试论人事档案信息化建设的必要性及策略

2016-02-04刘之辉

山西青年 2016年16期

关键词：管理人员管理工作档案管理

刘之辉

秦皇岛市人才交流服务中心，河北　秦皇岛　066000

试论人事档案信息化建设的必要性及策略

刘之辉

秦皇岛市人才交流服务中心，河北秦皇岛066000

在我国市场经济快速发展的情况下，人事档案已经成为一种非常重要的资源，因此，加强人事档案管理，加大其信息化建设力度，并促进人事档案管理模式不断创新，在促进社会、经济进一步发展上有着极大必要性。本文就人事档案信息化建设的必要性进行阐述，提出人事档案信息化建设的策略，以有效提升人事档案管理的现代化水平。

人事档案；信息化建设；必要性；策略

根据人事档案管理工作的开展情况来看，信息化技术的合理应用，是社会、经济等不断发展的必然趋势，不但能进一步优化人事档案管理结构，还能促进工作效率、工作质量等有效提高，从而促进我国档案管理事业可持续发展。

一、人事档案信息化建设的必要性

(一)随着信息技术、网络技术等的不断推广，社会信息化发展速度变得越来越快，因而信息资源在人们的生活、工作等多个方面占据的地位越来越重要。在这种形势下，人事档案所记载的每个人的成长过程，在人力资源管理中发挥的作用不断提高，特别是信息技术的合理应用、人事档案管理的社会化发展等，使人事档案信息化建设具有极大必要性，对于促进我国信息化管理工作体系更加完善有着重要影响。

(二)在人事档案信息化建设中，计算机技术、网络技术是最主要的技术支撑，不但使原来通过纸质方式承载相关信息的方式得到改变，还能实现各种信息资源在电脑中的有效存储，从而为人事管理工作有序开展提供重要保障。因此，人事档案信息化建设具有重要必要性，不但能保证人事信息的完整性，还能提高人事档案信息的安全性，从而促进人事档案资源有效利用率进一步提高。

(三)在人事档案管理工作的正常开展中，很多新的信息需要收集、整理、加工和存储等，而在信息化技术合理应用的情况下，信息处理的工作效率可以得到有效提高，从而达到资源共享的目的。由此可见，人事档案信息化建设有着极大必要性，不但能使繁琐的人事档案管理工作得到简化，还能减少管理人员的工作量，对于提升管理人员的工作水平也有着极大作用，最终促进人事档案管理水平进一步提升。

二、人事档案信息化建设的策略

(一)注重人事档案信息化建设的思想教育

在信息技术普遍运用到各行业的情况下，人事档案信息化建设，需要注重其思想教育，并重视自动化信息管理系统的开发和推广，才能真正实现人事档案管理的即时性、动态性和快捷性等，最终促进人事档案管理水平进一步提升。在实践过程中，人事档案管理信息化发展的思想教育，需要人事档案管理人员做到如下几点：一是，档案管理人员需要具备较强的上进心，并积极参与到各种先进技术、知识的学习中，才能激发他们的创新思维，最终为人事档案信息化建设提供重要基础。二是，人事档案管理人员需要具备较强的档案管理意识，才能提高人事档案管理工作的全面性、统一性和系统性，并在“以人为本”管理理念全面落实的基础上，确保而更像管理工作有序进行，对于促进人事档案管理人员工作热情不断提高有着极大作用。三是，人事档案管理工作必须循序渐进的开展，在结合实际情况的情况下，充分利用信息化技术，对于提高信息化系统的应用水平有着极大作用，最终在综合考虑自动化系统运行情况、信息化管理内容等的基础上，及时解决当前工作中存在的问题，对于真正实现人事档案信息化建设有着重要影响。

(二)加强人事档案信息化建设的一体化管理

在人事档案信息化建设过程中，科学管理手段的合理运用，是加强其过程管理的重要需求，不但能实现电子档案的有效管理，还能保证人事档案信息的完整性、安全性和有效性等，最终实现人事档案信息的共享。与此同时，加强人事档案信息化建设的一体化管理，需要在计算机技术、网络技术等的支撑下，有序开展如下几种业务：一是，档案盘点；二是，档案综合查询；三是，建档管理；四是，档案处理；五是，档案借阅，等等，对于提高人事档案信息传送、整理、加工等多方面的质量有着极大作用，最终促进人事档案信息化建设更快实现。

(三)合理优化人事档案信息化建设的环境

在加强人事档案信息化建设的情况下，合理优化其环境，营造良好的购买好张氛围，不但能提高工作人员的工作积极性，还能提高人事档案工作效率，从而促进人事档案管理工作进一步创新。在实践过程中，人事档案资源的有效开发，需要加强各部门的沟通与交流，才能促进人事档案管理工作规范化发展。与此同时，注重以人为本管理理念的落实，加强档案管理制度的完善，培训和吸收专业的管理人才，并构建合理的奖惩机制，让管理人员全身心投入到本职工作上，对于大力推进人事档案信息化建设有着重要影响。

(四)加强人事档案信息化管理软件的研发

在不断推进人事档案信息化建设的情况下，加强人事档案信息化管理软件的研发，加大资金投入，并注重信息化操作平台的科学构建，对于实现人事档案信息化管理目标有着极大影响。因此，根据当前人事档案管理工作的具体情况，建立一套适用的、现代化的档案信息数据管理系统，并具备如下几种功能：一是，查询；二是，格式与代码管理；三是，交换；四是，维护，等等，才能获得最完整的人事档案信息，对于提高各种人事档案资源的有效利用率有着重要作用。