台账式管理手段与方法在档案管理中的应用——威海市环翠区档案局台账式管理工作调查

文・丛恒日 孟照伟 柳雯菁

台账式管理手段与方法在档案管理中的应用
——威海市环翠区档案局台账式管理工作调查

文・丛恒日 孟照伟 柳雯菁

台账是管理学术语，其原意是指放在桌子上供人查阅的账簿。账簿内容主要是某种事情的明细记录，它是企业为了加强某方面的管理、更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助账簿。从现代管理的角度看，台账式管理属于精细管理的一种手段和方法。随着机关改革的深入推进和机关作风的深入转变，台账式管理在机关工作中不断得到运用，并取得了较好的效果。然而，在档案管理工作中，台账式管理运用到面上管理的还不多见，特别是运用到二级单位管理的更是少之又少，环翠区档案局为此进行了有益的探索。

一、台账式管理方法的提出

威海市环翠区是威海市中心区，辖3个镇、5个街道办事处、126个（村）社区居委会。威海市地处沿海发达地区，环翠区作为威海市中心城区，各项工作一直奋力争先、勇争一流，档案工作也不例外。然而，由于种种原因，基层档案工作存在着部分问题一直不好解决，严重制约了档案工作的提档升级。一是镇、街道和区级部门等一级单位档案工作成绩突出，但是村（居）、企业等二级、三级单位档案工作水平参差不齐，有的差距较大。二是不少单位档案工作虽然整体较好，但是工作不规范的情况突出，部分单位存在着长板很长、短板很短的问题。比如有的单位归档情况很好，但是档案室温湿度控制设备不齐全。三是个别单位档案工作人员更换频换，导致业务生疏，该干的工作没有干上去。

为有效解决上述问题，我们进行了广泛的调查研究，逐步认识到过去二级单位的档案管理主要是采取面上指导的方式，主要手段是抓两头，促中间。这种方法过去行之有效，但是适应不了现在全区上下勇争一流的工作要求，有必要进行改革。经过反复研究，我们决定工作关口前移、重心下移，直接管理指导到二级单位。

决定做出后，我们在一定范围内征求意见。有的同志提出，目前我局有工作人员8人，如果直接管理指导到二级单位，需要管理指导的单位高达270个。人员少、工作量大的矛盾十分突出，操作不好，可能事倍功半。为有效解决上述问题，我们探索出了台账式管理的工作举措，既有效解决了人员少工作量大的矛盾和问题，还提高了工作指导的针对性和科学性，收到了很好的效果。

二、台账式管理的基本方法和手段

在环翠区档案局的工作实践中，台账式管理分六步进行。

第一步，制定规范文件。2014年，省档案局印发的鲁档发〔2014〕23号《山东省档案工作科学化管理规范》（下称《规范》）及鲁档发〔2014〕37号《测评办法》，对基层档案管理工作进行了科学规范。我们结合基层实际，制定了适合基层的档案工作规范，以此为基础，形成了《关于对2014年度档案归档整理工作及档案规范化建设情况开展自查的通知》（下称《通知》）规范文件，下发全区执行。

第二步，全面自查。《通知》要求，全区各级各部门都要对照文件中的工作规范，以百分制形式打分自查。自查情况限期上报。

第三步，全面检查。自查期满后，组织工作人员对照自查表，对全区所有单位进行全覆盖式的检查，现场打分，现场反馈，能纠正的问题立即纠正，不能立即纠正的作为扣分依据，要求限期解决。

第四步，建立工作台账。检查工作结束后，我们将检查结果汇总，形成了《环翠区基层档案工作台账》。除了由局里保管使用的总台账外，我们还建立了以镇街、部门等为单位的分台账，分发给各部门、单位使用。

第五步，使用台账进行管理。将台账分发给局里的相关工作人员，采取分片包干的方式，督导各部门、单位限期解决问题。工作人员督导情况，纳入年度工作目标进行考核。

第六步，台账的长期利用。我们规定，工作达到规范要求的，将采取免检或抽检的方式进行督导，没有达到规范要求的，我们将对照台账中的问题反复进行检查，合格一处，抹掉一处，直至问题全部解决。

三、台账式管理的效果和评价

（一）建立了清晰的可量化的基层档案工作情况数据库

台账共收录了84个一级单位、186个二级单位的档案工作情况，采录各种数据5400个，形成总台账1本，分台账9本。台账清晰地反映了基层单位工作情况，成为了工作指导的重要参考依据。

（二）建立了科学、准确的考评体系

我们把台账作为考评基层单位档案工作的重要依据，规定凡是考评分值达不到85分的，一律不得参加区级评先选优；达不到95分的，一律不推荐参加市级以上的评优活动。

（三）建立了可追溯的工作推进机制

基层普遍感到，依据台账开展工作，不仅工作目标明确，而且每一点进步上级管理部门都看在眼里，记在账上，很有成就感，所以工作推进起来效果很好。

（四）建立了动态管理机制

台账建立后，改变了过去面上指导一阵风、大呼隆的工作模式，由面上指导转变为点对点的指导，由每年两次例行指导转变为随时随地的动态管理，管理的针对性强、时效性好，基层满意度高。

四、台账式管理的几点启示和经验

（一）《规范》是台账式管理工作的基础

《规范》是全省档案系统管理档案的最主要规范。对于基层来说，由于“规范”标准较高，全部达标还有较大的距离。但是，我们认为依据“规范”，每年制定一个适合基层实际的切实可行的《规范》要求，逐步推进，不失为贯彻落实《规范》的有效的工作方法。切不可因为标准高固步不前，也不能满足于每年培养几个示范单位而沾沾自喜，必须整体推进。

（二）摸清底数是台账式管理的关键

台账式管理的动因是加强二级单位管理，台账式管理也主要是管到二级单位，因此必须把二级单位的情况摸准摸透。建立台账之初，由于没有基础资料，工作压力较大，需要全体动员，整体协作，齐抓共管，合力攻坚。此时，领导意志极为关键。工作中，务必要抓细抓小，不能有丝毫的马虎，以确保数据真实有效。

（三）合理运用好台账是台账式管理成功的重要保障

台账建立之初，工作量很大，台账建立后，运用好台账，能够显著减少重复劳动，明显提高工作效率，起到了事半功倍的效果。因此，切不可忽视台账的使用。当前，我们重点是从数据库管理、评价机制和推进机制建立、动态管理等三个方面入手运用台账的，下一步，我们还将进一步增加台账内容，丰富台账管理手段，逐步构建适应我区要求的台账管理体系，推动档案事业跨越发展，尽快在全区范围内实现省里提出的科学化管理的工作目标。

目前，我们正在与软件企业合作，准备以台账为基础开发具有数据库、检索、自动评价等功能的管理软件，进一步提高管理效率。

（作者单位：威海市环翠区档案局）