提升档案管理现代化水平浅析

文·潘涓

提升档案管理现代化水平浅析

文·潘涓

近年来，随着办公自动化水平的不断提高和档案信息量的快速递增，仅靠手工进行的纸质档案管理已越来越不能适应新形势下档案管理工作的需要。在此背景下，借助计算机技术平台组成的档案管理现代化结构体系优势日益凸显。档案管理现代化主要是以计算机作为电子档案的存储载体，它将大大节省档案存储空间，并且使得查找和管理档案更为便利，从而大大提高了工作效率，逐渐成为档案管理现代化较为理想的选择。

一、提升档案管理现代化水平的具体任务

档案管理现代化主要是借助计算机以及网络通讯等现代高新技术，实现档案管理数字化存储、流转与利用。它包括档案资源数字化处理、档案数字化信息资源库建设，并借助计算机与网络技术，实现不同档案保管单位之间以及用户之间的信息资源共享。具体任务有以下四个方面。

一是提高思想认识水平，为档案管理现代化提供基础保障。思想认识水平直接决定了档案管理工作的现代化水平高低。要实现档案管理工作的现代化，首先要更新传统观念，提高对档案管理现代化的认识，从思想上高度重视档案管理现代化工作，不断接收先进的管理理念和科学的管理方法。同时，通过媒体等各种渠道大力宣传档案现代化管理的重要性和优越性，营造促进档案现代化管理的良好社会氛围。

二是加大设施设备投入，为档案管理现代化提供平台支撑。基础设施建设是做好档案管理现代化工作的基本保障。在档案管理基础工作的各环节中，计算机软、硬件建设尤为重要。档案管理单位必须在软件和硬件建设上予以必要的经费保证，以确保充分利用现代化的管理手段、设备和保护措施，推进档案管理工作的可持续发展，尽快实现档案管理手段现代化，从而不断提升档案管理工作科学化、信息化水平。

三是创新工作方式机制，为档案管理现代化提供制度保证。创新是一个民族进步的灵魂，是社会发展的不竭动力。不断创新档案管理机制是档案管理现代化的重要保证，也是档案管理现代化的重要组成部分。创新机制主要是运用现代化的管理理念，不断建立健全和完善各项档案管理规章制度，积极探索档案分类集中管理体制，从而实现用科学的管理方法指导档案管理工作现代化的持续健康发展。

四是加强人才队伍建设，为档案管理现代化提供智力支持。实现档案管理现代化必须有一支掌握现代化技术，具有管理才能和专业知识的人才队伍。随着档案事业的快速发展，档案工作管理人员仅仅掌握专业知识是远远不够的，还必须掌握相关的各种学科知识，特别是计算机方面的现代科学知识。各级档案管理部门要重视档案管理人才的培养，抓好人才培养中长期规划与实施，从而实现人才的梯次健康发展和更新接替。

二、提升档案管理现代化水平的具体建议

（一）更新档案管理观念，加强档案基础工作

思想观念的及时更新是打赢档案管理现代化之战的“先遣部队”。没有档案管理观念的更新，即使拥有再先进的档案管理“武器”，还是不能有效解决现有档案管理和档案事业不断发展之间的矛盾。加强基础工作是在更新思想观念的前提下，实现档案管理现代化的又一重要保障。各级档案管理单位和有关部门应当进一步建立健全档案管理专项经费保障机制，扎实做好计算机软、硬件和网络技术系统工程建设，利用规范化和科学化的工作程序与方法，加快推进档案管理现代化的进程。

（二）健全集中管理机制，抓好统一数据库建设

目前，档案现代化的管理体制同时存在管理相对分散和使用效率不高的问题，主要是管理相对分散，这一问题已成为制约档案管理现代化的一个主要因素。档案

集中管理从制度上保证了档案的系统化综合管理和查找利用，如果档案管理分散且各单位都建立各自独立的数据系统，势必造成信息资源的网片分割和重复浪费。开发和建设数据库系统是档案信息现代化的核心和基础，是一项长期而艰巨的任务，要经过一个循序渐进的过程。当前，首要任务是尽快实现档案管理的相对集中，在此基础上，把数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式库群，从而大幅度提升档案管理现代化水平。

（三）重视人才培养和引进，提升科学管理决策水平

推进档案管理现代化还有一个关键因素就是人才队伍，其素质水平直接影响档案管理现代化的水平。加快档案管理工作人员知识结构的更新，多途径、多层次培养复合型人才，是档案管理工作实现现代化水平的最根本的对策。因此，必须采取积极措施加快现代化技术人才的引进和培养，建立人员稳定、结构合理的档案管理现代化人才队伍，抓好业务知识更新培训，使档案管理人员及时掌握信息技术的新知识，以适应档案管理现代化发展的需要。同时，要从档案管理实际需求和社会效益等多方面进行综合分析，不断加强和完善档案管理现代化建设的规划设计，提出中、长期发展目标，制定规范化标准和具体实施方案，为各级领导科学决策提供翔实的理论参考和数据支持。

档案工作的现代化管理是一项庞大的系统性工程，需要各级有关部门和档案管理单位共同努力，牢固树立现代化管理意识，从档案管理基础工作做起，在广泛采取先进技术的同时，积极构筑档案管理网络技术平台。作为档案管理工作人员，更要身体力行，求真务实，勇于开拓，在实践中不断学习总结先进经验，不断创新档案管理方式方法，为档案事业的持续健康发展做出应有的贡献。

（作者单位：菏泽市人事考试中心）