民生档案“地企联动”利用模式的探索与应用——以淄矿集团公司档案馆为例

文·郭莉

民生档案“地企联动”利用模式的探索与应用
——以淄矿集团公司档案馆为例

文·郭莉

2013年以来，国内煤炭行业彻底告别“黄金十年”，煤炭价格回落，煤企利润缩减，职工利益和个人权益方面问题凸显。随着特殊工种退休审批、退休职工工龄重新核定、查询工龄补交养老保险等工作对档案查阅的硬性需求，档案部门被推上“风口浪尖”，档案查阅利用方式发生了根本变化，档案部门从“幕后”被迫走向“台前”。民生档案资源建设和民生档案利用体系建设成为新形势下档案工作的着力点和重要方向。研究民生档案开发利用的新需求，分析民生档案利用中的新问题，思考民生档案利用的新模式，探索民生档案利用的新对策成为煤炭企业档案管理部门和档案工作者面对的新课题。

一、民生档案开发利用的新需求

档案资源开发利用既是档案工作的出发点，又是档案工作的落脚点，是档案工作社会价值的最终体现。新形势下，档案工作内涵不断丰富、外延不断延伸。过去，煤炭企业档案利用大多是为企业领导决策、编史修志、工作查考、学术研究等服务。近年来，随着民生档案资源建设推进，档案工作内涵不断丰富，档案开发利用范畴不断扩大，档案工作逐步融入职工群众的日常生活，成为党、政府、企业密切联系群众的纽带，普通职工群众成为档案利用者中重要一员，利用目的纷繁复杂。

（一）民生档案开发利用的新价值。煤炭企业由于政策性关闭破产、主辅分离、改革改制等产权变动，大批单位人转眼变成社会人。下岗失业人员到人社部门办理特殊工种退休、续交养老保险，自谋职业人员完善个人档案，都需要查阅招工表、工资表、转正定级、除名文件等相关材料。可原有企业不是已不复存在，就是铁将军把门，亦或一推再推。到哪里去找这些文件材料呢？找档案馆自然成了下岗失业人员的不二选择。淄矿档案馆抢救接收进馆的原破产改制企业4万多卷档案，帮助大批下岗失业人员解除了后顾之忧。按照国家有关规定，企业特殊工种职工可提前办理退休，查到从事有毒有害、特别繁重工种连续8年、9年或10年以上的材料，经过本人申请依据从事此项工作的工资单、保健费凭据等，就可以提前5年办理特殊工种退休手续。例如按淄博市每人每年平均交纳8000元养老保险计算，每名职工提前5年退休可节省4万元，按每月3000元退休工资计算，提前退休5年可多得工资18万，里外相差22万元，民生档案利用价值凸显。

（二）民生档案开发利用的新理念。民生档案是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作的集中体现，开展民生档案工作，是贯彻党的“着力保障和改善民生”精神的具体措施，是关注民生、保障民生、改善民生的重要方向。主动融入民生领域，积极创新民生档案利用服务模式，是维护职工群众切身利益、促进企业转型升级、构建和谐社会环境、推动档案工作内涵发展的新理念。

二、民生档案开发利用的新问题

人员紧缺、资金短缺、安全保障困扰是新形势下民生档案开发利用所面临的根本问题。

（一）民生档案开发利用人员紧缺。围绕服务民生做好养老保险、特殊工种退休等各领域民生档案管理和利用，需要占用大量时间和精力，造成档案人员明显紧缺。本企业原权属单位夏庄煤矿、南定煤矿、双沟煤矿、西河煤矿、石谷煤矿、创大公司、先河公司等十几个单位破产、主辅分离改制后，已有4万多卷档案移交进馆。由于破产企业档案整理不规范，民生档案涉及的人数多，时间跨度大，给查阅利用带来困难，档案查阅利用量连年翻番。特别是工资档案查阅，有时为了给一个人查够办理特殊工种退休所需的10年左右档案，往往需要查阅十几年，甚至几十年的工资档案。某矿工资档案每月一本，最多时每本工资档案有大约六千人，一本工资档案将近10斤重，一年12本，为一个人调阅近百本这样的档案是很平常的事，工作量之大超乎想象。

（二）民生档案开发利用资金短缺。根据《国家档案局关于严格执行财政部、发展改革委关于取消利用档案收费规定的通知》（档发[2013]3号），2013年8月1日起国家正式取消了利用档案收费项目，使档案利用进入到免费时代，客观上扩大了档案服务的范围和受众。企业各级档案部门严格按照无偿服务原则，无论是对企业内部职工群众还是外来人员，只要符合档案利用规定，都为其提供高质高效的无偿利用服务。由此造成档案部门复印纸张、耗材等办公费用激增。尽管破产单位清算组帐户上都有破产资金，但其档案保管费用、整理费用、复制费用、出馆审核费用等档案管理利用所产生费用却无从列支。

（三）民生档案开发利用安全困扰。以本企业民生档案查阅利用为例，每年为几百人查阅近千卷次档案，需分别出馆到博山、淄川、临淄、周村、张店等地方人社部门为职工审核档案原件五百余卷次。由于查档人员中下岗失业人员占的比重较大，人员复杂、车辆情况不摸底，档案人员与档案随这些人员出馆审核所带来的档案实体和工作人员安全问题不容忽视。

三、民生档案“地企联动”利用模式的创新探索与应用

结合特殊工种退休审批、核定工龄补交养老保险等查档需求，在民生档案查阅利用模式上大胆探索创新，在与相关单位、部门大量沟通和多次协调的基础上，探索形成了以企业档案部门为核心枢纽，以各权属单位、破产改制企业、查档职工及其所在社区等为横向联系，以市人社局、市就业办、各区县人社局等地方审批部门为纵向联系，集多部门协调配合于一体的“地企联动”档案利用新模式。

（一）“地企联动”利用模式主要内涵。一是档案部门通过与市、区等地方退休审批部门沟通协调，按照查档人员情况分期分批组织集中到市就业办、市人社局、及各区县人社部门进行档案原件审核；二是根据地方审批时间规定，分别在每年上半年和下半年集中进行工资档案查阅，提供加盖档案业务专用章的复印件，并详细登记查档目的、调阅档号、复印页数、原件审核单位、审核时间、查档人联系方式等，每人一个周转箱单独存放待审档案，周转箱里写明查档人姓名、单位、电话等信息，存放在库房指定位置；三是审核前1-2天，档案部门电话通知到每位查档人员，通知到相关单位，审核当天有序组织车辆人员并作好登记，档案人员全程监控档案原件出馆，协助查档单位和职工进行原件审核，审完即刻将档案原件带回入库，经确认安全上架后，档案利用人签字完成整个借阅流程。

（二）“地企联动”利用模式三大优点。一是减少了档案原件出馆次数，减小了劳动强度，维护档案部门正常工作秩序；二是提高档案原件审核效率，减少查档单位和职工群众多次奔波的辛苦，减轻档案利用人员的经济负担；三是提高档案原件保管的安全性，避免档案原件损毁、丢失；四是集中办理查阅审核，可以对档案资源整合，查阅时间有重合、交叉的人员可以多人共用一卷档案，减少了查阅和出馆档案数量，减轻了人社部门审核工作的劳动强度，最大限度实现档案资源共享，得到人社部门的高度认可。 “地企联动”利用模式应用后，由于本馆待审档案数量多，审核人员多，市人社局给开通绿色通道，同时安排多位工作人员集中审核办理，大大提高了审核效率。该模式应用以来，仅2015年就查阅工资档案646卷次/215人次，档案部门出馆到市、区就业办、人社局等部门为职工审核工资原件466卷次/90人次，复印档案2000余页，未出现一起档案信息不实或档案原件损坏丢失事件。

四、民生档案利用模式下一步创新发展策略

“地企联动”民生档案利用模式不仅仅是对现有档案服务方式的简单延伸，而是为提升档案利用服务水平打开了创新和发展的空间，为今后开展异地查档、跨馆服务进行的有益探索。民生档案涉及如此多领域，涵盖如此多内容，影响如此之重大，下一步档案工作应着重从制度建设入手，以资源建设为重点，以数字化建设为抓手，通过深化地企合作，不断推进数字档案馆和远程共享平台建设，努力实现档案资源共享。

（一）加强民生档案工作制度建设。要充分认识到解决民生问题是党和国家当前以及今后一个时期的主要目标和工作任务，档案部门和档案工作者必须从政治高度认清这一形势，主动融入解决民生问题的工作行列，建立健全民生档案工作法规体系，完善民生档案管理的制度体系。合理确定档案管理人员编制，档案人员数量随馆藏档案数量的增加而相应增加，明确相关部门和人员的民生档案管理职责，加大收集力度，拓展收集渠道，建设面向民生的多元化馆藏体系和开发利用体系。

（二）加强民生档案资源体系建设。档案部门要按照有关业务标准，强化档案资源信息化建设，创新服务方式，提高利用效率和水平。针对民生档案分布特点，一是加快馆藏民生档案数字化信息化进程，提高检索查阅速度，提高民生档案的查准率、查全率，真正使“死档案”变成“活信息”，使“档案库”变成“思想库”；二是树立超前服务意识，就某一时期群众关心的热点难点问题，预见性的编制跨时期、跨类别、跨部门，甚至跨全宗的专题民生档案目录，该方法经实践证明，特别适合载体不同、时间跨度大、涉及部门多的档案信息综合查找。

（三）营造民生档案工作良好氛围。 档案部门以档案信息资源为依托，树立“管闲事”的思想，急群众所急，想群众所想，在困难面前，迎难而上，知难行易，创新思维，认真履行岗位职责，健全工作网络，拓宽工作渠道，努力实现各系统民生档案的良性互动，形成齐抓共管的良好局面。

（四）提高民生档案服务水平。不断解放思想，转变传统档案利用服务观念，利用信息化网络化技术，实现不涉密档案信息网络传输利用。针对“地企联动”民生档案利用模式，可以设立地企共用公共邮箱、建立企业网站平台等，减少档案原件出馆次数，避免档案原件损毁，具有很好的推广使用价值。通过创新服务模式，提高服务质量，努力打造更加开放、更加贴近职工群众的民生档案服务体系，为维护广大职工的切身利益发挥更大的作用。

（作者单位：淄博矿业集团有限责任公司档案馆）