文档一体化与数字档案室建设关系研究

刘 荣/中国人民解放军特种作战学院

1 引言

文档一体化是档案管理的一种重要思想，随着档案信息化建设的不断深入，文档一体化不但没有因为管理环境和信息技术的发展而过时，反而在当今的档案信息化管理中焕发出更为蓬勃的活力，特别是政府机关、企事业单位以及社会团体等以办公自动化和网络化为主导的办公环境中，更加强调和注重电子文件生成、流转和归档过程的文档一体化管理。与此同时，在实践中人们已认识到对归档电子文件的有效管理也不再是传统档案室能够长期承担的任务，因此专门针对数字文档管理的数字档案室建设的理论研究和实践探索取得了一些进展[1]。

在基层开展档案管理信息化建设过程中文档一体化与数字档案室建设是两个十分关键并且联系紧密的问题，文档一体化是数字档案室建设的重要前提与核心管理要求，数字档案室建设是文档一体化管理的重要表现形式和实现手段之一。然而，当下在探讨文档一体化或数字档案室建设时，多数学者从二者各自的管理特点和建设情况出发，很少将二者系统地联系起来作为两个对应的问题进行研究。因而，从比较研究的视角理顺和厘清文档一体化与数字档案室在管理和建设上的共性与差别，对于节约管理成本，认清建设重点，进一步提高数字文档一体化管理效率和效果，引导并规范数字档案室建设，具有一定的理论和现实意义。

2 文档一体化与数字档案室建设的共性分析

数字时代文档一体化管理采用计算机操作，数字档案室是执行文档一体化管理的重要途径，文档一体化是数字档案室建设的原则之一。开展文档一体化管理或是进行数字档案室建设，二者在管理理念、技术规范和管理目标上存在共性。

2.1 管理理念相同

文档一体化与数字档案室建设的管理理念都包含了对数字档案进行管理的管理思想和管理原则，反映出对于电子文件和数字档案管理的核心价值取向和管理导向。文档一体化与数字档案室建设的管理理念均涵盖了文件生命周期理论这一核心内容，结合了文件连续体理论和电子文件生命周期理论的要点，突出表现了前端控制和全程管理的管理思想和管理原则。

数字时代，做好文档一体化管理显得非常重要，它是对数字档案管理的一种有效手段。信息化条件下文档一体化管理的实质就是对电子文件进行全程管理，其中包括文件和档案生成一体化、管理一体化以及利用一体化在内的从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制[2]，有别于传统档案管理的阶段性管理方式，需要深入到档案管理的前端，从源头控制数字档案信息的生成、流转、发布、归档、移交、保管、利用。数字档案室是承接新型档案载体管理任务的重要机构，在建设档案信息资源管理模式时为了更好地维护数字档案的历史联系和本质属性，同样需要在其管理过程确定对数字档案的前端控制和全程管理思想，只有这样数字档案室才能保证电子文件从产生伊始到之后电子文件运行的每一阶段都能根据档案管理的要求进行控制和管理，从而保证电子文件在归档、移交时符合档案管理的要求，电子文件转化为电子档案后依然具有原始凭证性。

2.2 技术规范相一致

为了实现对电子文件和数字档案的全程控制和管理，更为高效、规范、安全地对数字档案进行长期保存，文档一体化与数字档案室建设均离不开数字档案管理的标准技术规范，并且二者在系统平台的技术应用上有很高的一致性和很大的重叠部分。

2.2.1 标准化技术要求相一致

文档一体化与数字档案室建设在技术框架的搭建过程中均需要依照国际和国家电子文件管理信息系统与档案管理系统的建设规范标准执行。目前在文档一体化与数字档案室建设的技术选择上需要共同参照执行的包括国际标准化组织（ISO）推出的开放档案信息系统（OAIS）参考模型，国家标准化委员会发布的《电子文件管理系统通用功能要求》《基于文件的电子信息的长期保存》《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》以及国家档案局发布的《基于XML的电子文件封装规范》《归档电子文件整理规则》《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》等规范标准中涉及的标准技术要求。文档一体化与数字档案室建设只有共同遵循和应用这些标准，才会更好地实现数字档案信息流转的交互性和可长期保存性，使档案信息不受异构信息存储平台的影响。

2.2.2 信息系统核心功能实现相一致

文档一体化管理系统与数字档案室在技术搭建上主要有两种可能，一是将二者构造成合二为一的管理平台，二是根据文件生命周期的阶段性特征对不同业务阶段的信息系统平台进行划分，最终通过相应信息流转接口互通互联。无论采用哪种形式，文档一体化与数字档案室在管理和控制文档过程中均需要对电子文件的不同流转阶段进行有效监控，尽管二者在业务流程、功能层和表现层的实现上有所差异，但是其中各类信息包（SIP、AIP、DIP）的规范流转以及对于元数据的规范管理和控制是文档一体化与数字档案室建设过程中任何信息管理系统都不能忽视的必选功能。并且，文档一体化与数字档案室无论以何种表现形式出现，都要基本实现基于OAIS的六项系统功能，分别是电子文件形成办理系统、基于XML的电子文件交换系统、电子文件集成管理系统、元数据管理系统、电子文件存储管理系统以及利用访问控制系统[3]。

2.3 管理目标相统一

2.3.1 实现对数字档案的有效管理

文档一体化管理的主要目的之一是规范文件与档案管理的一致性，提高机关办公效率，便于日后档案的管理和查看利用，对于数字档案而言还要能够保障其长期有效性，适应新型载体对文件管理的需要。数字档案室建设的主要目标与文档一体化这一管理宗旨基本吻合，同样要实现一定的数字档案管理效果，提高档案服务利用效率，重视数字档案管理的系统性，能够配合不同文件业务工作的开展，保障信息记录的有效留存。从管理文件流程的角度而言，数字档案室与文档一体化建设的直接目标都在于简化文档管理流程，均需要对传统的文件管理过程进行重组，适应新型载体形式和新技术变化下的文档管理需求，将繁复的文档管理步骤统一为更加科学并且易于操作的管理内容。

2.3.2 维护数字档案的真实可靠

文档一体化与数字档案室在保障档案价值层面上均需要维护文件与档案的原始性、真实性和可靠性，也就是确保档案的凭证价值和情报价值长期有效。文档一体化与数字档案室在前端控制管理过程中都着重强调对于元数据的记录和管理，体现了二者对于文档真实性维护的共同目的和终极要求。

2.3.3 完善数字档案的积累和利用

文档一体化和数字档案室在对数字档案的管理上都要经过对档案资源的完整积累过程，其中包括及时捕获信息和更新元数据，操作贯穿于文件的生成、流转、管理和利用等各个流转环节，都要确保信息管理前后的一致性与连贯性；与此同时，二者在管理过程中还要达到将不同信息类型、信息来源的文件有机整合在一起的目的，实现数字档案资源的有效积累和利用的目标。

3 文档一体化与数字档案室建设的差异分析

文档一体化与数字档案室建设在宏观管理原则导向上存在着共性，但是二者在具体管理实现上又存在一定的差异。

3.1 运转机制不同

文档一体化的实现是一种合作机制，需要业务部门、技术部门以及档案部门的共同参与。数字档案室仅是档案部门在数字档案管理过程中形成的一种新的管理模式和平台，其中虽然也要符合文档一体化的管理要求，并且参与文档一体化的前端控制与全程管理，但从文档一体化的整个管理过程来看，数字档案室仅仅是其中的重要环节，依托在文档一体化管理结构的框架之下，不是文档一体化实现的全部表现形式，不可能超越或是取代文档一体化管理。

文档一体化的真正应用需要几个阶段不同业务部门共同完成，在管理上注重统一领导性和不同阶段的衔接性，而数字档案室在电子文档管理的实现上具有相对的独立性。从具体管理业务活动来看，数字档案室管理档案需要进行前端控制，但是由于档案部门的职能范围有限，对于文件的前端控制权限仅限于指导电子文件的生成，在文件流转过程中对相关信息进行监控，或是在业务系统设计阶段承担一部分的需求分析任务，但不会对文书业务工作中电子文件的执行做具体的干预和操作。数字档案室只有在文件成为归档信息之后才开始对文件信息进行实际的控制和管理，它是文档一体化后阶段管理文档的主体。

3.2 建设重点不同

文档一体化建设重点在于数字文档管理过程的整体协调，数字档案室建设则突出数字档案管理的局部功能完整。文档一体化管理贯穿于电子文件的生成、流转、捕获、归档、存储、利用甚至移交等每一个步骤，管理重点不在于对每一阶段的管理任务进行参与，而是重视每一环节的规范实施和执行，保证各环节对文件操作的有效性。

数字档案室在建设过程中虽然增加了技术管理操作以及对文档进行前端控制的环节，但是数字档案室的建设重点没有变化。数字档案室在前端对电子文件的监控是为了加强对电子文件完整性的描述，保障归档后档案信息的规范、完整和有效共享，达到对归档文件有效管理的目的，无论其归档和管理形式如何，数字档案室功能的设定以及管理的核心是档案业务工作的完整执行，其中包括文件分类方案的设置、保管期限的实施、档案删除销毁、元数据的管理、用户访问、档案移交等具体档案业务工作，这与文档一体化的管理相比更为具体，更加突出档案管理特性。

3.3 效用评价标准不同

文档一体化在管理数字档案信息时注重各信息管理系统之间接口的标准和流转数据的规范实施，并不对具体的业务功能进行部署，也不强调具体的实现形式，而是注重从文件到档案整个过程转换的连续性和效率，其建设评估的着眼点在于从文件到档案前后管理的一致性以及注重文档管理、行政管理效率的提升。

数字档案室的建设与管理同样强调效用，但其建设评价的重点是突出档案管理阶段的效用，注重数字档案处理数量、效率，以及对信息共享程度和利用便捷性的评价。从数字档案室信息平台的功能实现上来看，其评价的重点在于能否全面、高效地对数字档案的管理功能及实现进行设计、规划和升级，有关电子文件的捕获、元数据管理等功能是否已达到完整和安全的目的，系统能否建立与其他业务系统的必然联系，在系统运行过程中有无实现档案业务功能的独立系统平台，或是具备处理脱机档案信息的专门系统。

4 结语

文档一体化与数字档案室建设是基层开展档案信息化工作中两项涉及各种业务、技术、管理等多方面因素的复杂活动，同时也是我国档案事业发展长远规划的重要内容。本文仅仅对文档一体化与数字档案室建设在共性和差异上进行了初步对比分析，在今后的研究中，希望有更多的学者关注、参与其中，结合理论和实践工作更为全面、深入地探讨文档一体化与数字档案室建设的关系，例如，数字档案室建设中怎样落实文件管理与档案管理的关系；文档一体化的平台建设与管理模式又怎样将数字档案室更好地融合进来；在宏观规划上如何协调二者发展，实现发展的可持续性、建设的合理性以及管理的效益性。

注释与参考文献：

[1]李忱,丁德胜.数字档案室，机关档案工作新起点[J].中国档案，2014,(01):39-41.

[2]毛世静.浅谈文档一体化管理的对策[J].办公室业务，2014,(08):63-64.

[3]李泽锋.基于OAIS的数字档案馆功能模型研究[J].档案学通讯，2010,(03):60-65.