浅谈如何重视和加强实物档案管理工作

文·张楠

浅谈如何重视和加强实物档案管理工作

文·张楠

近年来，各单位实物档案数量不断增加。由于实物与传统纸质档案存在载体、形状、制成材料结构及其性能差异情况，继续沿用纸质文本档案的管理方法和模式显然已不相适应。如何根据实物档案载体特点进行管理，提高安全保管、便利利用及高效管理，是对档案保管管理工作的新挑战。本文通过对实物档案的概念分析，研究实物档案与文物、图书特性的区别，及其实物档案管理现有的模式特点、管理中存在的问题，提出加强宣传、细化管理、加大投入、提高利用效率等对策，积极推进完善实物档案的管理，确保实物永久安全保护。

一、“实物档案”一般概念及分类

（一）相关概念及主要特征

1.实物档案的概念

中华人民共和国国家档案法中关于所称档案指的“是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

在普通单位档案室传统的档案管理中，一般保存形式以文书档案为主，除此之外还有一定数量的非文书类信息记载物，这些或是纸质档案的一部分，或是档案内容不可缺少的佐证和补充，对于档案的系统完整和存在价值起到了十分重要的作用。这些非文书类信息记载物可以说既是档案，同时又具有一些文物的特征——这就是我们所关注的“实物”，档案工作者为将实物与文书类档案有所区分，便称之为“实物档案”。

2.实物档案的特点

归纳起来，实物档案具有全宗性、原始记录性、实用性和可保存性四个主要特点，并兼有档案和文物的二重保存价值。

一是全宗性特点。实物档案与有关全宗的文书和声像档案具有同一单位来源。如旗帜、荣誉证书、印章、非正式会议服装等等，是实物档案全宗中的一个组成部分。

二是原始记录性特点。实物载体带有反映人类社会活动的原始文字印记。比如抗美援朝时期的刻有“保家卫国”字样的匾牌、重大活动的奖杯等等。

三是可实用性特点。实物档案是体现各类社会活动的直接物用品。如果实物上有反映当事人使用情况、时间和用途等信息的，那么保存查考的史料价值就更大。

四是可保存性特点。即便于档案部门收藏，由于各收藏单位库房空间有限，即使带有文字却体积庞大或不可移动的实物收藏还是不妥。

综上特点分析，实物档案具有其他文书档案明显的记载内容信息的清晰性、明确性特征，同时也具有其他文物的一般历史自然物体特征，即兼有档案和文物的二重保存的价值，对今后工作查考将具有十分重要的作用。

（二）主要分类

从材质属性上来说，实物档案可分为金属、木质、橡胶皮革、玻璃陶瓷、织品、纸质等六大类。

一是金属类，如铜牌、戒指、钥匙圈、纪念章、刀具、运动会奖牌、奖杯、徽章、硬币、摆件等，分铝、铜、铁、银、锡、镀金等多种材质，保管中需要防止氧化防护。

二是木质类，如图章、奖牌、木牌、匾等。对于木质类实物因时间较长，易出现木质开裂、碰撞印迹和缺损等问题。

三是橡胶皮革类，如水壶、运动球、橡皮图章等。这类实物有些材质坚固，但有些会因为时间和空气压出现变形或化学分解的可能。

四是玻璃陶瓷属类易碎品，如奖杯、重大会议和活动的纪念品等等。其中水晶制品材质较硬，且形状不规则又易碰易碎，保存起来比较占用面积。

五是织品类，包括一些化学纤维、丝绸织制的锦旗、服装等。对于这类实物的管理，重点在于防蛀和变色的问题。

六是纸质类，如重大活动的奖状、证书。幅面比文书档案面积较大，目前保存方式是夹放在特制的相册内，起到防光和防折碰保护效果，但翻阅和调出利用不太方便。

以上实物载体由于形状、制成材料的结构及性能的差异，其保管条件和保护环境都有较大的区别，需要管理者必须根据实物特性，实行分类管理。本研究认为根据档案法界定档案为“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，那么实物作为一种国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的载物性历史记录形式，只要对国家和社会具有保存的价值，即可以作为实物形式的档案给与收集和保存。

二、实物档案收藏和管理的现实意义及存在问题

（一）现实意义

加强实物档案收藏和管理，不是档案工作人员的突发奇想，不是刻意为之的标新立异，而是增强档案资源建设要求的需要，是提高创新服务机制，加强宣传展览和开拓服务功能有关的需要，是档案事业服务和发展的新趋势。

一是完善档案结构和内容的需要。多年以来，如何丰富档案内容，一直是档案部门经久不衰的话题。当前，如何优化馆藏、丰富馆藏，主要还是要从内容上，譬如政治、经济、文化、社会、军事、司法等等；还有是在来源上，譬如政府、工商企业、社团、社区、私人民间等等；更包括在形式上除了纸张文件、胶塑光盘、声像，还应该有实物的一席之地。虽然占的全部馆藏的比例有限，但应当在归档时予以重视。在工作实践中，实际形式的多样性必须服从内容的多样性，只要属于重要归档范围内的内容，不论何种形式——包括实物，都应予以收集归档，不能人为地将所需内容的档案，仅仅是载体形式的不同而随意割舍。

二是档案部门创新服务机制的需要。近些年，档案部门把加强档案利用作为服务创新的重要手段之一。成功利用很重要的因素之一，就是加强了直接观感性较强的实物的比重。除了有价值的文书档案和声像档案外，还辅以一定数量的实物复制品或仿制品作为历史资料佐证，增强档案的整体生命力。可以说，这是当前收集实物最主要的动因之一。

三是折射出当代档案、图书和文物部门收藏的一种融合趋势。你中有我、我中有你。以图书部门为例，中外各大图书馆的馆藏，已突破原来科书、期刊和报纸三大文献的范畴，而扩大到“近代特种文献”。就上海图书馆馆藏有特种文献15种，其中包括有名人手迹、地图、明信片、香烟牌、烟标、邮票、钱币、民间年画、历史图片、文革传单、清末民国档案、电影戏剧说明书、书画艺术品、月份牌和藏书票等。文物部门也在加大收集名家手稿、日记和照片等。因此，在这样一个大背景之下，档案部门大可不必拘泥于理论上的纷争，而将有关实物拒之馆库门外。

（二）存在的主要问题

实物档案在管理工作流程方面，基本根据传统文书档案的接收、整理，保管、利用的工作部门和流转环节进行分工管理，近年来，随着征集工作的加强各单位保管部门逐步建立了相应的工作规范要求，但实物的数量逐渐增加，对实物档案的各环节工作如何更有序、更科学地收集、保管和利用好的合理性，目前还处于探索起步阶段。

在实物的收、管、用工作环节中，基本按照实物内容、价值、载体类型、尺寸及其与馆藏档案的关联性等因素进行选择和管理。与文书档案管理要求相比，还存在一些认识不够足、要求不够高、隐患不够重视，保管不够到位等的现象。具体表现在实物征集、整理移交、保管管理方面有些随意性；对于实物的接收范围、鉴定标准、移交办法、保护技术运用和利用办法不够明晰。整理保管中，存在档号标识粘贴不利于实物的保护、各种载体混合摆放、馆藏实物目录信息不全、利用效率不高等情况。

三、关于进一步加强实物档案管理的对策

（一）积极宣传，提高实物收藏自觉意识

实物由于内容和载体的特殊价值，决定了其在历史撰编和艺术创造中的重要服务作用。在处理浩瀚的文本档案的同时，各级档案行政管理机关和档案人应充分认识到这项工作的现实和长远的历史意义，加强实物档案接收保管对档案历史补充的重要意义宣传，加强对利用实物参加各专题展览实践效果的宣传；加强实物保护技术要求知识的传授、宣传。使档案工作者和干部群众充分了解实物档案对保护历史和传承历史的重大意义之所在，提高实物档案管理的认识和行动自觉。方式可以通过档案业务指导、执法检查、教育培训平台和各种展览实践中加强宣传力度。

（二）细化措施，加强存量实物的整理保管

在加强接受实物的同时，制定和完善各类实物档案整理和保管的工作规范、原则、标准和具体要求非常重要。坚持遵循保持实物与实物、实物与档案的有机联系、便于保管和利用的原则，在明确整理归档的类别和范围基础上。一要及时做好全宗号、类别号、件号的编号工作。二要按分类方案和档号的顺序编制实物目录。三要在目录编制完成同时，对实物载体上还应采取可逆性粘贴、悬挂、缝制、加封套粘贴等不同方式，在不破坏档案载体制成材料的基础上标识编号标识牌。四要按照实物载体的保护要求，采取必要的保护技术手段，建立适宜的环境条件和个性化保护设施，库房环境重点是做好实物的防潮、防紫外光、防震、防火、防盗、防鼠以及防酸等有害气体的防护工作。五要针对纸张、纺织品、木制竹制品和贝壳制品等实物易发生霉虫的情况，在入库前重点对其进行消毒，可对纸张采用低温冷冻法技术消毒，对纺织物可采用环氧乙烷熏蒸技术消毒。平时维护要加强经常性的擦洗去污、清洁和防尘等维护工作。对金属类实物忌用臭氧等强氧化性的气体消毒。对于金属类实体要擦油保养，平时应保持清洁干燥，不与酸、碱、盐类等物质混放，不同金属材质要分件包装，分开存放，并尽量放在较低层面，防制跌落损坏。

（三）增加投入，确保珍贵实物的收集和安全保管

珍贵实物其普遍的认同感、价值比和档案的相关联性，决定实物是否具有收集保存的必要性。要积极争取和调节好经费的投入，构建必要的设施，加强实物鉴定及保管；同时，注重完善有关管理制度，加强责任落实，确保珍贵实物不丢失、不损坏、不变质。

（四）充分利用数字化平台，积极推进实物档案利用效率

现代信息数据化利用效能的大趋势，对加快推进传统载体档案数字化起到了积极的推动作用。当前，各单位档案室大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，切实推进了档案存储数字化和利用网络化效率。实物档案作为重点保存的历史资源也应该尽快搭上这个数字化利用信息和远程服务平台，参与方便档案利用体系，发挥积极的资源共享作用。使“死实物”变成“活信息”。管理人员可以根据数字化信息的录入，建立实物的准确化维护和现代化管理，提升管理效率。

·

档案保护技术实用手册，中国档案出版社，1993年版

（作者单位：青岛大学综合档案馆）