大数据时代下的档案管理创新策略

文·林静

大数据时代下的档案管理创新策略

文·林静

信息时代的到来，意味着不计其数资料和海量信息的处理工作不能再使用传统的流程和工具去进行了，此时信息时代也迈入了全新的发展阶段-大数据时代。档案管理是信息收集，存储，挖掘和管理的重要工种，面对大数据时代，应该何去何从，是很值得探究的话题。文章从这个角度出发，首先分析了大数据时代下档案管理创新的必要性，总结和归纳了当前制约档案管理创新发展的因素，接着提出对应的解决措施。

大数据时代；档案管理创新；解决对策

大数据时代的信息含量难以估量，信息内容展现出多样性的特点，对信息处理和分析的速度要求越来越高，信息的价值被越来越多的人认可，这一切改变了档案管理工作的格局。在这样的背景下，档案管理工作应该树立创新理念，以开放的心态去迎接大数据时代的到来，并且渐渐以更加理想的方式融入到大数据时代中去，以发挥自身的效能。由此探究大数据时代下的档案管理创新问题，显得尤为必要。

一、大数据时代下档案管理创新的必要性

大数据时代背景下的信息处理和分析工作有着以下几个方面的特点：其一，数据规模很大，常常出现难以使用PB或者TB单位来计量的情况；其二，数据内容多样性，牵涉领域多，格式多，呈现出信息多样性的特点；其三，信息处理要求越来越高，数据处理速度快，很多时候需要进行即时处理和分析；其四，数据信息的价值意识觉醒，越来越多的人开始认识到数据信息的价值，往往也更加注重信息资源的真实性和安全性。档案管理作为人类信息处理和分析的重要实践，不可避免的会受到大数据时代的影响，由此档案管理也进入到档案大数据时代。大规模的档案数据，要求馆藏档案朝着数字化的方向发展，并且由此形成多样化的档案资源信息库；档案数据信息价值高，以智能分析的手段，找到对社会发展有积极作用的信息，是其重要任务；档案大数据背景下，信息处理速度要更快，信息分析能力要更强，可以在较短的时间内获取有价值的信息，并且将其传输给对应需求的对象，以发挥信息的效能。简单来讲，在大数据时代背景下，档案管理工作的过程就是知识资源体系构建的过程，这是知识经济时代对于档案管理工作提出的新要求，也是当前档案管理工作的发展趋势。

二、当前制约档案管理创新发展的因素分析

档案管理创新发展需要遵循大数据时代的特点和规律，在知识经济与信息管理之间做好权衡，进而打造全新的档案管理工作格局。但是从当前档案管理信息化发展的历程来看，制约档案管理创新发展的因素众多，这是不可忽视的问题。

（一）档案管理创新意识因素

档案管理创新是大数据时代下不得不进行的自我调整和改善，是推动档案管理可持续发展的关键性环节。但是档案管理创新意识并不是所有人都具备的：其一，部分档案管理部门人员结构呈现出老龄化的趋势，他们在接受全新档案管理理念和模式方面，还存在很多疑虑，难以积极参与进去，甚至出现极力排斥的现象；其二，档案管理人员培训教育内容并没有将大数据时代档案管理创新理念纳入其中，档案管理人员对于信息时代与档案管理之间的关系理解不深刻，自然难以在此方面有所创新；其三，当前档案管理过程中使用的信息技术还处于浅层次，仅仅局限于部分简单的日常操作中，也就是信息化程度还没有达到理想的水平，这从侧面印证了档案管理投入不足的问题。

（二）档案管理安全机制因素

大数据背景下档案管理的信息价值是难以估量的，如果不能保证信息处理和分析在安全的环境下进行，前期进行的档案管理工作也就失去了效益。因此，大数据时代下档案管理必须要具备对应的信息安全机制。但是从当前的实际情况来看，却呈现出以下的特点：其一，档案管理市场不完善，缺乏健全的档案管理信息安全规章制度；其二，网络交易具有虚拟性的特点，是档案管理不安全性的重要诱因；其三，档案管理系统安全管理不善，部分黑客和不良分子容易对档案管理环境进行破坏。

（三）档案管理维权意识因素

档案管理维权意识淡薄，行业自律机制难以营造起来，缺乏对应的担保机制，也是当前档案管理工作的实际情况。简单来讲，如果档案管理过程中出现信息泄露的行为，却没有智力劳动成果创造者维权体制来管理，而作为行为主体的创造者也不懂得利用知识产权的法律武器去保护自己，由此造成档案管理维权环境不断恶化，不利于档案管理工作更加健康，更加有序地发展和进步。从本质上来讲，这都是因为档案管理维权意识不足所导致的。

三、大数据时代下的档案管理创新策略

大数据时代下的档案管理创新，不仅仅是档案管理理念的重塑，更是档案管理模式的调整，还是打造档案管理新格局的契机。立足当前档案管理信息化发展存在的问题，引导档案管理创新朝着大数据的方向发展和进步，是当前档案管理工作者应该积极参与的实践活动。为此，笔者认为可以从以下几个角度来探究：

（一）培养具备创新意识的档案管理工作团队

针对当前档案管理创新意识淡薄的问题，应该从人的角度入手，以培养具备创新意识的档案管理工作团队为契机，迎来档案管理的新的人力资源格局。具体来讲，可以着手做好以下几个方面的工作：其一，档案管理部门应该调整人才招聘策略，鼓励信息技术型人才的融入，为档案管理创新融入全新的血液，他们信息素养高，对于数据时代的需求比较了解，可以很好的参与到大数据时代下档案管理创新方案制定中去；其二，注重档案管理组织内部专业理论学习环境的营造，以开展档案管理培训教育的方式，将档案管理与大数据之间的关系作为教学重点，使得在职的档案管理人员意识到档案管理创新的必要性，从而积极融入其中；其三，营造良好的档案管理信息化环境，采购大量的硬件和软件设备，实现档案管理信息化程度的提升，使得档案管理人员懂得利用信息技术做好全部的档案管理工作，避免信息技术局部渗透的问题，这也是发挥专业档案管理团队效能应该做好的基础性工作；其四，建立档案管理信息技术学习型的工作环境，年轻档案管理人员积极引导年长档案管理人员，对于其存在的操作问题进行纠正，保证整个档案管理团队信息素养的全面提升，使得每一位档案管理人员都能够融入到档案管理创新实践中去。

（二）营造大数据时代下安全的档案管理环境

档案管理的安全性，本来就是档案管理工作的重要内容，只是在大数据时代背景下，档案管理的信息价值难以估量，其安全性需求显得越来越迫切，在此方面的呼声也变得越来越大。由此，营造数据时代下安全的档案管理环境，也成为当前档案管理创新的重要环节。对此，要做到：其一，立足当前的网络信息平台，实现有利于档案管理者和提交者交互的操作平台，平台对于两者的权利和义务进行规定，实现对其信息处理权限的限制，以保证档案管理的行为朝着规范化的方向发展；其二，实现与大数据平台之间的合作，找到档案管理业务与大数据平台之间的契合点，实现档案管理工作流程的改造，以制定出更加合理的管理创新方案；其三，在大数据背景下，档案管理信息平台应该具备自身严格的内部控制制度，从档案管理的一举一动入手，对于其操作行为进行监督和管理，以高效的信息安全技术来进行档案管理，使得档案管理工作处于相对安全的环境中；其四，在大数据档案管理平台安全管理方面投入更多的人力物力财力，实现与当前有资质的信息安全管理企业合作，为档案管理系统营造黑客和不法分子难以入侵的环境。

（三）实现大数据时代下档案管理体系的构建

大数据时代下档案管理工作内容更多，工作价值更高，工作机制更加复杂，需要形成健全的方案管理体系来引导其朝着规范性和标准性的方向发展和进步。为此，关注以下几个方面的内容，是很有必要的：其一，强化知识产权保护立法工作，将大数据时代下档案管理工作中涉及到的智力劳动成果纳入到法律知识产权保护范围中去，为档案管理工作的法律价值提供依据，保证营造良好的档案管理法制环境；其二，建立严格的档案管理准入机制，档案管理针对的特定智力劳动成果创造者群体，应该不断提高这样的标准，也保证档案管理工作者能够引导档案管理朝着高效方向发展；其三，结合当前大数据时代档案管理工作存在的问题，构建健全档案管理规章制度，以行业标准的方式，引导档案管理工作朝着规范化方向发展；其四，建立完善的大数据背景下档案管理的监督和管理体系，发挥相关档案管理监督部门的效益，形成内外监督合力，保证档案管理行为在有效的监督环境下进行，避免出现档案管理行为失当的情况；其五，形成严格的内部档案管理控制制度，以档案管理信息平台安全为出发点，实现内部数据信息处理和分析行为的管束，以避免因为内部操作失误造成信息失准。

大数据时代是信息时代的升级和优化，其对于信息处理和管理工作提出了更高的要求，而档案管理作为信息处理和管理实践的重要方式，应该结合社会需求、企业要求、行业战略等因素，正确面对当前档案管理信息化程度不足的问题，从加大投入、健全制度、人力资源、技术措施等角度入手，引导档案管理工作朝着创新的方向发展，以迎合大数据对于信息处理和管理的新要求。相信随着档案管理创新意识的觉醒，档案管理体系的构建、档案管理人力资源的夯实、档案管理安全机制的构建、档案管理效益创新等将会得以全面发挥，这对于促进大数据时代的健康发展而言，是大有裨益的。

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（作者单位：山东省粮食局）