信息时代背景下档案职业变化的发展策略

文·宋朋 吴卉贝

信息时代背景下档案职业变化的发展策略

文·宋朋 吴卉贝

以纸质为主要媒介的传统文本型档案一直是我国档案工作中最为重要的管理对象，在社会生活中扮演着不可或缺的角色。信息时代，由于计算机技术、网络通讯传输技术等科学技术的快速发展，新型电子档案产生并且数量急剧增加，逐渐改变了档案管理的工作内容和方式。新型档案给社会带来便利的同时，对传统的档案形式以及档案管理人员产生了不同程度的影响。本文根据档案职业变化的背景、时代性特点以及信息时代对档案、档案管理人员产生的不同影响，分析这些影响给档案职业带来的新的变化，针对这些新的变化提出相应策略，以期档案事业更好更全面的发展。

信息时代；档案；档案职业

档案职业一般是指直接从事有关档案管理工作的人员，他们负责管理和保存国家、机构组织和个人在劳动生产中形成的具有价值的原始记录，并向社会提供服务利用。随着信息技术的不断发展，作为档案工作的对象，档案本身也产生了变化。传统观念中，档案在很多人眼里可能还是不起眼的存在，档案管理人员此前一直是被视作仓库保管员，保管已形成的档案实体，工作的形式十分被动。随着档案管理的现代化，档案管理人员的工作内容和形式都发生了变化，因此档案管理人员应该因势利导，及时转变，才能适应信息社会档案管理的需求，使档案工作提升到新的水平。

一、档案职业变化的背景和特点

（一）档案职业变化的背景

我国历史源远流长，夏商时期，文字和国家的出现为档案的产生提供了前提条件和社会条件，简单的档案管理活动也随之进行。新中国成立后，进入现代民主社会，档案职业的规模不断扩大，社会地位逐渐提高，由体制内扩展到体制外，档案管理人员也由资源垄断者逐渐平民化，档案职业更具有社会功能。同时在民主法治环境下，档案管理更为规范化和法制化，为档案职业的完善创造了条件。档案专业教育也逐渐发展起来，经过系统的培训学习，专门的档案管理人员素质整体提升。［1］政权更迭、经济发展、文化繁荣等社会大环境的变化从宏观方面会对档案职业的性质和发展进程产生影响，而在社会发展的不同阶段，科学技术的创新、思维意识的改变、管理手段的变革等也从微观方面推动了档案职业具体形式和内容的转变。

档案实体为主的传统档案时代，造纸术、印刷术等技术的发明应用促进了纸质档案的盛行。社会信息化的快速发展，人们认识改造世界、思考处理问题的思维方式和角度也在改变，他们逐渐将网络化、数据化融入到日常工作学习生活中。管理理念和管理方式的变革使档案得到进一步开发和利用，在不危害国家社会个人利益的情况下，档案信息公开能进一步有效整合档案信息资源。档案服务方式的变革也使档案更融入社会的方方面面，促进档案价值的最大化。

（二）档案职业的时代性特点

1.档案形式多元化

档案的内容已不再局限于某个方面，而是拓展到社会生活的方方面面，如家庭档案、个人诚信档案等；档案的表现形式更为多样，从纸质到音像、影像、照片、电子档案等，信息呈现的形式不再集中于文字，而是能融合文字、图像、图形、影像和声音等各种信息，具有多种信息媒体的集成性。

2.依赖信息技术

计算机的普及，人们越来越习惯通过各种系统软件处理各类信息，通过计算机这个平台完成各项工作，电子文件的数量也越来越多。有关档案的各项工作对信息技术的依赖性也越来越强，如电子档案使用数字代码作为记录符号，需要通过特定的解码程序还原输入前的信息状态，人工才能识读它。档案管理的各个环节通过借助计算机系统，即使工作量大也并不影响工作效率，节省时间，减少人力消耗。

3.管理方式智能化

纸质档案数量增多的同时占地面积也会不断扩大，一定程度上会给档案的存储与管理造成不便；而依靠计算机智能系统将信息资源虚拟化，有效缓解库房存储保管的压力，也有利于更为高效便捷的管理。单纯借助以卡片、书本为形式的目录、索引的原始手工检索系统，虽然成本较低，但费时耗力也不便实现资源共享；而依靠计算机对档案信息进行分类、著录、标引，以分类号、主题词等为基础查取档案，不仅提高了检索的效率，还提升了检索的范围和准确性。纸质档案需要利用者亲自去档案馆查阅，且只能在同一时间同一地点提供给一个利用者使用，花费时间较长，限制因素较多，容易造成利用率低；而通过现代网络通讯技术，能实现人与人、人与物以及物与物的互通互联，电子档案能够被远距离传输，打破时空限制，实现异地信息资源共享和利用。［2］

4.服务手段多样化

档案利用不再局限于档案利用者亲自去档案馆查询，而是可以通过电话、邮件、档案网站等方式查询所需档案信息，档案部门更是开通微博、微信等公众服务号，设计有独特性的档案查询App，主动发布档案相关信息，方便公众查询所需内容。

二、信息时代对档案职业的影响

（一）档案形态与载体材料的转变

档案工作的主要对象——档案，基本是以实物的形态存在，承载这些档案实物的载体材料具有不同的特质，一定程度上也会影响档案的传递和保存年限。随着信息技术和电子技术的不断发展，新材料的发现和产生逐渐改变了传统档案的载体和记录形式。出现了图像记录、存储信息的音像档案，包括照片、影片、唱片、录音带和录像带等。通过设备在视听上能获得较为直观的感受，这是纸质档案等传统档案所不能体现的。

纸质档案具有较强的原始性、真实性且运用范围广泛，目前暂时不会完全被替代，所以纸质档案仍然需要得到良好的保护。除了对纸质档案实体加强保护外，我们更需加快纸质档案数字化的转变，进一步加强档案的管理力度和提高档案的利用效率。纸质档案数字化是一个长期且复杂的过程，不可能一蹴而就。在确保档案文件实体安全无损的前提下，通过计算机录入，高速扫描技术、缩微与声像档案的数字转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数字存储技术等，可以将传统载体的目录与内容（包括文字、图像、声音、实物）等转换成计算机可以识别的数字形式，形成档案信息数据库，实现档案信息的数字化。［3］

（二）档案管理人员的转变

1.档案管理人员角色的转换

（1）从实体保管者转变为信息内容开发者

在非信息化时期，档案管理人员对档案实体拥有绝对的控制权，从而获得各种资源和话语权，对档案信息的利用和开发有较大的权力。在信息化不断加深的趋势下，科学信息技术逐渐渗透到档案管理活动的各个方面，档案信息内容的开发得到重视，档案管理人员的身份逐渐从一个档案的保存者变为档案的传播者，化被动为主动。

（2）从消极的末端保管者变为积极的全程参与者

传统环境中，档案管理人员关注从收集归档到档案的销毁或永久保管这一档案管理的过程。文件生命周期的末端与文件生命周期的前端，二者在各自的领域内单独作业，只有在收集归档阶段才发生联系。电子文件的出现打破了这一局面，电子档案的管理高度依赖相应的信息技术，从系统设计到管理过程都要实施标准化。因此，档案管理人员的工作范围扩大为对文件的全程管理，不再像传统工作环境中那样被动等待档案上门，而是转变为提前介入文件生命周期，［4］从前期至后期整个过程进行系统性管理。

（3）从被动服务者变为主动服务者

许多档案管理人员重藏轻用，只专注于档案实体的保管整理，对于档案利用者查询借阅档案时遇到的问题，有问才答，只是提供检索工具帮助利用者查询，服务方式比较被动，服务能力有时难以满足利用者的需求。随着网络化、数字化和信息化的发展，档案管理人员除了对档案的收集、保管、提供查询等，还需要具备多方面的信息技术的能力，例如文档标准规范的制定、软件程序的设计等工作。

2.档案管理人员素质的提升

（1）核心技能的转变。有资格和能力为国家、社会和个人提供原始文献的真伪鉴定证明，不仅仅是提供档案文献资料和原始凭证。［5］随着社会的发展，档案编研技能的信息价值对当今社会具有不可或缺的作用，档案凭证作用和参考作用是档案最为重要的价值，而档案原件的历史局限性不能使档案价值得到充分发挥。档案管理人员通过对原始档案内容的深层次开发，编纂出内容丰富完整，满足国家、社会和个人的需求的二次档案文献，为社会提供档案信息的精华。

（2）能力素质的提升。信息时代，面对越来越繁重和复杂的档案工作，档案管理人员除了原有的档案管理知识，还需学习某些专业领域的专业知识，运用高科技技术设备和现代化管理知识对档案进行现代化管理，向社会提供更优质的服务，同时对单位各部门还要肩负起监督决策的责任。

（3）心理素质的提高。档案工作的某些工作内容属于重复劳动，具有单调性、重复性，比较枯燥乏味。同时随着信息化的进一步加深，对档案管理人员提出了与传统工作时期不同的知识和技能要求，使他们面临巨大挑战，工作压力加大。这会对档案管理人员的心理产生影响，负面情绪将会对工作任务的完成起阻碍作用。只有保持积极乐观的良好心态，及时调整自己的情绪，才能更好地投入工作，克服问题。［6］

三、信息时代档案职业的发展策略

（一）加强对档案的安全保护，加快档案资源的整合

1.保护纸质档案实体

纸张作为承载档案信息内容的载体，虽然具有较好的耐久性，但也比较容易受外部环境的影响而使档案实体受到损害，缩短档案的使用寿命。因此，保管档案的库房选址要注意尽量远离水源火源，库房内温湿度要调控得当，温湿度一旦不符合标准，容易使档案发霉，字迹模糊，纸质档案的原始性、真实性将会大打折扣。同时还需做好防尘、防虫、防光等工作，及时清扫整理，避免细菌等微生物的大量繁殖以及产生化学反应使纸张受损。

2.加快档案信息资源的数字化

加快完善档案数字化的技术规范和归档要求，为确保数字化更好更快得进行，应及时更新软件设施，保障存储设备的性能，提高相应的技术水平，合理设计数字化的各个流程，数据迁移过程中严谨细心，防止信息遗漏丢失。档案信息的数字化，一方面能备份档案的信息内容，为确保档案信息的不丢失增加一层屏障，另一方面能够弥补传统纸质档案利用上的不足，促进档案的开放利用。

3.促进档案信息资源整合与共享

信息时代，计算机技术、网络通讯技术等各方面技术不断更新优化，逐渐成熟，档案信息资源的收集、数据的采集更为省时便利；信息资源之间建立了相应连接，信息碎片化现象得到改善。档案信息资源传递加快的同时，档案用户异地使用档案资源也更为快捷便利，实现了资源共享。

4.提升电子档案的安全性

电子档案相较于传统纸质档案来说，它本身的原始性并不能很好体现，它的易变性和可操作性极易使档案信息内容遭到篡改或删除。除此之外，在传递以及浏览查阅档案资源的过程中，容易受到计算机病毒、黑客的攻击。系统及软硬件的故障以及数字档案的载体脆弱性也会使档案信息内容无法识读。因此，要定期对数字化档案进行数据迁移，及时更新升级系统及相关软硬件，加强与其他系统的兼容，方便转换使用，提升信息安全技术，防止档案信息内容被篡改或窃取。

（二）提升档案管理人员的素养，健全档案职业资格认证体系

1.增加知识储备，提升职业技能

信息时代的到来，除了原本掌握的档案管理的基础知识，档案管理人员还应了解一些其他专业学科的理论知识，以便能在众多档案信息资源中准确找出适应社会需要的信息。此外，计算机、网络管理等信息技术、通讯技术也是非常必要的，档案信息化是一种必然的趋势，档案管理人员应学习掌握相应知识以保证工作顺利进行。

2.加强档案管理人员安全防护意识和主动服务意识

档案管理人员应学习掌握数字加密技术和防火墙防病毒技术，定期清理计算机，保护好承载档案的各种载体，迁移转换数据的过程中应更为耐心细致，避免造成不必要的损失。摒弃在馆内等待利用者上门查询的被动服务，转变为与利用者互动式的主动服务方式。档案管理人员应该进一步了解馆藏内容，调查挖掘社会广泛需求的档案信息资源，将馆内外的信息进行比对，组织相关人员合作展开编研工作，在利用者提出需求前，超前完成准备工作。在与利用者互动的过程中，多使用现代化信息技术，提高工作效率的同时，提升利用者对档案工作的满意度。

3.具备过硬的政治素养和良好的职业道德

档案内容涉及广泛，有些信息在短期内是不能对外公布的，在保密期的档案外泄会对国家社会造成严重的危害。档案管理人员是接触档案最直接的人，保证档案的安全，对档案内容保密是档案管理人员最基本的工作原则。自觉遵守政治纪律，保持高度的责任心，坚持原则，保守机密。档案管理人员面对从事的工作所具有的单调性、重复性，要能保持对自身职业热情积极的工作态度，严谨仔细的工作作风，强烈的责任感和认同感。

本文通过回顾性分析2014～2018年合并椎动脉狭窄性病变的锁骨下动脉狭窄患者的经颅多普勒超声资料，总结其盗血类型及血流动力学情况，探讨锁骨下动脉狭窄合并椎动脉狭窄性病变的盗血程度及血流动力学情况，以期为临床实践提供参考性证据。

4.建立健全档案职业资格认证体系

职业资格认证是对在档案这个领域工作的相关工作人员相关具体能力的一个较为全面系统的检验。在这种体系下，能进一步促进档案的针对性教育，使潜在档案工作者接收的知识面更为贴切更具有专业性，同时能使档案职业队伍更为优化稳定。可以在分析国外成功的档案职业资格认证体系的基础上，根据我国的实际情况，制定更符合我国的档案资格认证制度，建立相关体系。

（三）加快建设档案法规体系，加大基础设施建设

1.完善档案信息法规体系建设

档案信息法规体系建设包括档案信息化标准体系建设和档案信息化法制建设。［7］

（1）强化档案信息标准化建设。一是业务标准，现有的档案管理和利用的标准大都是在传统文本型纸质档案的基础上制定的，对于信息发展下急速增长的电子档案等新型档案而言并不适用。健全档案信息业务标准，有益于档案工作的顺利进行，进一步提高档案工作水平。二是技术标准，对于档案信息化过程中所需的硬件、软件，网络技术都作出相应的技术标准规范。三是载体标准，各个档案载体都有自身不同的应用标准，要明确各标准之间的读取和印证关系，确保档案信息数据能有长期有效可读。

2.加大基础设施建设

目前，财政预算仍然是支撑档案信息化建设的主要途径，政府应加大对档案事业建设的预算，提供财政资金支持以满足档案信息化的客观物质需求。除此之外，还可寻求社会各方力量的支持，与其他部门建立联系，合作互利，获得资金、技术和资源等方面的帮助。档案管理部门在选择信息设备时，要多加考虑，让有限的资金获得充分利用，购买真正适合档案部门需要以及性能较高的相应设备。资金的利用要分清轻重缓急，对于淘汰下来的旧设备也不能随意毁坏丢弃，可以提供给经费不足的部门单位暂时使用。

3.加快档案网站建设

目前仍有较多地区的档案部门未形成有自身特色的档案网站，而已建有的档案网站也基本是以宣传、介绍馆藏为主，内容较为单调，更新速度也较为迟缓，在提供利用服务方面并不能很好地满足社会大众的真正需求，网站的功能并没有很好地展现。对此应加大对档案网站的资金、技术、人员投入；由专业人员定期对档案网站的各个板块的结构模式加以调整；网站设计更为合理和人性化；提高档案网站的安全性；及时更新网站的内容；提高档案网站的在线服务水平；能使用户快速便捷的得到档案部门提供的档案利用服务。

信息时代，档案信息化是一个不可阻挡的趋势，档案在社会各个领域的作用越来越明显，档案利用越来越普遍，对档案职业的发展具有积极的推进作用。另一方面，更为先进成熟的信息技术的发展也改变了档案工作的方式和内容，产生了新情况、新问题，给档案职业带来了一定的挑战。面对目前面临的一系列问题，准确找出解决的应对策略将促使档案事业发展更进一步，档案对社会的利用服务也将全方位的扩展。通过档案工作者的不断研究创新，档案职业的发展将会有一个全新的飞跃。

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［1］李佳.我国档案职业的构成与发展策略研究［D］.黑龙江：黑龙江大学，2008.

［2］赵恩玉.我国档案管理智能化发展趋势研究［J］.现代商贸工业，2013，08：164.

［3］孙大东.科学技术在我国档案载体演变过程中的推动作用［D］.山东：山东大学， 2010.

［4］王芳.数字档案馆学［M］.北京：中国人民大学出版社，2010：29-33.

［5］柳艳民.档案职业状况及发展趋势研究［J］.黑龙江档案，2011，6：10-11.

［6］刘晓兰.浅谈信息时代档案人员的素质［J］.安徽农业大学学报（社会科学版），2001，3：78-79.

［7］康芳芳.档案信息化建设现状与发展对策研究［D］.苏州：苏州大学，2007.

（作者单位：盐城师范学院公共管理学院）