把好项目验收关口，提高档案规范化水平

文·刘丽霞

把好项目验收关口，提高档案规范化水平

文·刘丽霞

固定资产投资项目档案验收是衡量企业固定资产投资项目完成情况的重要指标。根据有关规定，总投资超过亿元的项目，都要组织档案验收。档案验收是项目建设的一个重要环节，它在项目竣工验收中起到一票否决的作用。搞好档案验收，强化档案的收集、分类、整理、储存等基础工作，能进一步增强人们的档案意识，提升档案服务经济社会发展的能力。结合我市在对口支援北川灾后恢复重建中承担的建设新县城特色商业街的实际，笔者想略谈一下做好项目档案工作及项目档案验收工作的体会。

一、理清工作思路，明确工作要求

建设项目档案验收要以一定的标准规范为依据，工作中首先必须搞清楚验收什么档案、依据什么进行档案验收。档案验收的对象是项目建设过程中所形成的各种形式的文件材料，包括文字、影像、制图以及利用各级政府预算资金、自筹资金及银行贷款等方式筹措资金建设形成的固定资产项目。其具体档案包括固定资产购买（如设备、工具、器具的购买）、固定资产建设安装（如建设物、构筑物的建设和机器设备的安装）和其它基本建设工作（如勘探设计、土地征用、拆迁补偿等）等固定资产项目建设、管理过程中形成的、具有保存价值的历史记录。国家建设部、档案局对做好建设档案的收集、保管等早就有明确、具体、详细的要求，规定档案验收是项目竣工验收的必备条件之一，未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。国家档案局对此还出台了《重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》及相关规定，这些都为项目档案验收工作提供了重要依据。

二、关口前移，强化档案基础工作

项目档案专项验收是在工程建设的后期进行，而档案的形成是工程开建前就已经开始了，像规划、论证、环评、立项等。前期的文件、资料是档案的前身，它的质量关系到档案的质量，也关系到档案验收能否顺利进行。因此，应把档案工作的控制关口前移，提前介入，认真把好文件的形成关，保护好资料的完整关，做到文件形成时即有档案、资料收集时即有档案，努力做到档案不漏项，以确保档案工作质量。

（一） 提高认识，健全机构，落实责任

一是成立领导小组。项目档案是“无形“的项目，它与项目本身长期共存（甚至比项目本身存在时间还要长久）。所以要把做好项目档案工作当做整个项目建设的一部分，同步进行。首先，健全组织机构，为做好项目档案工作提供组织保障。我们在北川新县城特色商业街建设伊始，就成立了由市援川办公室负责同志任组长，由负责规划的中规院、负责施工的济宁宁建、济宁圣大建筑公司及东方监理、建设监理和跟踪审计的新策略服务公司等单位负责人参加的项目档案验收工作领导小组，并有专门人员具体负责各项工作，达到有领导、有分工、有专人的要求。从组织上确保了各环节档案齐全、完整、及时归档。

二是形成档案网络。在项目档案验收领导小组成立的同时，建立以具体业务为主的工作小组，由项目负责人牵头，工作范围至各部门，充分利用信息化和大数据，建立文件共享、信息共享机制，最终构建覆盖全部的项目档案网络，负责项目档案的收集工作。在北川新县城特色商业街项目中，先将项目建立一个网络共享文件夹，里面存贮着各类管理类、技术类文件，所有文件在接收时扫描产生电子文件，做到计算机全文管理。这种电子化、网络化的工作流程让所有相关人员都能第一时间了解文件的产生，让档案人员对文档的全生命周期通过网络进行可控管理，真正实现与工程建设同步。

三是明确各部门文件形成、积累、归档职责，将其纳入工作目标责任考核。无论是项目档案验收的领导小组还是各单项工作小组，都是由档案人员、各领域技术人员构成。领导责任由市援川办公室、各相关单位人员、技术部门负责人担当，项目档案管理责任则层层划分，实行领导责任制，工作人员具体实施。明确各领域对口人员，定期召开会议，编制项目档案竣工验收工作计划和项目档案竣工验收大纲等，明确各部门文件形成、积累、归档职责，并将其纳入各部门和有关人员考核中。

（二）制定、完善项目档案工作规章制度

项目档案是对整个项目建设过程的真实记载，它记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的全过程，包括项目前期文件、项目竣工文件（施工文件、竣工图、监理文件）和项目竣工验收文件等项目档案。其具体特点为，建设之前就有大量文件，文件数量多、内容复杂，既有管理文件，也有专业技术文件；文件门类多，包括建设工程项目档案、财务档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等；信息载体多，包括纸质、声像、电子等多种载体。面对大量复杂的项目文件，必须从项目前期开始就建章立制、从产生第一份文件开始就依规整理、按章存放，以确保项目档案的完整、准确、系统和有效。比如我们在援助北川新县城特色商业街建设中，由于该项目具有羌族文化特点，集购物、餐饮、休闲、娱乐于一体，是新县城重要标志性建筑，它的前期构思设计经过多次调研论证，形成大量文件，是该项目档案不可分割的组成部分。因此，我们依据《档案法》和住建部建设项目档案规范、山东省援川指挥部要求及其他有关规定，制定了数十份档案管理制度，规定了档案管理程序，把档案日常工作进行制度化、规范化、程序化，确保了这个项目所有文件的形成质量以及项目档案的齐全和完整。

（三）超前控制，全过程管理

一是档案工作与项目建设同步。即项目下达任务与项目文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，项目验收与项目档案验收同步。

二是项目档案工作全面介入。在项目建设过程中，档案工作也要做到三个纳入，即将这个项目档案工作纳入工程管理、纳入合同管理、纳入整个援川工作的管理体系，实现文档管理的标准化、规范化和程序化。另外，项目档案工作要做到多参与整个项目的管理，参与各类合同的签订、参与项目建设中的各种协调会、参与各环节招投标及设备采购、参与各项目各阶段验收。只有全面参与、深入一线，及时掌握第一手资料，才能把握好项目档案的命脉。

三是把好阶段验收关。在项目建设阶段验收中会产生比如分部工程的各个验收批（如钢筋、模板、混凝土检验批等），分项目报验收资料、质保资料（如材料合格证、材料检测报告、实体检测报告、桩基础检测报告等），混凝土、砂浆等的评定资料（强度等级评定记录），材料进场报验资料等原始记录。只有在每个阶段验收中全面参与、即时跟踪，才能确保档案材料真实、齐全、质量好。

三、强化指导，规范项目档案验收程序

（一）强化培训，加强指导

一是事前沟通，明确要求。所谓沟通，既包括业主与设计、施工、监理方面的沟通，也有单位内部不同部门、科室，甚至档案工作人员之间的合作。具体表现在对外将项目档案的归档范围及整理规范以合同条款形式明确下来，约束双方共同遵守；对内以项目档案负责人为主，联络投资、基建、设备仪器、财务、审计等各部门对口人员，密切配合，共同做好项目档案的收集工作。同时，档案人员之间，也应加强协作，将这些门类众多的文件最终整理、汇集在一起，确保项目档案的齐全、完整。

二是事中培训指导，规范业务。开展项目档案验收，要针对工程建设中参建单位资料人员缺乏相应的文档工作经验和经历的情况，加强对承建单位资料人员进行事中培训工作的指导，规范业务。通过指导、培训，使他们了解本单位档案工作规章制度、项目档案收集内容、整编标准，将培训重点放在具体操作上，对项目档案验收顺利过关起到事半功倍的效果。

三是事后检查，确保质量。事后检查是对项目档案质量的全面评价，也是对项目档案事前、事中控制的检验。只有通过检查参建单位是否按照相应法规、要求进行项目档案的收集、整理，才能确保项目档案的规范性，并针对不足及时进行整改、补充和完善。

（二） 规范验收，确保质量

一是注重档案的完整性、准确性和系统性审查，关注安全性。做好验收前的自查关注非常重要，它是验收前的最后一个关口。自查就是对各项工作进行梳理，要注重审查项目归档文件是否齐全、完整，是否是原件，是否与实际情况相符，努力做到图物相符；审查归档文件整理是否分类科学、组卷规范；关注归档文件的制成是否符合永久性要求，档案装具是否符合标准，档案保管条件是否与项目档案工作相适应等各项安全措施。

二是项目档案整理要依据规范。项目档案自检应以国家、部门或行业规范为基准。在固定资产投资项目文件收集整理归档完毕之后，要认真组织做好项目档案自查工作，成立验收自查小组，制定自查工作方案，召开自查会议，及时写出自查报告，及时发现问题，及时纠正错误、弥补不足。也可以进行同行评估。如建设北川新县城特色商业街的两家施工单位可以进行互评，或者一方邀请另一方档案人员参与本单位自查评估，这样更容易发现问题、找出不足。在处理完所有问题后，还可以申请由上级档案主管部门组织实施的预验收，提前经更高层次专家、内行把把关，进一步发现问题、提高质量，以确保档案专项验收能够顺利通过。

总之，项目档案是确保固定资产投资项目顺利完成的重要因素，是项目建设的前提，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证，也是今后工程改造、维护不可替代的权威证件，是企业、单位、个人维权最有力的证据。做好项目档案工作意义非常大。以“验收“为抓手，可以加强本单位的领导和有关部门对项目档案工作的重视，增强企业和全体员工的档案意识，人人关心、配合、支持档案工作，促进项目档案的标准化、规范化和制度化管理，提高档案管理水平，提升档案人员的地位，使档案人员能够更加积极主动地做好项目档案工作。

（作者单位：济宁市信息中心）