核电工程合同档案管理刍议

林子祯/中核核电运行管理有限公司

核电工程合同档案是指核电工程在建设、调试、采购、生产技术服务和对外经营等工作过程中形成的具有重要保存价值的、能作为查考依据的合同材料，以及真实记录合同签订过程和准确反映合同执行情况的相关材料。本文以方家山工程合同档案管理为例，谈谈做好核电工程档案管理的一些思考。

1 档案管理现状

秦山核电厂扩建项目（方家山核电工程）是由中国核工业集团公司出资营建的，中核集团秦山核电有限公司作为项目公司，负责秦山核电厂扩建项目建设和运营；中国核电工程有限公司作为总承包商，承担核电工程的具体项目管理责任，并完成工程总承包工作。

方家山工程合同档案主要分为总包合同档案和自行管理合同档案，前者包括业主负责监督管理的、工程公司负责签订的有关方家山核电工程在建设、调试、采购、技术服务等过程中形成的合同及反映合同签订过程和合同执行情况的材料；后者指由业主或中核运行管理有限公司与承包商签订的有关方家山核电工程采购、技术服务等方面的合同，以及记录合同签订过程和合同执行情况的材料。

根据工程规定，总承包商负责对合同档案材料进行收集与整理，最后向业主移交。在工作中，业主文档部门往往被动地坐等总承包商移交档案，缺乏必要的工作指导与监管，合同档案整理不规范、总承包商档案移交缺乏规划性的情况时有发生，且业主文档部门难以掌控档案工作进度。笔者建议，业主文档部门应一改“被动坐收”的工作现状，主动参与到工作之中；主动与其他参建单位开展密切协作，共同做好档案工作。

2 改进工作的几点思考

2.1 制定并完善工作规章制度

必须制定并完善工作规章制度，确保合同档案工作有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。项目公司根据合同档案的自身特性，并结合核电工程的相关要求，制定《文档管理大纲》《文件收发控制程序》《合同文件整理及归档程序》等，并在工作实践中不断补充完善。如，《合同文件整理及归档程序》对总承包商开展合同档案整理及归档提出了明确要求，并规定由业主文档部门对总承包商移交合同档案的编码、格式、有效性等进行审核，若发现存在问题，通过E-DOC系统发起技术审查流程，提交业主合同部门进行审查，总承包商按照审查意见进行整改。

2.2 建立文档协调机制

构建工作协调机制是确保合同档案管理有序开展、依照计划进行的重要保证。在工作中，可由各参建单位（业主、总包、分包、监理）主管领导、项目负责人等组成的项目文档管理协调组，对合同档案管理整个过程进行组织协调与沟通，帮助解决工作中遇到的难题。具体来说，在遇到困难时，协调组可在工程月（季）度例会、工作研讨会、同行评估会等场合提出并进行共同讨论，使问题及时得到反馈并得以解决。

2.3 建立统一的编码体系

合同档案编码体系的作用在于，它体现了合同档案与系统和设备之间的关系，体现了合同档案相互之间的联系，并区分了不同类别合同档案的特点。业主文档部门根据《文件编码体系手册》和《设备采购文件编码方法》编制了一套编码体系，这套编码体系中的识别代码由阿拉伯数字和英文字母组成，共19个；编码共有7组，表示7个类别，如，土建、设计、采购、调试等。在工作中，业主文档部门要求总承包商严格按照编码体系编制合同档案。

2.4 加强对合同档案收集工作的监管

目前，业主文档部门往往不能及时掌握总承包商开展合同档案收集工作的信息，无法对合同档案收集工作实施有效监管。业主文档部门应加强对合同档案收集工作的监管，依据总承包合同和相应的管理制度规定，主动监督、检查与指导总承包商合同档案收集工作，要求总承包商按总承包合同规定的归档范围进行收集和整理，并根据工程进度制定合同档案移交计划，要求总承包商按计划提交合同档案。业主文档部门还应对照总承包商签订的合同清单，检查已归档的合同档案类别和数量是否能与合同清单一一对应。

2.5 严把合同档案质量关

业主文档部门要严格把控合同档案的质量，把控的总体要求是，合同档案具有完整性、准确性、系统性、原始性，档案载体与书写材料应满足档案长期保存的要求；具体要求是，档案编码是否符合编码体系要求；英文标题、目录是否翻译成中文，且是否是中文在前、英文在后；页码是否连续，有无缺页和页码重复现象；页面文字是否清晰可读；纸质文件和电子文件内容是否一一对应，等等。对于检查中发现的问题，业主文档部门要填写《文件检查意见单》并反馈给总承包商，由总承包商进行整改，整改完毕后重新提交。