个体私人档案意识探析

文·杨锦锦　霍艳芳

个体私人档案意识探析

文·杨锦锦霍艳芳

私人档案对个人或家庭的生活和学习具有重要作用，目前个体已初步具备一些私人档案意识，不过这种意识比较微弱且缺乏系统性。完备的私人档案意识，应该包括全面收集意识、合理整理意识、详细登记以备检索的意识、长久保管意识、定期整理销毁意识、充分利用意识等。为此，就需要档案专业、档案部门和国家做出相应的努力。

私人档案；档案意识；意识培养

私人档案是从英文“private archives”翻译而来，是与公共档案相对的概念。尽管国内外关于私人档案的内涵和外延还缺乏统一的认识，但有一个共同点就是皆认为个人档案和家庭档案是其重要组成部分。本文即将私人档案局限于个人档案和家庭档案，认为它是个体或家庭成员在日常生活中所直接形成的、以供保存备查的各种形式的原始记录。这些私人档案，小到学习笔记、购物票据，大到房契地契、聘用合同等，已经被处理完毕，然而作为退换货的凭证、所有权的标识或日后工作和学习的参考，在支持公民维权、保存备查、加强亲情维系、见证社会发展等方面具有不可替代的作用，仍需对其进行短期或长期地保存。因为它们带有隐私性，不便于假人之手管理，如果个体能具备一定的档案意识，将会在利用的时候驾轻就熟、受益匪浅。

一、个体已经形成的私人档案意识

个体在实践过程中，已经微弱地形成了一些私人档案意识，这些意识是需求、判断、利用私人档案的原始动力，直接影响到个体私人档案行为的效果。

（一）私人档案形成过程中的记录意识

私人档案产生的最初目的就是为了辅助记忆，是人类记忆功能的延伸。它的形成过程本身就是一个记录过程，比如学生上课做笔记，人们用笔和纸随手记录一些注意事项。这种记录意识蕴藏于档案的形成过程之中，对人类的影响巨大。倘若没有这种记录意识，由于日常事务的复杂性和人类记忆的有限性，长此以往，人们许多已经完成的活动就会被遗忘殆尽。

（二）私人档案形成后的保存备查意识

人们大多认识到，需要将已经形成的私人档案保存起来，以供日后凭证或参考，比如我们日常消费时经常索要票据、保存发票及有关质量保证书，缴纳水、电等各种费用也经常留存凭条，毕业证、学位证、房产证等更是作为财产认真保护和留存。这种保存备查意识和记录意识是一脉相承的，目的都是便于日后的利用。

（三）私人档案利用过程中的证明意识

凭证价值是档案的重要价值之一，是档案相比其他资料的不可取代性或优越性所在。平常我们所说的“口说无凭、立字为据”，强调的就是档案的凭证作用。越来越多的人已经认识到档案在利用过程中具有重要的证明价值，在维权、解决纠纷、争取应得利益时都注意将有关的材料携带齐全，以求问题和纠纷得以顺利解决。

尽管个体已经具有一定的私人档案意识，这种意识的强弱因个体的社会地位、年龄结构、学术素养等不同而存在着巨大的差异，有些个体甚至不具备任何档案意识。再则，这种意识大多在零星的实践过程中形成，缺乏一定的系统性和条理性，完备的档案意识还需要具有保管的传世意识，定期整理、销毁的意识，对档案进行充分利用的意识，等等。

二、个体完备的私人档案意识

自1988年1月1日开始施行的《中华人民共和国档案法》，在第十六条中笼统地规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。”其中，对私人档案管理和保管的具体方法、措施缺乏明确的规定。学术界对私人档案的管理措施等问题也提出一些意见和想法，比如建立“私人档案管理中心”“私人档案馆”或者让档案馆代管私人档案等。然而，私人档案产生于个体或家庭的社会活动中，又对个人或家庭的社会生活起着极大地作用，对它的管理更多地依靠平时的日常管理，而不是依赖让档案馆或其他机构代管。基于整个档案工作包括收集、整理、鉴定等八个环节，个体对私人档案的系统管理及个体需要具备的档案意识同样需要兼顾以下多个方面：

（一）全面收集的意识

私人档案的全面收集，可以采用随时收集和定期收集相结合的方式。对于诸如便签类、票据类等材料要随时收集，防止事后因随手放置而散失；而对于那些阶段性的日记、学习笔记、账簿等材料可以定期收集，等记载这些材料的本子用完之后再封存，或者等某门课程结束、抑或等该年度过完再收集，这样，就能充分利用日记、笔记等纸张资源，保持档案在内容和时间上的联系。

（二）合理整理的意识

一般来讲，私人档案的整理要注意以下两个问题：首先，不同载体的材料要分开整理。私人档案按其载体不同，可以大致分为纸质档案和非纸质档案。纸质的私人档案大多是以纸张为载体的档案，在此纸张涵盖的范围比较广泛，涉及所有机械纸和手工纸制成品，也包括身份证、驾驶证等特殊材质的证件。非纸质的私人档案是相对而言的，这类档案有工作照、生活照、结婚照等照片档案，以及在各个庆典、聚会娱乐、旅游观光等活动中形成的录像带、录音带、光盘等，还有在计算机上使用和传输的电子文档或视频文件。由于两种档案在保管和利用方式上存在着不同，故将其分开整理。

其次，同一载体材料的私人档案先按问题分类，属于同一问题的再按照档案的重要程度区分出保管期限，同一保管期限的档案再根据时间先后进行排列，也就是说采用问题——保管期限——时间这种复式分类法。原本，这种分类法适用于已经成为历史的撤销机构，且能够避免排架预留太多空间。而对于私人档案来说，它却更便于对私人档案的利用。拥有者根据档案内容归纳、概括几个问题，使具有共同内容的档案得以集中，较好地保持档案在内容上的联系。属于同一问题的私人档案，通过全面分析它的重要程度和对它的利用需求，确定对其进行永久、长期或短期地保管，同时也为以后的清理工作打下基础。经过问题和保管期限区分后的档案，再按照时间先后进行排列也就保持了这些档案在时间上的联系。由于私人档案内容涵盖的问题和档案数量一般比较少，如果先按照时间——一般指年度进行分类，必然需要根据内容涉及的多个年度准备多个架格或包装袋，且不便于根据主题最快地查找到所需要的档案。总之，对于私人档案来说，采用问题——保管期限——时间是最方便、实惠的。

（三）做好登记工作、以便快速检索的意识

纸质的私人档案为了便于日后检索、利用，要配有案卷目录和详细的文字说明。应该将属于同一类的档案装在规格适合的袋子或盒子里保存，登记时以袋或盒为单位登记，并为所有的私人档案编制总目录，总目录中要有袋（盒）顺序号、总内容题名、袋（盒）中涉及档案的时间范围等。同时，袋或盒内要有卷内目录，要记载清楚袋（盒）内档案的序号、档案名称和内容、形成日期等。

对于非纸质的私人档案，同样要做好登记工作：冲洗出来的照片档案要求照片和文字说明齐全完整，应按年、月、日结合活动地、活动内容、人物来命名；磁带、磁盘类档案也要配有登记表和文字说明等材料，标明该类档案的活动时间、活动内容及参与人物等。不过需要注意的是，照片、录音、录像、磁带、光盘类档案的文字说明，不能用笔直接标记在档案上，可用标签贴在封套上。

（四）长久保管的意识

为了长期保存利用价值很大的私人档案，掌握合理的保管方法也是比较重要的。对于公共档案的保护，国家有许多详细而专门的规定。尽管私人不具备档案保管所需要的温湿度条件，比如《照片档案管理规范》规定保存照片库房的温度范围是13-15℃，相对湿度范围是35-45%；录音录像磁带光盘类档案为了避免受到温度和湿度的影响而变形或变质，库内温度应该控制在15-25℃，相对湿度控制在45-60%。但是，有些方法还是具有可操作性的，且对档案的长久保护十分有利。

根据档案保管工作的要求，保存档案要做到“八防”——防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，这些要求对私人档案同样适用。有条件的家庭可设置专用家庭档案柜，不具备这个条件的可以将他们装在装饰柜或书柜中，但不能和食品混装，更不能随处乱丢，这样就能起到防水、防潮、防霉和防虫的作用。私人档案同样要防止强光，特别是紫外线的直接照射，还要定期清除设备上的积尘。如此，则可以将这些档案装在特制的袋（盒）内保存，有必要的话，磁带、照片袋外再套塑料袋封闭起来。

纸质档案切忌用订书针装订或用浆糊粘成一叠，以免在保存过程中因订书针吸潮生锈或因生虫而污损、蛀蚀档案。打印出来的照片档案应保存在规范的装具内，切忌将多张照片用盒子或袋子装在一起，以免照片相互粘连，照片簿册应立放，不能堆积平放，以免底部照片受压。录音、录像、磁带、光盘类档案还需要防磁防震，不要直接接触永久磁铁，放置磁带档案的处所周围不要放置电源装置、电视机、扬声器等，以免发生消磁现象。计算机文档可以采取备份和镜像技术，为防止信息丢失，可将其拷贝保存在安全的地方；私人计算机也可以采用加密技术和访问控制技术限制其为私人或少数人使用，或者采用信息伪装技术，为重要的私人文档或视频起个不起眼的名字。同时，定期杀毒和安装漏洞补丁也是保证计算机不受攻击的重要手段。

（五）定期清理、销毁的意识

私人档案所有者还需要认识到，并不是所有的私人档案都应该全部永久或长期保存。由于形成于日常生活的私人档案越积越多，数量庞大，给保管工作带来很大的麻烦，同时也不便于快速地查找、利用，为了优化所藏档案和快速地检索、利用，可以根据其重要程度划定的大致保管期限，对于一些利用价值不大的档案进行定期清理和销毁。

出于保护隐私的需要，对于纸质私人档案，清理和销毁可以采用撕毁、焚烧等方式进行，而非纸质的私人档案要分情况进行，照片档案也可以采用焚烧方式，计算机文档可以用物理删除的方式，而录音、录像、磁带、光盘类档案则需要先格式化，然后剪断、丢弃。

（六）充分利用的意识

利用是档案工作的最终目的，也是检验档案整理成效和发挥档案价值的根本途径。对于私人档案来说，利用仅仅局限于个体或家庭成员之间。根据利用的级别，可以分为初级利用和高级利用两个层次。

初级利用是对私人档案的普通利用，这种利用为大多数人所践行，不受个体知识水平高低的制约，比如拿着购物小票或正规发票去超市或商场退换货物、复印各种证件资料办理一些事务，等等。初级利用不仅利用档案包含的内容信息，对其外形特征的真实性和客观性也有所依赖。高级利用是指利用私人档案进行科研、创作，实现知识的再生产或再创造，这种利用主要是利用其中的内容信息，且为高知识水平的个体所独有，比如个体利用平日积累的笔记写成论文或专著，抑或根据平日掌握的素材构建新的知识体系。

三、个体私人档案意识的培养

私人档案的管理和完善，依赖于全社会私人档案意识的提高。然而，真正具有档案意识的个体恐怕凤毛麟角，这也是社会档案意识不强、对档案了解不够的体现。何以如此？一直以来，档案专业都属于冷专业，档案部门是不少人眼中的小部门，大家对此早就习以为常，得过且过逐渐成为一种常态。同其他专业和部门相比，档案专业和档案部门对社会的关注明显不够，很难想象，一个对社会缺乏关注的行业能够让社会有所挂心。要想改变这种局面，就需要档案专业或档案部门主动从幕后走向前台，充分发挥对社会的价值。同时，也需要国家尽快加强私人档案方面的立法，对个体的私人档案行为进行保护和约束。

（一）档案专业在课程设置上的改进

很多大学生都表示上了大学，读了几年书仍不知道自己学了什么。这种现象，跟老师所讲知识比较空洞、抽象有关。如果能够在平时让学生对所学知识有个切实的利用，则会改变这种局面。档案学专业被纳入高等教育体系之后，大量的教师、本科生、研究生成了档案管理学习和研究的主力军。如果档案专业在相关课程中加入一些有关私人档案管理的章节，比如在档案管理学课程中加入对私人档案进行收集、整理的方法，在档案保护技术学课程中加入私人对各类档案进行保存、保管切实可行的注意事项等，教导学生在日常生活中就注意培养自己的档案意识，而不是一味地讲授一些与将来要从事的职业相关的知识——因为很多学生在择业时并不一定进入档案行业。如此，学生平时所学的档案知识和所培养的档案意识能够让他终身受益，也是档案教学的最大成功。

师资力量充足的档案专业还可以在全校开设档案管理方面的公开课，为学生讲授有关档案和档案管理的基本知识，比如档案的范围、人事档案、财务档案、私人档案的收集、整理方法等，并结合学校档案馆所藏谈谈举办校史展览、学科领头人物或优秀学人介绍等发挥档案价值的案例。

（二）档案部门加强与社会的互动

目前，档案部门对私人档案的认识还不够广泛，对私人档案的管理活动主要停留在名人档案的收藏上，而对普通民众的私人档案重视不够。如此，必将影响私人档案社会化管理的实践进程。

档案工作者要与社会进行良好的互动，了解他们想要知道什么，想得到什么，并积极做出回应，还应主动地通过举办档案展览、档案宣传日、档案进社区等活动，或者通过利用网络日志、微博等，加强宣传、普及、发布私人档案管理和保管方面知识，让私人档案的所有者意识到档案管理和保管的重要性和价值所在，并采取一些行之有效的措施对私人档案进行日常管理。档案工作者还要认识到私人档案无论归谁所有，都是国家档案资源的一部分，各地、各级档案馆有责任和义务通过各种渠道保护本地的私人档案资源，由于档案所有者的保管条件和技术的缺乏，很容易对私人档案造成某些本可避免的损坏，造成社会资源的流失，尽可能地保护已发现的私人档案，是每个档案工作者应尽的社会责任。

（三）国家加快私人档案的立法进程

对于国家而言，仅从档案馆的档案或文字资料中无法窥见社会生活的全貌，尤其是无法知晓广大民众的日常生活，而那些反映民众日常生活、社会习俗、行为方式、价值观念的私人档案则是城市记忆和国家记忆不可或缺的组成部分。然而，长期以来，我国私人档案一直被视为国家档案资源规划中的非主流资源，私人档案立法缺位，没有专门针对私人档案管理的条款，其他的法规条例等也甚少涉及。

对私人档案的立法很有必要，它将有利于私人档案工作的健康发展、私人档案资源的保护与利用、整个社会档案资源的合理配置与均衡协调发展、私人财产和私人档案所有权人权益的全面保护。所以，立法要确认私人档案的定义与范围、明确私人档案所有权归属、明确国家档案行政管理部门对私人档案的宏观管理职能、建立私人档案的登记申报和保管报告制度等，要让个体知道私人档案的重要性，以及所享受的权利和要承担的责任。

总之，私人档案对个体或家庭的生活和学习具有重要的作用，很多人已经初步形成一定的私人档案意识，然而这种意识比较微弱、缺乏系统性，为此就需要档案专业和档案部门从幕后走向前台，发挥对社会的积极引导作用，也需要国家尽快制定私人档案方面的立法，对个体的私人档案行为进行保护和约束。相信在不久的将来，私人档案作为国家档案资源的重要组成部分，能够在社会上引起足够的重视，并得到充分地利用。

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[1]国家档案局、国务院法制局档案法实施办法条文释义编写组.中华人民共和国档案法实施办法条文释义[M].北京：档案出版社，1992：112.

[2]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2008:275.

[3]王细娣.国外私人档案管理探析[J].兰台世界，2006（17）：12-13.

[4]张世林.我国私人档案立法研究[J].北京档案，2013（1）：18-22.

（作者单位： 郑州市档案馆 / 山东大学历史文化学院）