“十三五”时期加强档案安全管理的思考

■杨庆树

“十三五”时期加强档案安全管理的思考

■杨庆树

档案是人类社会实践活动的历史记录，承载着“记录历史、传承文明、服务现实”的重要作用，而档案是否安全则是档案利用的前提，关系着档案的存亡，也是档案管理人员的第一要责。在计算机网络技术和数字信息传播的新时期，新型档案载体不断涌现，更对各地档案资源的安全管理提出了更大挑战。

一、“十三五”时期加强档案安全工作的重要意义

党的十八大以来，党中央、国务院高度重视档案工作，为“十三五”时期推进档案安全管理工作提供了坚强的组织领导和有力保障。习近平总书记对档案部门利用历史档案反击日本右翼言论作出重要批示；李克强总理在政府工作报告中提出要发展档案事业；俞正声同志就西藏历史档案保护作出批示；刘云山同志对中西部地区县级综合档案馆建设等作出批示；王岐山同志对加强重大案件档案管理提出明确要求等等一系列指示，充分说明了档案工作的重要性。

就我省而言，近年来档案及档案工作在服务“基层党的建设，重大工程项目建设，水电、移民、公路等重点项目方面”发挥着愈来愈重要的凭证、存查作用，得到省委省政府领导的充分肯定。尤其是省委办公厅、省政府办公厅年初下发的《我省经济社会“十三五”发展规划重大举措分工方案》中，明确将两项“档案工作”纳入其中（即开展重点档案保护、开放、利用，服务我省民族文化强省建设；开展建档立卡规范化建设，服务精准扶贫工作），这充分说明了做好“十三五”时期的档案安全工作将进一步对服务党委政府中心工作起到关键作用。

二、档案事业发展“十三五”规划对档案安全工作的新要求

《全国档案事业发展十三五规划纲要》和《云南省档案事业发展十三五规划纲要》就加强“档案安全管理”明确指出：各部门各单位要充分认识档案安全工作的重要性。做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，是健全档案工作“三个体系”，构建国家基础性战略资源的重要保证。同时，两个《纲要》也提出要全面贯彻落实党的十八大和十八届三中、四中、五中全会精神，深入学习贯彻习近平总书记系列重要讲话精神，不断增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，按照党中央、国务院决策部署，坚持创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针，以高度的政治责任感和使命感，继续强化对档案安全工作的领导，进一步明确档案安全责任，积极开展档案安全风险防控和治理，不断完善档案安全保障，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全工作新格局。到2017年，要全面建成“党委政府领导、档案部门依法监管、各部门各单位全面负责”的档案安全工作机制；各部门各单位要建立起档案安全责任清晰明确、档案安全风险治理切实有效、档案安全预防控制完备可靠、档案安全保障健全有力的档案安全体系；要落实档案安全主体责任，以建立健全档案安全责任、风险治理、防控和保障工作机制为目标，进一步完善各项档案安全规章制度，设置档案安全和应急管理机构，建立健全以第一责任人为核心的档案安全管控体系，形成档案安全责任共同体。

对此，面对新时期新任务，全省档案工作者尤其是身处档案保管一线的工作人员更要充分认清档案安全依然严峻的形势，牢固树立安全第一的原则，采用完善的档案安全管理措施，切实保障档案实体安全。

三、“十三五”时期加强档案安全管理的措施

经过“十二五”的发展，我省档案安全管理工作取得长足进展，但调研中我们发现，部分县区档案部门还存在着设施设备落后，科技跟不上，制度落实不到位等许多问题；部分县区领导对档案管理工作认识不到位，一些领导对档案的重要性认识有偏差，认为档案工作只是一些抄抄写写、保管的事务工作，对当地的经济社会产生不了效益，对完成中心工作目标任务帮助不大，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付查档就行；部分县区政府对档案工作的建设投入不到位，缺乏长远建设，严重影响到档案的安全管理。

档案实体安全和档案信息安全一直是档案安全体系建设的两个核心要求，要确保包括传统档案载体如纸质档案、光学照片档案、实物档案、记录声音图像的磁带以及缩微胶片档案等档案实体和包括日益增多的数字档案或电子档案载体如软盘、光盘、硬盘安全，应强化三个方面的工作。

一是强化档案安全防范体系。档案安全是档案工作的第一要务，要把防风险放在重要位置，从人防、物防、技防各个方面把档案安全防范体系建设落在实处。要坚持加强档案安全警示教育，强化红线意识、树立底线思维，使档案安全成为档案工作不能触碰的红线；要坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，日常安全工作和应急灾备机制两手抓、两手都要硬；要坚持安全检查与制度建设相结合的工作方式，以安全检查带动制度建设，以制度落实确保检查效果；要坚持发挥科技创新的支撑作用，为档案安全工作提供技术保障。

二是强化档案实体安全。“十二五”期间，我省在国家中西部地区县级综合档案馆建设项目中有103个县级综合档案馆被列入规划，新建了一批功能设施较为完备的档案馆，档案安全基础条件有了很大改善，但因安全设施设备配置不齐全、安全监管人员有限等问题，安全隐患依然存在，须引起高度关注并及时改进。随着十三五期间我省县级综合档案馆续建和新建项目的全部实施，我们在档案馆新建、改建和扩建阶段应严格按照《档案馆库建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的要求，在档案馆的选址、防水、防火设施等方面，从安全第一的角度进行建设配置，如远离地震带和易燃易爆的场所，安装自动报警、自动灭火设施或配备灭火器材、防火门，装具采用阻燃烧材料。除了要在库房通道安装铁窗、铁门，还应对档案存放的地点安装监控设施，进行防盗报警，同时转变重建设轻管理、先建设后管理、顾眼前轻长远的观念，做到管理与建设同步，建筑安全与档案安全并重，确保档案馆投入使用之日，就是档案安全措施到位之时。

三是强化档案信息安全。要始终把档案信息安全放在与档案实体安全同等位置，进一步完善电子档案管理相关标准规范，加强对相关技术的应用与研究，开展软硬件系统安全信息管理工作，建立档案行业信息系统软硬件产品安全信息库，研究探索行业关键信息基础设施建设，定期检查各类储存载体的安全性。对电子档案而言，档案信息是否安全，主要是检验其信息载体磁盘或光盘等是否存在物理性损害，如有无划痕，是否清洁等，一旦发现问题马上采取修复抢救措施。另外，对环境要求差异大的信息载体还需考虑分别存放，如将磁带远离能产生磁场的电子设备或磁铁，或使用磁性屏蔽材料的装具进行保存。对具有高价值、高利用的档案信息采取异质备份的手段进行信息迁移，即将短寿命介质中的档案信息迁移至长寿命的档案介质中，如纸质载体或缩微胶卷，这两种介质在历史的长河中经受住了时间的考验。此外，针对现实中有大量具有永久或长期保存价值的档案信息被保存在寿命相对短暂的档案载体中，一旦超越这些载体寿命极限，档案信息就有全部消失危险，造成巨大的、无法挽回的损失，针对这一问题，我省从安全保存国家档案财富的角度出发建立了异地备份库，采取了异地、异质备份工作，措施到位有效，为进一步加强我省对电子档案的保护起到了积极作用。

作者单位：云南省档案局