便在配对比较中易于控制，一般不超过8个。(3)确定配对的数量，设计一个矩阵。(4)让每位参与者对组成的对投票，按照矩阵中的栏依次进行；记录票数。(5)计算每对得票的合计数，就是将对所在的列的票数求和。(6)如果在票数上存在分歧，对有争议的对重新投票。(7)求出每个备选项(位于行)投票的合计数。(8)获得最高票数的备选项被定义为一致决定。

(未完待续)

摘选自《根原因分析：简化的工具和技术》(第二版)