新形势下的事业单位档案管理革新

2016-02-04李丽艳

山西青年 2016年19期

关键词：事业单位档案管理单位

李丽艳

洮南市社会福利服务中心，吉林　洮南　137100

新形势下的事业单位档案管理革新

李丽艳*

洮南市社会福利服务中心，吉林洮南137100

我国事业单位正进行着多方面的改革，有效地促使单位管理的规范性。在新形势背景下，事业单位档案管理需要不断的完善自身管理制度、提升管理技能，注重人才建设，促使信息化技术的运用，有效的规范档案管理工作，提升档案管理价值。

新形势；事业单位；档案管理；革新

事业单位档案管理工作不仅仅对单位中个人有着重要的权益价值，同时也对整个单位与有关单位的工作开展起着重要的辅助作用。事业单位的档案管理工作涵盖较多的主体内容，其工作体系中各部分相互制约与牵制。因此，要做好整体与局部工作的管理协调，从而发挥整体档案管理的效果与价值。

一、当下事业单位档案管理常见问题

(一)领导层缺乏足够的重视

在事业单位档案管理工作上，由于通常属于辅助服务部门，因此并不受领导层的足够重视，进而导致在相关工作的开展上缺乏充分的人力、物力、制度支持，甚至在各部门的协调配合上缺乏更高是水平，导致在实际的操作中，即便有更优质的管理办法与模式也难以有效地推行，有关部门工作人员工作状态消极懈怠，整个档案管理工作缺乏健全完善的体系，缺乏对先进技术的重视，管理制度与水平滞后。

(二)工作人员缺乏较好的综合素质

在工作上，部分人员在档案管理工作上缺乏稳定性，甚至是个别工作人员兼职承担。由于工作内容繁杂，档案管理工作缺乏专业的精力投入。部分工作人员由于相关工作缺乏完善的激励的机制，因此对于工作缺乏积极性与进取心，消极应对，缺乏对工作的革新与优化执行，应有的良好工作态度与责任心较为缺失。

(三)档案管理缺乏及时更新

在事业单位的档案管理中，缺乏对档案资料的及时有效更新，甚至在投入使用中仍旧发现资料信息与现实情况不符合，存在较大的滞后，进而无法达到对实际工作开展的指导性。尤其是对于单位历史资料而言，缺乏科学合理的技术运用，信息量较大情况下，无法有效完善的整体，整理完善工作速度较慢，甚至存在遗漏与偏差的可能，单位中有大数量的纸质、光盘等档案资料，整理起来较为繁杂，同时不利于保存，调取不便捷，缺乏信息化技术的支持。档案所具有的信息价值没有得到充分的发挥，这也进一步的导致相关工作人员与领导层对档案管理的不重视，致使档案管理的现实处境进入恶性循环。然而对于新时期的工作要求，陈旧的档案管理模式已经不再适用于当下实际所需，对于档案管理工作需要有效的变革来满足新时期的实际工作需求。

二、新形势下事业单位档案管理的革新

国家各方面改革工作不断推进，各项工作的管理逐步完善，需要从多方面提升对事业档案管理工作的水平，从而满足新时期各方面工作管理提升的需求，配合事业单位整体工作改革的步法。

(一)划分档案管理工作职责

在事业档案管理工作上，要落实到责任到人，从而有效地提升责任人对工作的重视程度，并且积极地推进相关工作的改革创新，提升工作效率与工作成果。而确定责任制，需要对应的制度约束，同时严格依照制度做强制性的执行，提升制度的权威性，避免管理制度成为一纸空文的形式主义内容。要注重相关管理制度的健全完善，同时做好制度的推广与宣传，让所有相关工作人员对于档案管理工作有关政策、制度、法律法规等知识有清晰的了解。在单位内部应该成立专业的综合档案室，同时对相关科室配主任与科员等工作人员，将各自的工作职责明确写入管理制度中，也可以依据事业单位机构自身的特点安排兼职工作人员，但总体情况上需要形成行之有效的档案管理系统，提升工作效率。

(二)注重人员素质培养

在档案管理工作人员的安排上，需要提升工作人员在工作经验、工作能力、工作个性上与档案管理工作的匹配度，尤其要注重专业档案管理知识结构人才的纳入，提升档案管理工作的专业性。要做好人员上岗培训与工作带教，日常要做好人员分级培训管理，依据不同岗位、不同资质、不同能力做针对性工作培训，提升各岗位工作人员的综合能力提升。要注重工作人员激励机制的完善，通过更为健全完善的制度去培养人才、督促人才的成长。对于工作人员的培训、进修等行为予以鼓励与奖励，并与个人晋升与福利待遇提升挂钩，提升工作人员不断提升自我的积极性。同时也要做好监督机制管理，对于个人严重性工作失误要予以惩罚与批评，提升工作的谨慎态度。通过制度建设来督促个人对工作有更高的责任心与敬业态度。培训工作中，要注重工作人员专业档案管理知识、计算机信息技术、管理协调能力、文字表达能力等多方面知识的学习，与时俱进地保证工作水平逐步提升。

(三)档案管理信息化建设

在档案管理工作上，信息化建设已经成为了不可回避的问题。信息技术可以有效地提升工作效率，发挥档案信息价值，确保档案管理的严密规范性。建立单位内部的档案治疗信息库，可以有效地便于单位内人员对有关资料的调取使用，对于档案存放有更为清晰的整理说明，提升档案查阅效率。对于不需要原始材料的档案，可以运用图文电子信息形式查看，提升操作的便捷性。同时由于数据库大数据整理技术，可以有效地将资料整合归类，提升档案管理的名目清晰性。