政府集中采购档案的归集与保管

2016-02-05金国辉

山西青年 2016年20期

关键词：评标招标管理人员

金国辉

洮南市人民政府采购中心，吉林　洮南　137100

政府集中采购档案的归集与保管

金国辉

洮南市人民政府采购中心，吉林洮南137100

政府集中采购档案是我国重要的档案资源，对政府招标采购分析、处理招标采购纠纷、总结经验等有重要意义。因而，相关部门应加强对政府集中采购档案归集与保管工作的重视，严格遵循归集、保管规定，采取有效的归集、保管措施，从而实现政府集中采购档案的良好管理及应用。本文就政府集中采购档案的归集与保管进行了研究分析。

政府集中采购档案；归集；保管

政府集中采购档案中包含了政府采购部门的日常采购活动信息、部门决策等内容，在政府采购部门的工作中发挥着重要的借鉴性作用。为实现政府集中采购档案价值的充分发挥，还应不断完善政府集中采购档案管理工作，加强档案的归集与保管，为政府采购工作提供可借鉴依据，提高政府采购工作管理水平。

一、政府集中采购档案内容

我国《政府采购法》中对政府采购档案的内容进行了详细阐述，主要包括政府采购活动记录、评估报告、合同文本等。以公开招标下的政府集中采购档案为例，其采购档案内容可以划分为九部分。第一部分为政府集中采购档案目录。第二部分为政府集中采购准备阶段文件，有政府采购计划文件资料，如采购人预算用款计划申报表、采购公告、采购项目预算等，还有确定采购方式文件、采购人及代理机构采购协议书、招标文件论证资料等。第三部分为招标阶段档案，包含招标公告、招标文件发售资料、澄清修改资料、招标人员名单等。第四部分为开标阶段文件，包括开标全过程的详细记录、投标文件正本、投标人对相关文件的补充、修改内容、招标人资料等。第五部分为评标档案。包括评标人员资料、评标委员会工作文件、评标报告、评标过程记录、评标人员签到表等[1]。第六部分为中标文件，包含中标通知书、中标公告、中标结果审定意见、相关事宜处理、资料等。第七部分为采购合同文件，包括政府集中采购合同、采购合同终止记录、采购合同备案记录、采购中标方擅自中止合同记录等。第八部分为合同履行档案，主要包括采购项目结算凭证、采购项目验收方案、采购物品维护记录等。第九部分为其它相关性档案，包括采购项目的完成及反馈报告、效益评估书等。

二、政府集中采购档案的归集与保管措施

(一)强化政府集中采购档案归集与保管认识

目前，一些采购人员及代理机构对于政府集中采购档案的管理工作并没有深刻的认识，在采购项目的执行中，仅重视对采购程序规范的遵循，而忽略了档案的建设，导致档案管理人员无法获取充足的档案资源，管理基础过于薄弱。同时，一些单位由于对档案管理工作的不重视，未能构建完善的档案管理基础设施，导致政府集中采购档案缺乏良好的归集、保管设备与环境，出现了档案损坏、遗失的情况，严重威胁着档案的安全性及保密性。在档案管理人员的配置上，也往往要求业务员对自己所负责的业务档案进行管理，未能配置专门的管理人员。另外，一些档案管理人员缺乏档案管理意识，仅对档案进行简单的整理，未能严格执行档案登记、归集、保管等工作，严重阻碍了政府集中采购档案管理水平的提升。

因而，应强化这些部门及人员对政府集中采购档案归集与管理工作的认识。首先，应加大《政府采购法》、《档案法》等法律制度的宣传力度[2]。要求各单位组织学习相关法律制度，提升部门及人员的档案管理意识。其次，应落实管理责任，严格执行政府集中采购档案归集与保管工作相关法律制度。从而使档案管理人员自觉依法工作，规范自身档案管理行为，实现系统化、科学化的档案归集、保管工作。最后，应建立完善的政府集中采购档案管理制度，结合本单位特点及相关法律规定，制定符合当前档案管理要求的《档案管理制度》、《档案查阅使用制度》、《档案人员工作准则》等制度，要求管理人员严格落实，使档案归集、保管工作每一环节都有规章制度可以遵循，为这一工作的顺利开展提供保障。

(二)优化政府集中采购档案归集与保管方法

在以往的政府集中采购档案归集与保管工作中，管理人员缺乏科学的工作方法，在实际工作中，经常出现档案归集混乱、不合理分类等问题，严重影响了档案的使用效率，甚至导致商业机密泄露，引发严重纠纷。

针对这一问题，管理人员应加强对档案日常归集与保管工作的重视，并明确各部门及人员在这一工作中的责任分工。采购部门应根据要求，在草果项目执行过程中，对相关资料进行全面收集，建立详细的采购档案。档案管理人员则应按照档案内容的不同，对档案进行准确分类，定期制作归档明细表。而项目负责人员要在确保档案内容准确、完整后，再将档案移交给管理人员。同时，档案管理人员应保证档案保存环境的整洁明亮，做好防虫、防潮、防火等工作。并严格执行档案借阅、销毁制度，避免商业机密泄露。

(三)增强政府集中采购档案归集与保管人员素质

档案管理人员素质水平与档案归集、保管效果有重要联系，为确保档案管理质量，政府集中采购档案的归集与保管工作应配备高素质档案管理人员。对于当前在职的管理人员，也应加强对其的教育培训，拓宽其知识面，培养其专业素养以及先进设备操作水平，并强化其思想政治及职业素养教育，确保采购档案的良好管理和合理利用。