以干部人事档案专项审核为视角探讨高校档案管理工作

文·蔡虹　葛兆富　于健

以干部人事档案专项审核为视角探讨高校档案管理工作

文·蔡虹葛兆富于健

近年来，组织部门针对人事档案材料缺失、信息与历史事实不符、管理不规范的痼疾，要求对档案中涉及干部的“三龄（年龄、党龄、工龄）二历（学位学历、工作经历）一身份（干部身份）”等信息进行人事档案专项审核工作。高校档案馆责无旁贷地担负了此次干部档案审核中查补人事档案的任务。同时以此为契机，我们对高校档案管理工作进行一次全面的测试和检验，发现问题并提出对策建议。

一、高校档案馆查补人事档案基本情况和特点

（一）基本情况

在查补过程中，高校档案馆同行遇到的共性问题，即干部人事档案材料残缺不全，均不同程度的需要补充以下材料。一是学习档案情况。学历、学位相关材料。包括：本专科、硕士研究生、博士研究生毕业证书、学位证书复印件；录取新生名册或简明登记名单；本专科学生、研究生登记卡、毕业生花名册；学生学籍及奖惩情况；学生户籍迁移情况；硕士生、博士生培养材料；本科生、硕士生、博士生授予学位名单等。二是工作档案情况。毕业生分配（就业）计划调配情况；毕业生工作报到证存根；人事调入介绍信；人事工资转移介绍信；职称评审材料、荣誉证明等。三是政审档案情况。党员发展名单；党员转正名单；转入党员组织关系介绍信；党员组织关系转出介绍信存根；干部花名册；政审、任免材料等。由于历年分配到各地、各行业的各层次毕业生数额非常可观，需母校档案馆补充的干部档案份数多，据我校不完全统计干部档案审核数占同期综合档案利用总数的半数以上， 留意一下查补的效果，我校档案馆同样遇到查补后个别档案不全的问题，无疑留下了工作遗憾。

（二）呈现的特点

一是政策性强。干部档案审核中严格以政策规定为约束，以历史事实为依据，原始档案信息不得伪造虚填、涂改。更不得篡改、弄虚作假。二是保密性强。任何人不得擅自将原始资料带出去，无关人员不得入库房，没有外传外宣的义务。三是责任性强。档案工作者除了热心，更应具备认真的态度、强烈的责任心，是做到档案利用零失误的必要前提。四是干部人事档案与高校档案的差异性特点。因两者在监管部门，执行标准（收集、整理、分类、归档方式），归档内容和服务面向等方面的差异，人事档案长期游离于高校档案管理范围之外，据资料显示，全国超过80%以上的高校两者是分离的，基于人事档案的“别处保存”的“档情”，增加了工作流程的繁复性；人事档案因是本人自己的档案，面窄且格式内容相对固定。高校档案作为档案、文献资料、信息资源聚汇、存贮中心，服务教师、学生和学校，并满足社会需求，面宽且内容综合。五是高校档案利用忽热忽冷状态。有需要档案时焦急企盼，馆舍门庭若市，应接不暇；提供档案后恢复原状，无声无息较为冷清和被遗忘。

二、高校档案管理中存在的问题

（一）档案意识模糊

高校一些重点工作、重大活动如校庆、校友会工作、校领导离任审计、组织人事部门补充干部档案材料、教学审核评估工作等愈加频繁利用档案，档案工作受重视程度得以提高。但缘于档案工作政策性、专业性强，学校不少人对什么是档案、档案工作有什么用不甚了解；有些人不关心档案和档案工作，认为这是档案部门自己的事与己无关；有些单位不懂或嫌麻烦，从来不交档案或怕占地方把利用价值不高的档案交一大堆；不少人根本不知道利用档案资源；还有人把档案工作看成可有可无的软任务，没有提到应有的位置等等。这严重影响着档案事业的发展，与高校上水平、上层次的需要很不适应。

（二）执行管理标准不规范

国家及相关职能部门出台了一系列的档案法律、法规、管理制度和办法，规范了如组织管理、档案保护条件、基础业务、开发利用等管理标准。但在校内执行过程中走了样，变了形，表现为随意性较大。如基础业务中档案立卷归档范围及办法、业务流程不规范，导致归档文件的收集、征集、分类整理和保管期限划分等问题上不够全面、精准，填写内容不规范，格式不统一、不整齐、不美观，导致档案质量不高；档案不按时立卷归档和未及时移交档案部门，经常拖延等情况时有发生。有个别领导和档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想；档案职能部门对相关单位必须要形成的档案资料及时整理归档的检查监督指导力度不够。

（三）档案材料不齐全，不完整

归结于档案收集、征集的问题。收集、征集各学院、职能部门形成的文件、表格及相关材料既是档案工作的起点和基础，也是文书及相关工作的结束和总结，一旦工作失误必将严重影响档案的质量和利用效果。有些主客观原因（如归档制度不落实， 监督检查力度不强，队伍不稳定等）可能与档案管理部门以及各学院、职能部门工作某个环节和衔接方面出现问题所造成的档案缺损，给单位工作和个人今后的工作、生活带来不必要的损失和麻烦。

（四）有档案私存的现象

有些部门的业务档案使用频率较高，其档案没有及时收集、整理，移交档案馆，而是放置在相关科室方便查阅利用，时间一长加之人员变动，容易造成损坏或丢失，事实上已经违反了档案法及相关管理规定。有人认为归入档案馆保管给调阅利用造成不便和麻烦，并影响工作效率，主观上讲是一种偷懒和不负责任的做法。

三、解决的对策及建议

（一）积极争取学校领导层面的重视和支持

形成以校领导分管、档案馆具体负责、各学院、职能部门协助的档案管理网络，并实现动态管理。档案职能部门应主动向分管领导汇报工作争取重视和支持，将档案工作摆上议事日程，列入每年学校年度工作计划和总结；明确档案工作的职责范围，并列入各单位年度考核的内容；争取经费用于档案专用设备投入，改善硬件条件以适应档案管理的需要；营造好的工作环境和氛围，配齐专兼职档案员，尽可能为其发展如升职、评职称提供平台，保持队伍稳定和档案事业的发展。

（二）强化档案教育培训

一是通过举办高校专兼职档案员培训班提高档案理论水平和工作的质量；二是按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”或现场办公等培训方式，使懂得和重视档案工作的人员多起来、从事档案工作的人员尽快掌握档案立卷归档工作流程，使输入档案目录进一步规范；三是通过校园网自学、有奖答卷等方式，抓好校内《档案法》和《档案法实施办法》的学习教育，增强师生的档案责任意识。

（三）建立健全管理机制

高校档案职能部门应按照国家档案管理标准和工作规范，制定完善符合本校实际的有关规章制度和管理办法，如档案工作岗位责任制、检查工作制、管理工作程序、保密制度、接收制度、整理制度、登记制度、保管制度、查阅利用制度、库房管理制度、预立卷制度、复制制度、底图保管更改制度、修改补充制度等一系列制度办法，具有警示和提示内容的要上墙展示于众，定期检查考核，完成与档案管理目标任务奖惩办法的结合。

（四）重视档案收集、征集工作

与立卷部门的沟通联系做到常态化，有时要不怕麻烦、不怕翻脸得罪人，尽可能使档案材料种类完整齐全、真实准确和按时归档，丰富馆藏内容。专职档案员应对重点部门（如党办、校办、组织、人事、教学等）进行现场办公，手把手指导兼职档案员做档案分类、鉴别、取舍、编页、打卷内目录、拆钉等预审环节，给予必要的示范和提醒。档案移交后复审，有疑问差错的如材料缺页、缺公章、领导或本人签名，打回去纠正或补齐重来。对频繁使用的档案，业务科室可采取复制或存电子版备用，原件务必存档案馆保管。

（五）加强基础设施建设

档案管理工作不仅是一项政策性强的工作，也是一项专业技术性较强的工作。配置的专门库房要达到档案保管标准，防范档案损坏和丢失，提升档案的寿命和利用率；配备 “八防”必要的设施，提高档案的安全化水平；推进数字化、信息化建设，适应档案的馆藏量和利用量不断增加的需要。

（作者单位：青岛大学综合档案馆）